Was gilt als korrekt?

Bei der Korrespondenz per E-Mail herrscht auch im Geschäftsleben der Wildwuchs: Alles was geht, scheint auch erlaubt. Auch wenn durch die sogenannte „Netiquette“ versucht wird, etwas mehr Ordnung in die digitale Post zu bringen: Von den klaren Regeln, die es für Briefe auf Papier gibt, ist man im Web noch meilenweit entfernt. Denn die „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ wurden vom Deutschen Institut für Normung (DIN) in der DIN 5008 niedergelegt.

„Normung und Standardisierung in Deutschland dienen Wirtschaft und Gesellschaft zur Stärkung, Gestaltung und Erschließung regionaler und globaler Märkte“: So steht es in den Grundsätzen des Instituts. Daher hat es auch auf über 70 Seiten festgelegt, wie Schriftstücke gemäß der letzten Aktualisierung nach E DIN 5008:2009-11 gestaltet werden sollten. Ziel ist es, einheitlich, übersichtlich und leserfreundlich zu gestalten. „Hier besteht ein großer Bedarf“, unterstreicht DIN-Sprecher Peter Anthony. Er weist darauf hin, dass jede Sekretärin in ihrer Ausbildung als festen Lehrbestandteil die DIN 5008 sowie die Geschäftsbrief-DIN 676 mit zwei Mustervorschlägen kennenlernt. Es sei eine der wichtigsten Normen überhaupt. Auf der DIN-Homepage ist es eine der am häufigsten abgerufenen Informationen.

Klar sind etwa Position und Gestaltung des Adressfeldes geregelt. Auf maximal zehn Zentimetern Breite werden acht Zeilen ohne Leerzeile untergebracht. Wobei die ersten drei Zeilen für Zusätze und Vermerke wie „Büchersendung“ oder „Wenn unzustellbar…“ reserviert sind. Dann folgen Firmenbezeichnungen oder Anrede, Abteilungsangabe, Empfängername, Straße, Firmenanschrift ohne die früher übliche Länderkennung vor der Postleitzahl wie z.B. „D“. Auch die früher übliche Leerzeile zwischen Straße und Ort ist überholt.

Diese Gestaltungsvorgaben sorgen für Effizienz, denn automationsfähige Briefsendungen werden von der Post schneller bzw. fehlerfreier transportiert. Deshalb empfiehlt die Post nicht nur bestimmte Schriftgrößen und Abstände, sondern auch den Verzicht etwa auf Kursiv- und andere Zierschriften sowie auf Negativ- oder schattierte Schriften.

Die DIN 676 regelt zudem das Grundlayout eines Geschäftsbriefes, also welche Bereiche auf einem Brief millimetergenau für welche Informationen zu nutzen sind. Das größte Problem erscheint die Vereinheitlichung der Schreibweise des Datums zu sein. Eigentlich gibt die Internationale Norm ISO 8601 bereits seit 1988 die sogenannte fallende, nummerische Schreibweise vor. Aber statt 2010-10-14 dominiert im deutschen Sprachraum die herkömmliche alphanummerische Version, also etwa 14. Oktober 2010. DIN-Sprecher Anthony verweist auf eine FAQ-Liste zur DIN 5008, darin heißt es: „Die dort festgelegte fallende Schreibung wurde unter anderem wegen der leichten Sortierbarkeit gewählt. Die Einführung der Internationalen Norm verlangte von allen Ländern eine Umstellung. Diese Anstrengung erscheint jedoch gemessen an den vielen Vorteilen einer weltweit einheitlichen Schreibung gering.“

DIN-Norm in der Praxis

In der Praxis gibt es von Unternehmen aus Mittelfranken unterschiedliche Reaktionen. Die Sparkasse Nürnberg etwa richtet sich klar nach den Vorgaben der DIN-Norm. Andere lehnen sich lediglich an den Normen an oder gehen mehr oder minder deutlich auf Distanz. So setzt die Erlanger Direktmarketing-Gruppe defacto auf eine hauseigene Corporate Identity (CI) im Briefverkehr. Bei Mailings resultiert die Gestaltung aus den „Grundlagen des Direktmarketings“. Ähnlich verhält es sich bei der Nürnberger intertel dialog-service. „Mailings, die wir im Namen unserer Kunden konzipieren und versenden, werden hauptsächlich auf Grundlage der Corporate Identity des Kunden erstellt. Die DIN 5008 wird von uns nicht in die Konzeption der Mailings und Kundenbriefe einbezogen, vielmehr geht es um die Einhaltung der Kundenstandards“, teilte das Unternehmen mit. Der interne Styleguide von Rödl & Partner in Nürnberg hat zwar die Normen „zu 99 Prozent“ berücksichtigt, aber gleichermaßen hauseigene Regeln definiert. Die NürnbergMesse hält sich an „postalische und rechtliche Notwendigkeiten“, das Brieflayout folgt aber dem Corporate Design. Bei Werbebriefen an potenzielle Aussteller und Besucher stehen eher die Grundsätze und Erkenntnisse des Dialogmarketings im Mittelpunkt.

Die Nürnberger Datev eG setzt auf einheitliche Korrespondenz gemäß des Corporate Designs und lehnt sich dabei an die DIN 5008 an. Die entsprechenden internen Standards und die Muster der gebräuchlichsten Schriftstücke werden nach Firmenangaben laufend angepasst und sind für das ganze Haus verbindlich. Um die Umsetzung im Arbeitsalltag zu erleichtern, wurden u.a. für MS-Word Dokumentvorlagen und für E-Mails Tools zum Signieren entwickelt. Der Fürther Versicherer Ergo Direkt (vormals KarstadtQuelle Versicherungen) hält sowohl im Bereich Mailings als auch bei Briefen die DIN 5008 weitgehend ein, so Kommunikationschef Frank Roth. Abweichungen ergäben sich aufgrund postalischer bzw. produktionstechnischer Besonderheiten bei den Mailings sowie aufgrund der CD-Vorgaben. Für die rund 53 Mio. Mailings pro Jahr greife Ergo Direkt in vielen Bereichen aus Kostengründen auf Standardvorgaben und auf standardisiertes Material etwa bei den Briefumschlägen zurück.

„Sicher ist es gut, die DIN 5008 zu kennen“, räumt Johannes Dreikorn, Leiter institutionelle Kommunikation bei der Erlanger doctima, ein. Wer professionelle Korrespondenz an Kunden und Partner schicke, sollte wissen, was da drin steht. Allerdings rät er in seinen Seminaren dazu, der Norm nicht blind zu folgen. Wenn eine Regel bei den Briefempfängern Verwirrung stiften könne – etwa bei der amerikanischen Datumsschreibweise – würde er abraten. Außerdem müsse sich der Briefverfasser immer fragen, ob er die Vorgaben einhalten möchte oder einen erfolgreichen und individuellen Brief schreiben wolle. Dreikorn sieht bei der DIN 5008 „höchstens ein paar Anhaltspunkte“ für eine gute Briefkorrespondenz.

Gleichwohl darf nicht übersehen werden, dass die DIN-Empfehlungen in den Fällen, in denen keine hausinterne Regelung vorliegt, eine gute Orientierung für den postalischen Verkehr geben. Insbesondere etwa in Urlaubs- oder Krankheitsfällen, wenn eine Vertretung nicht mit dem einheitlichen Erscheinungsbild einer Firmenkorrespondenz vertraut ist.

Die DIN 5008 regelt auch den Briefschluss mit Grußformel, Firmennamen und Name des Unterzeichners sowie die mögliche Anzahl der Leerzeilen. Verschiedene Fachportale, wie www.vnr.de oder www.sekretariat-inside.de raten ergänzend dazu, beispielsweise immer Vor- und Nachnamen auszuschreiben, damit der Empfänger weiß, ob ihm ein Mann oder eine Frau schreibt.

Juristisch ist aber noch zu beachten, dass mit einer Unterschrift der Brief zu einem rechtsverbindlichen Dokument wird. Die DIN klärt hier nur formal, wo Zusätze wie i.A. (im Auftrag), i.V. (in Vertretung/in Vollmacht) oder ppa. stehen sollen. Daher sollten firmenintern vorab Form und Unterschriftsberechtigung geklärt sein, um bei rechtsverbindlichen Schreiben auf der sicheren Seite zu sein. Das kann schon bei einer einfachen Flug- oder Hotelbuchung der Fall sein.