Die elektronische Rechnungsstellung macht die Abläufe effizienter. Es gelten aber hohe Anforderungen an Archivierung und Datensicherung.
Durchgängige elektronische Prozesse – von der eingehenden digitalen Rechnung bis zur elektronischen Archivierung – sind in Deutschland überwiegend bei Konzernen zu finden. Bei kleinen und mittleren Unternehmen gewinnt das Thema aber etwas an Fahrt, so Thomas Biermann von der Nürnberger Datev eG bei der IHK-Informationsveranstaltung „Das papierlose Büro“.
Als Vorreiter bei der elektronischen Rechnungsstellung gelten in Europa die skandinavischen Länder – sowohl bei Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) und von Unternehmen an Verbraucher (B2C) als auch bei Rechnungen von öffentlichen Stellen an Unternehmen (G2B) und umgekehrt (B2G). In Dänemark ist die elektronische Rechnung seit dem Jahr 2005 Pflicht, in Österreich akzeptiert der öffentliche Sektor seit 2014 nur noch digitale Rechnungen. Ein Straßenbauer oder Hochbauunternehmen aus Deutschland muss sich diesen Anforderungen stellen, um bei einer öffentlichen Auftragsvergabe zum Zuge zu kommen. In der Schweiz ist die E-Rechnung seit diesem Jahr Pflicht.
In Deutschland sehen sich zunehmend kleine und mittlere Zulieferbetriebe etwa in der Automobilindustrie mit der Aufforderung nach elektronischen Rechnungen konfrontiert. Biermann kennt Einzelfälle, in denen ein Automobilkonzern mit dem Wechsel des Lieferanten gedroht hat, falls die Umstellung auf digitale Rechnungen unterbleibt.
Der Experte verweist aber darauf, dass die Digitalisierung ein Wettbewerbsfaktor sei, um postalische Transportwege und damit Zeit und Kosten zu sparen. Oft werden Rechnungen, die elektronisch übermittelt werden, auch schneller vom Kunden bezahlt (im Durchschnitt innerhalb von 33 Tagen; bei Papierrechnungen auf dem Postweg: 36 Tage), sodass sich die Liquidität des Betriebs verbessert. Bei offenen Rechnungen von 100 000 Euro, die über einen Kontokorrentkredit vorfinanziert sind, lasse sich der Zinsaufwand um 1 000 Euro pro Jahr reduzieren. Außerdem spare die elektronische Rechnung Kosten für Papier, Druck und Porto.
Eine E-Rechnung wird gemäß §14 Umsatzsteuergesetz als eine Rechnung definiert, die „in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird“. Das schließt den Übertragungsweg per E-Mail als Word- oder PDF-Dokument genauso ein wie die Übermittlung per De-Mail, E-Postbrief, Computer-Fax, Web-Download oder das Datenaustauschformat EDI. Die bis 2011 gültige frühere Regelung, die etwa eine qualifizierte, elektronische Signatur oder EDI zur Pflicht machte, wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 praxisnäher ausgestaltet. Seitdem können statt elektronischer Signatur oder EDI auch ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad“ angewendet werden.
Damit ist gemeint, dass Sicherheit über die Identität des Ausstellers einer E-Rechnung bestehen muss. Als Kriterien nennt Biermann z. B. nachvollziehbare Bestellung, korrekte Leistungserbringung und korrekten Zahlungsanspruch. Als Prüfpfade eignen sich u. a. Verträge und Bestelldokumente oder Lieferscheine. Eine elektronische Rechnungsstellung bedarf keiner bestimmten Form der Zustimmung, das „Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung“ reichen aus. Inhaltlich muss eine E-Rechnung die formalen Anforderungen einer Papierrechnung erfüllen. Dazu zählen vollständige Namen und Anschriften von Absender und Empfänger, Steuernummer des Rechnungsstellers, Datum, Rechnungsnummer, Zeitpunkt und Umfang der Leistung sowie Steuersatz.
Lesbarkeit der E-Rechnung
Nicht zu unterschätzen ist die Anforderung der Lesbarkeit einer E-Rechnung. Sie muss nicht nur zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gegeben sein, sondern über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg. Schwierig ist es, wenn frühere Rechnungen nicht in Word-Formaten erstellt wurden, die auch von neueren Programmversionen gelesen werden können. Selbst Rechnungen, die aus einer Unternehmenssoftware generiert wurde, die später vom Markt verschwunden ist, muss im Prinzip lesbar erhalten werden. Bei einer Umsatzsteuerprüfung müssen die gespeicherten Daten über das Datenverarbeitungssystem einsehbar sein, das zum Zeitpunkt der Prüfung benutzt wird. Wichtig ist selbstredend auch eine sorgfältige Datensicherung, die vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen schützt (z. B. versehentliches Löschen von Daten oder defekte Festplatten).
Auch für den Vorsteuerabzug aus einer E-Rechnung sind die vollständigen und richtigen Angaben in der Rechnung zwingend. Außerdem muss man im Besitz der Originalrechnung – also der Datei – sein. Eine digitale Rechnung auszudrucken, papierhaft abzulegen und die Datei zu löschen, ist entgegen der gängigen Praxis in vielen Unternehmen falsch. „Die Finanzverwaltung will das Original“, stellt Biermann klar. Genau genommen dürfe die Rechnung noch nicht einmal für das betriebsinterne Ablagesystem umbenannt werden. Biermann frustrierte die Teilnehmer mit der Aussage, dass bei Unternehmen, die Rechnungen digital und auf Papier bekommen, auch zwei Ablagesysteme geführt werden müssen. Andernfalls dürfe man die Vorsteuer nicht geltend machen. Die Archivierungspflicht liege zudem beim Unternehmen, nicht beim Steuerberater. Das E-Mail, mit dem die Rechnungsdatei versandt wurde, muss zusätzlich archiviert werden, wenn dort weitere Angaben zur Rechnung gemacht werden, die über den bloßen Hinweis „Rechnung anbei“ hinausgehen. Es gelten dabei die „Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
Die Regelungen der GoBD, die seit 2015 gültig sind, gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten, wie etwa auch für Einnahmenüberschussrechner. Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen etwa der Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung.
Die Speicherung gewaltiger Datenmengen in Form einer elektronischen Archivierung werde eine Herausforderung für Unternehmen werden, ist sich Biermann sicher. Die revisionssichere Datenarchivierung diene der langfristigen Aufbewahrung der Daten, sodass die Inhalte unverändert und fälschungssicher abgelegt und auffindbar sind. Wichtig ist auch, dass das betriebliche Dokumentenmanagementsystem alle Aktionen im Archiv protokolliert und damit nachvollziehbar macht. Weiterführende Informationen bietet auch der „Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD).
