Moderne Software-Tools gestalten das Personalmanagement und den Bewerbungsprozess effizienter. Von Fred Klukas
Ein professionelles Personalmanagement kann zwar Entwicklungen wie den drohenden Fachkräftemangel nicht umkehren, jedoch Unternehmen den Weg zu den Top-Kandidaten ebnen. Die Personalverantwortlichen müssen erkennen, dass sich der Arbeitsmarkt erheblich verändert hat: Aus einem Anbieter- ist ein Nachfragemarkt geworden, auf dem sich Unternehmen attraktiv präsentieren müssen, um die bestmöglichen Mitarbeiter zu gewinnen.
Modernes Personalmanagement muss heute dort ansetzen, wo sich der Nachwuchs orientiert: In Stellenportalen wie Stepstone sowie in sozialen Netzwerken wie Xing und Facebook. Für die Personalabteilung bedeutet dies, Social-Media-Plattformen gleichzeitig mit der eigenen Website zu bespielen – und diese darüber hinaus an die internen Abläufe in der Personalabteilung zu koppeln. Mit Software-Lösungen wie einer digitalen Personalakte lassen sich alle zielgruppenspezifischen Kanäle – von der Website über Social Media bis hin zur Aktenablage – abdecken: Das Unternehmen speist die Ausschreibungen in die entsprechenden Anzeigenportale ein. Alle relevanten Daten und Dokumente aus den digitalen Bewerbungen werden dann in Bewerbermappen zusammengefasst. Bei der anschließenden automatischen Auswertung dient ein Punktesystem als zusätzliche Entscheidungshilfe, die die Auswahl der Bewerber erleichtert.
Die digitale Bewerberakte legt damit schon vor der Einstellung einen Grundstein für eine gute Qualität der späteren Personalakte und somit für die langfristige Bindung eines Mitarbeiters an das Unternehmen. Denn nur, wer bereits im Bewerbungsverfahren ein gutes Gefühl hat und sich umworben und fair behandelt fühlt, wird bei seinem Arbeitgeber bleiben.
Personalmanagement im Dialog
Gestaltete sich bisher das klassische Bewerbungsverfahren über Stellenausschreibungen eher eindimensional (Bewerber reicht die Unterlagen ein und wartet auf Antwort), bestimmt heute der Dialog den Vorgang. Zwar bleibt die Ausschreibung auf der Website die Regel, doch spielen darüber hinaus Komponenten wie die interaktive Vernetzung über Social Media eine entscheidende Rolle. Die Bewerberakte unterstützt den Dialog zwischen Bewerber und Unternehmen und ermöglicht gleichzeitig eine exakte Planung des Personalbedarfs und eine effiziente Bewertung der Qualifikationen im Auswahlverfahren. Darüber hinaus garantiert sie auch, dass rechtliche Anforderungen eingehalten werden (z.B. Vorgaben zum Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz wie objektive Bewertungsverfahren, Bewerbungen ohne Bild und ohne Angaben zu Geschlecht, Nationalität, Alter und Religion).
Die Personalsuche betrifft allerdings nicht ausschließlich Personalabteilungen, sondern fordert auch das Gesamtunternehmen. Zum Beispiel bei der Frage, wie das Unternehmen Absolventen auf sich aufmerksam machen kann. Der Vorteil von digitalen Personalakten besteht darin, dass die Anforderungen des Unternehmens für eine bestimmte Stelle automatisiert mit dem Profil des potenziellen Bewerbers abgeglichen werden können.
Dadurch entsteht für jede ausgeschriebene Stelle ein individuelles Ranking für den aktuellen und zukünftigen Bedarf. An dieser digitalen Schnittstelle von Arbeitgeber zu Absolvent beginnt der gesamte elektronische Personalzyklus und die Bewerberakte wird zur digitalen Personalakte, die im Idealfall viele Jahre aktiver Begleiter des Arbeitsverhältnisses bleibt.
