Nicht nur Dienstwagen können geleast werden, sondern auch die komplette Büroeinrichtung vom Schreibtischstuhl bis zur Zimmerpflanze. Was muss beachtet werden? Von Sandra Voigt
Mit einer durchdachten und modernen Büroeinrichtung sorgen Unternehmen nicht für nur ein angenehmes Ambiente für ihre Angestellten, sondern auch für einen guten Eindruck auf Geschäftspartner. Wenn Büros neu eingerichtet werden sollen oder einzelne Büromöbel ausgetauscht werden müssen, stellt sich die Frage: Kaufen oder Leasen?
Wer ein Unternehmen führt, benötigt mehr als nur einen Schreibtisch, einen Computer und ein Telefon. Zu der erforderlichen Büroeinrichtung gehören etwa auch noch Regale, Kommoden, Bürostühle, Besprechungstische und Rollcontainer sowie elektrische Geräte wie Fax, Drucker und Scanner. Auch das Büromaterial –beispielsweise Druckerpapier oder Schreibmaterial – gehört zur Einrichtung sowie die „Accessoires“ (z.B. Bilder) und nicht zu vergessen: Pflanzen. Wer all diese Gegenstände kaufen muss, ist schnell ein kleines Vermögen los und das vorhandene Budget wird möglicherweise gesprengt. Man sollte sich also vorher genau überlegen, was man wirklich braucht und Preise verschiedener Hersteller vergleichen. Zudem muss sich der Arbeitgeber bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes an diverse Vorschriften halten, die u.a. in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) oder der Bildschirmarbeitsverordnung (BildschArbV) geregelt sind. Bevor der Arbeitgeber sich also die Büroeinrichtung besorgt, sollte er sich darüber informieren, ob sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Hat man dann die Büroeinrichtung individuell zusammengestellt, muss noch das Problem der Finanzierung gelöst werden. Die meisten Unternehmen kaufen die nötigen Gegenstände; schließlich ist vielen nicht bekannt, dass man mittlerweile nicht nur Dienstwagen, sondern auch den Großteil der Büroeinrichtung leasen kann. Im Rahmen des Leasing-Vertrags verpflichtet sich der Leasing-Geber dazu, dem Leasing-Nehmer den betreffenden Gegenstand für eine bestimmte Zeit zur Nutzung zu überlassen. Dafür muss dieser den sogenannten Leasing-Zins, also ein Entgelt für die Nutzung, zahlen. Außerdem trägt er u.a. das Objektrisiko, z.B. Reparaturkosten sowie die Kosten der Instandhaltung. Die meisten Leasing-Verträge beinhalten auch eine Kaufoption, d.h. der Leasing-Nehmer kann den betreffenden Gegenstand nach Ablauf der Vertragszeit erwerben. Es ist aber auch möglich, einen Anschlussvertrag abzuschließen oder die Einrichtungsgegenstände zurückzugeben und einen neuen und moderneren Gegenstand zu leasen.
Vor- und Nachteile des Leasings
Das Leasing hat gegenüber dem Kauf einige Vorteile: Ein wichtiger Punkt ist, dass das Leasing bilanzneutral ist. Da man hat die Büroeinrichtung nicht gekauft hat, ist man nicht Eigentümer geworden und muss sie daher auch nicht in der Bilanz aktivieren. Lediglich die Leasing-Raten sind steuerlich anzugeben. Diese stellen aber Betriebsausgaben dar und können zu 100 Prozent von der Steuer abgesetzt werden. Außerdem sind beim Leasing die langen Abschreibungsfristen von bis zu 13 Jahren nicht zu beachten. Des Weiteren tritt beim Leasing lediglich ein geringer Liquiditätsabfluss ein, da man nur die regelmäßig fällig werdenden Raten zahlen muss; das Eigenkapital wird verschont und der Kreditrahmen bleibt grundsätzlich gleich. Da die Leasing-Raten bei Vertragsabschluss fest vereinbart werden, kann der Leasing-Nehmer auch besser kalkulieren. Ist der Vertrag abgelaufen, kann das Unternehmen bei gleichbleibendem Budget überdies wieder eine modernere Einrichtung leasen und die alte „loswerden“. Beim Leasing von Pflanzen kann man sogar vereinbaren, dass allein der Leasing-Geber die Pflanzen versorgt und auch austauscht, wenn sie eingehen sollten. Man muss sich also um nichts kümmern und hat dennoch einen „grünen Arbeitsplatz“.
Das Leasing hat aber auch einige Nachteile. So ist etwa der Leasing-Vertrag grundsätzlich nicht kündbar. Man muss also die Leasing-Raten auch dann zahlen, wenn man den Gegenstand nicht oder nicht mehr benutzt. Eine außerordentliche Kündigung des Leasing-Nehmers wäre z.B. nur möglich, wenn der Leasing-Geber ihm das Objekt nicht übergibt. Umgekehrt kann der Leasing-Geber kündigen, wenn der Leasing-Nehmer mit der Zahlung der Raten in Verzug gerät. Im schlimmsten Fall steht das Unternehmen dann ohne Büroeinrichtung da. Es gilt also, die Vor- und Nachteile gut abzuwägen, die für Kauf bzw. Leasing von Büromöbeln und anderen Einrichtungsgegenständen sprechen.
