Wie sieht es steuerlich aus, wenn Firmenwagen auch privat genutzt werden? Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofes sorgt für mehr Klarheit. Von Esther Wellhöfer
Wird ein Firmenwagen auch für Privatfahrten verwendet, hat man als Nicht-Arbeitnehmer die Wahl: Entweder man lässt den Dienstwagen bei der Einkommensteuer pauschal über die sogenannte Ein-Prozent-Regel veranschlagen. Oder man führt ein Fahrtenbuch und weist so beim Finanzamt mit weiteren Einzelbelegen die tatsächliche private Nutzung nach. Das gilt auch für Nicht-Arbeitnehmer, wenn der Dienstwagen zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Fahrten genutzt wird. Die Lösung mit dem Fahrtenbuch dürfte infolge einer aktuellen Entscheidung des Bundesfinanzhofs für Unternehmer mit Fuhrpark an Attraktivität zunehmen.
Das Urteil des Bundesfinanzhofs bezieht sich auf die Anwendung der Ein-Prozent-Methode, wenn von einer Person mehrere Fahrzeuge für Privatfahrten genutzt werden, die zum Betriebsvermögen gehören. So handhabte es auch ein Unternehmensberater, der aus seinem Fuhrpark mehrere Fahrzeuge für Privatfahrten nutzte. Daraufhin wendete das Finanzamt mehrfach auf alle zu seinem Betriebsvermögen zählenden Fahrzeuge, die er auch privat nutzte, die Ein-Prozent-Regel an (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 Einkommensteuergesetz EStG). Sie veranschlagten also für die private Nutzung pauschal ein Prozent des inländischen Brutto-Listenpreises des Kfz, und zwar jeweils für jedes Fahrzeug einzeln, das privat genutzt wurde, zuzüglich 0,03 Prozent für jeden Kilometer Strecke von der Wohnung zum Arbeitsplatz. Das Pikante an der Angelegenheit war: Die Finanzbeamten handelten dabei entgegen einer Verwaltungsanweisung.
Auf den Geldbeutel des Unternehmers hatte das erhebliche Auswirkungen: Deshalb erhob er gegen den Steuerbescheid Einspruch und zog bis vor den Bundesfinanzhof. Allerdings ohne Erfolg. Denn die Münchener Richter betrachteten die mehrfache Anwendung der Ein-Prozent-Methode als zulässig. In Hinblick auf die Rechtmäßigkeit hatten sie keine Bedenken. Schließlich könne der Steuerpflichtige durch Führen eines Fahrtenbuchs die mehrfache Anwendung der Ein-Prozent-Methode auf die Fuhrparkfahrzeuge vermeiden (Urteil vom 9. März 2010, Aktenzeichen VIII R 24/08).
Wegen des Urteils wird sich der Unternehmer in Zukunft wohl eher für ein Fahrtenbuch entscheiden (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG). Es zu führen, ist zwar oft umständlich, allerdings kann es sich im Vergleich zur Ein-Prozent-Pauschale durchaus rechnen. Welche Variante die profitabelste ist, hängt vom Fahrzeugwert und auch vom Umfang seiner privaten Benutzung ab. Handelt es sich um ein besonders teures Fahrzeug und wird es eher selten privat genutzt, ist das Fahrtenbuch oftmals die glücklichere Wahl. Denn in diesen Fällen schlägt die Ein-Prozent-Regelung enorm zu Buche. Sie rechnet sich wiederum, wenn das Fahrzeug häufig für Privatfahrten genutzt wird.
Da man meist nur schwer vorhersehen kann, wie oft man das Fahrzeug im Laufe eines Jahres für private Fahrten tatsächlich nutzt, hat man die Möglichkeit, auch nach Einreichung der Steuererklärung die Veranlagung der privaten Fahrzeugnutzung zu ändern. Das geht jedenfalls, solange der Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig geworden ist (Finanzgericht Rheinland-Pfalz, Urteil vom 30. Mai 2008, Aktenzeichen 5 K 2268/06). Wichtig: Allerdings kann den Einzelnachweis nur beantragen, wer tatsächlich über den gesamten Veranlagungszeitraum ein lückenloses Fahrtenbuch für das Fahrzeug geführt hat. Entsprechendes gilt für Fuhrparks, bei denen für jedes Firmenfahrzeug dann ein Fahrtenbuch geführt werden muss.
Ein gewisses Maß an Akribie wird einem für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch abverlangt, jedenfalls wenn man zu Buch und Stift greift. Denn hier muss jeder einzelne beruflich gefahrene Kilometer minutiös und zeitnah notiert werden. Eine Zettelwirtschaft ist nicht zulässig (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 9. November 2005, Aktenzeichen VI R 27/05), da ein Fahrtenbuch nur in geschlossener Form vom Finanzamt akzeptiert wird.
Anzugeben sind mindestens: Datum, Kilometerstand, Beginn und Ende der beruflichen oder betrieblichen Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und Geschäftspartner, den man aufgesucht hat. Entspricht ein Fahrtenbuch nicht den formellen Anforderungen, wird das Finanzamt es nicht anerkennen und stattdessen die Ein-Prozent-Regel für die Privatnutzung veranlagen. Mittlerweile zeigt sich der Bundesfinanzhof immerhin bei kleineren Mängeln etwas kulanter. Sie führen nach seiner Meinung nicht mehr zur Ungültigkeit des gesamten Fahrtenbuchs, wenn die übrigen Angaben ansonsten plausibel sind (Urteil vom 10. April 2010, Aktenzeichen VI R 38/06).
Was kann ein elektronisches Fahrtenbuch?
Um den manuellen Aufwand zu minimieren, hat inzwischen auch bei den Fahrtenbüchern die elektronische Datenerfassung Einzug gehalten. Viele Dienstwagennutzer greifen mittlerweile auf sogenannte elektronische Fahrtenbücher zurück, die als Mobil- oder Einbaugeräte angeboten werden. Jedoch könnten auch hier Probleme auftauchen und das Finanzamt die Aufzeichnungen nicht als ausreichenden Beleg anerkennen. Ein elektronisches Fahrtenbuch wird nur akzeptiert, wenn die Angaben nach der Aufzeichnung nicht mehr geändert werden können.
Die Daten werden direkt im Gerät gespeichert und können dann über einen Computer ausgelesen werden. Mithilfe spezieller Internet-Dienste ist es darüber hinaus möglich, die Fahrtenbuchdaten extern über das Internet zu erfassen. So sollen Manipulationsmöglichkeiten eingeschränkt und eine stichhaltigere Beweisführung beim Finanzamt erzielt werden. Aber Vorsicht: Bei der letzten Variante können datenschutzrechtliche Probleme hinzukommen. Denn bei der Aufzeichnung über das Internet erstellt man Bewegungsprofile und erfasst auch die Daten von Geschäftspartnern.
