In Deutschland orientiert sich die Bewirtschaftung von Immobilien noch zu wenig an deren Lebenszyklus. Auch rechtliche Fragen werden häufig ausgeblendet. Von Tanja Nein
Immobilien erfüllen viele Funktionen: Sie sind Wohnung und Arbeitsstätte, Freizeitraum oder Ort von Besorgungen, sie sind Kapital und Handelsgegenstand. In jeder ihrer Funktionen hat die Immobilie verschiedenste Bedeutungen für die Personen, die in Beziehung zu ihr stehen. So kann sie zur gleichen Zeit Kapitalanlage für den Eigentümer, Betriebsstätte für den Mieter und Arbeitsstätte für dessen Angestellte sein, ebenso der Ort zum Einkaufen oder zum Entspannen für den Kunden und Teil des öffentlichen Verkehrsraums für die Allgemeinheit. Im Lauf der Jahre werden sich Funktionen und Rollen auch ändern und erweitern und neue Anforderungen an die Immobilie gestellt werden.
Diese Vielschichtigkeit bedingt auch, dass die Bewirtschaftung von Immobilien, das Facility Management, sehr komplex ist. Die verschiedenen Anforderungen an die Immobilien müssen mit den rechtlichen Vorschriften in Einklang gebracht werden. Der Immobilienbestand muss also ganzheitlich betrachtet werden und dessen gesamten Lebenszyklus umfassen: Konzeption und Planung, Vermietung, Selbstnutzung, Verkauf, Erwerb, Anmietung, Betrieb und Nutzung, aber auch Umbau, Sanierung und Instandhaltung, gegebenenfalls auch die Verwaltung bei einem Leerstand.
Entscheidungen, die in den verschiedenen "Lebensphasen" der Immobilie getroffen werden, können sich direkt oder indirekt auf alle übrigen Phasen auswirken. Es ist daher notwendig, alle Phasen und alle möglichen Funktionen und Funktionswechsel einer Immobilie stets vor Augen zu haben. Zu klären sind dabei Rechtsfragen aus den unterschiedlichsten Gebieten, u.a. Bau- und Architektenrecht, Mietrecht, Haftungs- und Organisationsrecht etc. Für die Verantwortlichen besonders bedeutsam sind die Themen Haftung, rechtssichere Delegation von Pflichten, Vertragsmanagement und Dokumentation.
Es gilt, alle Gestaltungsmöglichkeiten frühzeitig zu nutzen. Denn eine vorausschauende Planung berücksichtigt schon die späteren Betriebskosten und mögliche Veränderungen in der Nutzung. Eine Verzahnung und klare Abgrenzung von Rechten und Pflichten aller Beteiligten in allen Phasen hilft, Risiken zu verteilen und zu vermeiden. Flexibilität bei der Vertragsgestaltung ermöglicht es, auf Veränderungen während der "Lebenszeit" der Immobilien angemessen zu reagieren.
Die Facility Management-Branche hat erkannt, dass für die komplexen Aspekte der Immobilienbewirtschaftung die rechtlichen Rahmenbedingungen genau beachtet werden müssen. Um in der Branche ein einheitliches Rechtsverständnis zu fördern, hat die German Facility Management Association e.V. (GEFMA) im Dezember 2007 einen Arbeitskreis "Facility Management Recht" gegründet (siehe unten stehenden Artikel). Obwohl Immobilien den größten Vermögensgegenstand eines Unternehmens darstellen und gleichzeitig enormes Kapital erfordern und binden, orientiert sich nach Beobachtung der GEFMA in Deutschland die Bewirtschaftung zu wenig am Lebenszyklus der Immobilie, anders als in den USA oder Großbritannien. Das Potenzial eines strategischen, von Spezialisten aus Technik, Wirtschaft und Recht begleiteten Facility Managements sollte nicht ungenutzt bleiben.
