Ein gutes System, das auf anstehende Aufgaben aufmerksam macht, entlastet Kopf und Schreibtisch.
Jeder kennt das: Eine Menge unerledigter Vorgänge, viele Terminarbeiten, auf dem Schreibtisch stapelt es sich und man weiß nicht, was zuerst erledigt werden soll. Zu all dem kommt die Angst, dass eine wichtige Arbeit in dieser Vielzahl von Unterlagen untergeht. Die Zauberworte heißen hier Wiedervorlage und Superbuch – beide helfen, Ordnung auf dem Schreibtisch zu schaffen und die Arbeit zielgerichtet zu erledigen.
Wieder vorlegen heißt wieder finden: Alle erledigten Vorgänge gehören selbstverständlich in die Ablage, sie haben auf dem Schreibtisch nichts zu suchen. Auf dem Schreibtisch bleiben also nur die Arbeiten, die anliegen. Aber auch diese sind zu ordnen: Welche Aufgaben sind wichtig, welche müssen heute, morgen oder nächste Woche bearbeitet werden, welche täglich, wöchentlich oder vielleicht nur einmal im Jahr? Wichtig ist, dass keine Aufgaben vergessen werden und man dadurch in Hektik, Stress und sogar in den Ruf der Unprofessionalität gerät. Sobald alle Aufgaben in einer Wiedervorlagemappe geordnet sind, rutscht keine Aufgabe mehr durch.
Da jeder Mensch anders strukturiert ist und somit unterschiedliche Systeme bevorzugt, stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
- Wiedervorlagemappe
- Hängeregistratur
- PC
Genau wie die Wiedervorlagemappe kann man auch die Hängemappen mit einem Register aufteilen: Einmal mit einem Register von 1 bis 31, also jeweils ein Fach bzw. eine Mappe pro Tag, zusätzlich ein Register von 1 bis 12, also ein Fach oder eine Mappe pro Monat. So haben Sie alle Unterlagen zu den einzelnen Terminen immer schnell zur Hand. Diese Unterteilung eignet sich am besten, wenn Sie viele Vorgänge zu bearbeiten haben oder Aufgaben bereits auf Monate hinaus planen müssen.
Sie haben wenige Vorgänge? Dann reicht eine Unterteilung in „Heute“, „Woche“, „Monat“. Im Heute-Fach liegen alle Vorgänge, die dringend – also heute – erledigt werden müssen. Das Wochenfach wird jeden Abend durchgesehen und alle Vorgänge, die am nächsten Tag anstehen, kommen in das Heute-Fach. So starten Sie jeden Morgen gut vorbereitet in den Tag und können Ihre Zeit besser einteilen.
Das Monatsfach sehen Sie jeweils am Freitag durch und ordnen Vorgänge, die in der nächsten Woche bearbeitet werden müssen, in das Wochenfach.
Auch der PC hilft bei der Planung: Mit einer Zeitplansoftware (z.B. Microsoft Outlook, Lotus Notes) ist das überhaupt kein Problem: Notieren Sie Ihre Aufgaben am PC. Geben Sie das Erledigungsdatum an und notieren Sie sich, an welchem Platz der Vorgang abgelegt ist. Am Fälligkeitstag erinnert der PC automatisch an die anstehenden Aktivitäten und gibt den Aufbewahrungsort an.
Unterstützung durch das Superbuch
Gehören auch Sie zu den kreativen Geistern, die alle Aufgaben und Notizen auf Post-its, kleinen Zetteln oder
bunt in einem Block vermerken? Dann kennen Sie auch das folgende Szenario: Die Zettel sind irgendwo im Nirwana
verschwunden und tauchen erst wieder auf, wenn der Chef schon zweimal nachgefragt hat. Was natürlich dazu führt,
dass Sie die gleiche Aufgabe ein zweites und ein drittes Mal auf Zetteln verewigt wird – die dann den
gleichen Weg gehen wie die bereits verschwundene Notiz. Oder man studiert jeden Tag ein Dutzend Mal die
Aufzeichnungen in einem Block, aber durch die Unordnung findet sich das Gesuchte nicht mehr. Dafür stoßen Sie
irgendwann auf eine Randbemerkung, die Ihnen den kalten Schweiß ausbrechen lässt, weil der Termin für die
Bearbeitung schon längst verstrichen ist und Sie genau wissen, dass das Ärger bedeutet.
Besonders schlimm ist es, wenn man sich einbildet, dass man sich alles merken kann. Im besten Fall fällt es einem sozusagen „5 vor 12“ wieder ein und man ist wieder einmal in der gewohnten, selbst verursachten Hektik, die sich dann in der Qualität der Arbeit widerspiegelt.
Machen Sie Schluss mit der Zettelwirtschaft und führen Sie ab sofort ein Superbuch. Es handelt sich dabei um ein gebundenes Notizbuch, vorzugsweise in DIN A4, das in jedem Schreibwarengeschäft erhältlich ist.
Und so führt man das Superbuch:
- Fangen Sie jeden Tag eine neue Seite an und vermerken rechts oben das aktuelle Datum.
- Schreiben Sie alle anstehenden Aufgaben („To do’s“) auf und kennzeichnen Sie sie mit einem kleinen Kästchen.
- Erledigte Aufgaben versehen Sie im Kästchen mit einem Haken und
- unerledigte Arbeiten übertragen Sie auf den nächsten Tag oder besser noch in ihr elektronisches System (z.B. Outlook Aufgaben).
- Erledigte Seiten werden oben rechts abgehakt.
So haben Sie alles auf einen Blick und können nichts mehr vergessen.
