Unternehmen, die eine elektronische Registrierkasse benutzen, müssen darauf achten, dass diese den aktuellen Anforderungen der Finanzverwaltung genügt. Sie sind der sogenannten „Kassenrichtlinie“ von 2010 zu entnehmen, deren Übergangsfrist nun zum Jahreswechsel ausgelaufen ist.
Der Kassenrichtlinie bezieht sich auf Unterlagen, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzähler erstellt worden sind (siehe WiM 10/2016). Sie müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit für Betriebsprüfer verfügbar und unverzüglich lesbar sein. Außerdem müssen sie so aufbewahrt werden, dass sie maschinell auswertbar sind. Auf diese Weise sind sie für die Betriebsprüfer der Finanzbehörden stets abrufbar. Aber auch Betriebe, die keine elektronische Registrierkasse verwenden, müssen Aufzeichnungen führen. So müssen etwa buchführungspflichtige Betriebe (dazu zählen z. B. GmbHs und Einzelunternehmen mit einem Jahresgewinn von mehr als 60 000 Euro) ihre täglichen Kasseneinnahmen und -ausgaben in einem Kassenbuch festhalten.
In einem der letzten Gesetzgebungsverfahren des Jahres 2016 haben Bundestag und Bundesrat in einem Eilverfahren das sogenannte „Kassengesetz“ verabschiedet (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen). Eine flächendeckende Pflicht zur Anschaffung von Registrierkassen ist dort nicht vorgesehen. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) und andere Verbände hatten sich erfolgreich gegen eine solche Pflicht eingesetzt, weil es dadurch insbesondere für kleine Betriebe zu erheblichen Kostenbelastungen gekommen wäre. Allerdings bleiben für die Unternehmen auch so erhebliche – vor allem bürokratische – Belastungen bestehen: Strenge Vorgaben für den Einbau von Sicherheitsmodulen in Registrierkassen, Zertifizierungen von technischen Sicherheitseinrichtungen in elektronischen Aufzeichnungssystemen, zwingende Pflicht zur Ausgabe von Belegen und neu organisierte Kassenkontrollen der Finanzbehörden. Zudem wurden härtere Sanktionen beschlossen. Die meisten dieser neuen Regelungen gelten ab dem 1. Januar 2020. Für nicht aufrüstbare Registrierkassen, die zumindest den Anforderungen der Kassenrichtlinie entsprechen, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022.
Unter www.ihk-nuernberg.de/registrierkassen hat die IHK Nürnberg für Mittelfranken umfangreiche Informationen zu diesem Thema zusammengestellt.
