Nicht nur große Unternehmen unterhalten einen eigenen Fuhrpark. Auch in kleinen Betrieben hat mancher Chef oder Arbeitnehmer einen Dienstwagen. Steuerrechtlich bieten sich hierfür einige Gestaltungsmöglichkeiten. Von Armin Dieter Schmidt
Ist ein Unternehmen oder ein Unternehmer in Besitz eines oder mehrerer Fahrzeuge, ist zunächst zu klären, inwieweit es sich um ein unternehmerisch genutztes Fahrzeug handelt. Zu mehr als 50 Prozent geschäftlich genutzte Automobile sind Teil des Betriebsvermögens. Bei einem betrieblichen Anteil unter zehn Prozent gilt die Nutzung als privat. Werden Pkws zwischen zehn und 50 Prozent dienstlich genutzt, besteht eine Wahlmöglichkeit: Das Auto kann entweder Privatvermögen des Unternehmers oder sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen sein.
Ist das Auto nun Teil des Betriebsvermögens, kann der Fahrzeugwert steuerlich über die gewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die beträgt in der Regel fünf bis acht Jahre. Unabhängig vom zeitlichen Rahmen kann eine hohe Fahrleistung und damit eine höhere Abnutzung nachgewiesen werden, die gegebenenfalls zu einer kürzeren Nutzungsdauer und damit einer höheren Abschreibung führen kann.
Welche Kosten sind Betriebsausgaben
Die laufenden Kosten wie Benzin und Wartung sowie Kfz-Steuer und Versicherung sind Betriebsausgaben. Dazu zählen auch die Schäden nach einem Verkehrsunfall, wobei das für etwaige Privatfahrten noch immer umstritten ist. In jedem Fall empfiehlt sich hier eine Kaskoversicherung. Bußgelder oder Verwarnungen dagegen haben einen persönlichen Erziehungs- und Strafcharakter und können grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Wird das Fahrzeug nach einiger Zeit wieder verkauft, ist der Verkaufserlös eine Betriebseinnahme, welcher ein noch vorhandener Rechtbuchwert gegenüber steht. Eine etwaige Differenz muss versteuert werden. Beim Leasing von Fahrzeugen kommt es auf die konkrete Ausgestaltung des Vertrages an. Bleibt danach das Leasingunternehmen als Leasinggeber auch wirtschaftlich noch Eigentümer, ist das Fahrzeug dort zu bilanzieren. Der Unternehmer, dem das Auto zur Verfügung gestellt wird, kann dagegen die tatsächlichen Leasingzahlungen als Betriebsausgaben absetzen.
Für die vom Unternehmen gekauften Fahrzeuge kann der Unternehmer die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt als Vorsteuer zurückholen. Wird das Fahrzeug dann aber irgendwann wieder verkauft, muss wiederum Umsatzsteuer gezahlt werden. Außerdem ist auch eine Privatnutzung entsprechend ihrem Anteil umsatzsteuerpflichtig.
Zusätzliche private Nutzung
Wird ein Fahrzeug aus dem Betriebsvermögen vom Unternehmer selbst auch privat gefahren, stellt das eine Entnahme dar. Darf dagegen ein Arbeitnehmer seinen Dienstwagen auch für Privatfahrten nutzen, so ist das als Lohnbestandteil zu versteuern. Welchen finanziellen Wert dieser Bestandteil hat, kann beispielsweise durch die sogenannte Ein-Prozent-Regelung ermittelt werden: Dabei wird pro Monat ein Prozent des inländischen Brutto-Listenpreises des Neuwagens angesetzt.
Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Dabei sind Datum und Fahrziel ebenso anzugeben, wie der anfängliche und abschließende Gesamtkilometerstand sowie der Anlass jeder Fahrt. Moderne Navigationsgeräte bieten teilweise die Möglichkeit, vor jeder Fahrt anzugeben, ob diese beruflich oder privat erfolgt. Die Daten können später ausgelesen und dem Finanzamt mitgeteilt werden. Solche sogenannten elektronischen Fahrtenbücher werden von den Behörden anerkannt, wenn sich daraus die gleichen Erkenntnisse ergeben wie aus einem schriftlichen Fahrtenbuch. Dafür muss sichergestellt sein, dass eine spätere Veränderung und Manipulation der Daten technisch ausgeschlossen oder zumindest erkennbar ist.
