Keine Angst vor der Betriebsprüfung

Wenn eine Betriebsprüfung ankündigt wird, flattern bei vielen Unternehmern die Nerven. Tatsächlich weisen die Betriebsprüfer heute häufig Spezialkenntnisse einer Branche oder eines Fachgebiets auf. Diese Spezialisierung führt zu einer entsprechend größeren Wahrscheinlichkeit, dass Ungereimtheiten und Auffälligkeiten entdeckt werden. Unter die Lupe nehmen die Prüfer vermehrt auch formale Aspekte der Buchführung. Vor allem aber ermöglicht die Digitalisierung einen umfangreichen Zugriff auf steuerlich relevante Informationen und deren schnelle Auswertung. Doch bei guter Vorbereitung verliert der Besuch des Betriebsprüfers seinen Schrecken.

Die meisten Betriebe müssen sich in regelmäßigen Abständen auf eine Betriebsprüfung einstellen. Bei Großbetrieben ist sogar eine lückenlose Prüfung jedes Geschäftsjahres möglich. Die Größen-Klassifizierung erfolgt dabei meist nach dem Umsatz oder steuerlichen Gewinn. Eine Betriebsprüfung muss vom Finanzamt in der Regel zwei, bei Großbetrieben vier Wochen vor Prüfungsbeginn angekündigt werden. Das gilt auch, wenn sie sich wie die Lohnsteuer-Außenprüfung nur auf einzelne Zeiträume oder Besteuerungsgrundlagen konzentriert. Ist der Beginn einer steuerlichen Außenprüfung durch das Finanzamt ordnungsgemäß angekündigt, kann der Unternehmer gleichwohl die Verschiebung aus wichtigen betrieblichen Gründen beantragen, beispielsweise wegen Urlaubs des Buchhalters oder eines dringenden Großauftrags.

Aber Vorsicht: Nicht jede Prüfung muss vorab angemeldet werden. Bei einer Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Nachschau darf der Prüfer die Geschäftsräume ohne Ankündigung betreten und Bücher und Aufzeichnungen einsehen. Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung wird zum Beispiel angeordnet, wenn die Umsatzsteuer-Voranmeldungen auffällig sind, etwa wenn die angegebene Vorsteuer sehr hoch ist.

Bei jeder Betriebsprüfung hat der Unternehmer immer eine Mitwirkungspflicht, er muss also alle erforderlichen Unterlagen, Bücher und Aufzeichnungen vorlegen – seit 2002 auch in digitaler Form. Damit bei der Betriebsprüfung keine Überraschung droht, ist bereits im Vorfeld eine gute Vorbereitung wichtig. Dies gilt vor allem wegen der besonderen Möglichkeiten zur Datenanalyse durch die Finanzverwaltung.

Der zuständige Prüfer kann auf die elektronischen Buchhaltungsdaten des Unternehmens zurückgreifen und diese mit Hilfe von geeigneter Software intensiv und effizient analysieren. Die Finanzverwaltung hat dabei weitgehende Zugriffsrechte auf die Unternehmensdaten. Können die von der Betriebsprüfung angeforderten Daten nicht in angemessener Zeit zur Verfügung gestellt werden oder werden die Buchhaltungsdaten ohne vorherige Genehmigung auf einem Server außerhalb Deutschlands gehostet, kann die Finanzverwaltung ein Verzögerungsgeld von bis zu 250 000 Euro festsetzen.

Aus diesen Gründen ist es notwendig, steuerliche Fragen bei Unternehmensprozessen mit zu bedenken und sich frühzeitig und systematisch auf eine mögliche Betriebsprüfung vorzubereiten. Folgende Schritte sind ratsam:

Identifikation der steuerrelevanten Daten: Die Finanzbehörde darf nur auf steuerrelevante Daten zugreifen, daher sollten diese Daten im Vorfeld identifiziert und separiert werden. Eine so angelegte „Isolation“ der steuerrelevanten Daten stellt auch sicher, dass eine Auswertung von Daten vermieden wird, die steuerlich nicht relevant sind.

Dokumentation des Unternehmenssystems: Das Finanzamt darf die System- und Verfahrensdokumentation des Unternehmens anfordern. Dort werden die eingesetzten Systeme und Vorgehensweisen des Unternehmens effizient dokumentiert und so die handelsrechtlichen und steuergesetzlichen Pflichten erfüllt. Diese Pflichten ergeben sich vor allem aus den zunehmenden Transparenz- und Dokumentationsanforderungen an die Unternehmen sowie aus den sogenannten GoBD (Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Analyse der steuerlich relevanten Daten: Neben der sicheren Archivierung und der Datenbereitstellung ist vor allem die Qualitätssicherung der Buchführung und des Jahresabschlusses wichtig. Mit einer Software zur Datenanalyse ist es möglich, steuerliche Standardauswertungen der Betriebsprüfer nachzubilden und themenübergreifende Auswertungen vorzunehmen. Dies sollte in enger Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer und Steuerberater des Unternehmens geschehen. Auf diese Weise können Fehler frühzeitig erkannt und Auffälligkeiten schon im Vorfeld geklärt und dokumentiert werden. Denn Buchungsfehler, die früher wegen seltener Betriebsprüfungen oder schwer überschaubarer Datenfülle leicht übersehen werden konnten, fallen bei digitalen Prüfungen eher ins Auge. Darüber hinaus können die technischen Voraussetzungen für einen Datenexport sowie die Vollständigkeit der Daten getestet werden. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass die steuerrelevanten Daten dem Betriebsprüfer tatsächlich auch vollständig geliefert werden können.

Fehler, die später in der Betriebsprüfung durchschlagen, werden aber nicht nur bei den betriebsinternen Prozessen und bei der Aufbereitung der steuerrelevanten Daten gemacht. Steuernachzahlungen kommen häufig dadurch zustande, dass Vereinbarungen zwischen einem Unternehmen und seinem Inhaber oder seinen Angehörigen fehlerhaft sind oder zumindest Anlass für Diskussionen und verschiedene Auslegungen bieten. Auch fehlerhafte Ein- und Ausgangsrechnungen, eine nicht ordnungsgemäße Inventur sowie Fehler bei der privaten Kfz-Nutzung gehören zu den Bereichen, bei denen der Betriebsprüfer oft Mängel feststellt.

Richtiges Verhalten während der Prüfung

Zu Beginn der Prüfung sollte der Unternehmer dem Prüfer zunächst seine Ansprechpartner vorstellen und ihm einen geeigneten Raum für seine Arbeit zur Verfügung stellen. Insbesondere einem neuen Prüfer kann man auch eine Betriebsbesichtigung anbieten. Eine gute Gesprächsatmosphäre und ein zügiger Fortschritt der Prüfung sind sehr wichtig für die weitere Zusammenarbeit. Ferner muss der Unternehmer dafür sorgen, dass der Prüfer zeitnah alle gewünschten Informationen erhält. Kann der Betrieb während der Prüfung nachgefragte Papiere nicht oder nicht zeitnah vorlegen, droht ein Verzögerungsgeld.

Strittige Sachverhalte dürfen durchaus noch während der Prüfung besprochen werden, denn auch in diesen Fällen kann eine gütliche Einigung möglich sein. Besondere Beachtung verdienen auch solche Betriebsprüfungen, die sich ohne Verschulden des Unternehmens über mehrere Jahre hinziehen. Hier sollte der Berater des Unternehmens auf jeden Fall prüfen, ob nicht bereits eine Festsetzungsverjährung eingetreten ist. Das gilt besonders dann, wenn strittig ist, ob die Betriebsprüfung zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits ernsthaft begonnen war oder für länger als sechs Monate aus Gründen unterbrochen wurde, die das Finanzamt zu vertreten hat.

Abschlussbesprechung nutzen

In jedem Fall kann der Unternehmer auf einer Abschlussbesprechung bestehen, um strittige Ergebnisse zu erörtern. Außerdem hat er Anspruch auf einen Prüfungsbericht, der alle Feststellungen enthält. Besteht nach der Betriebsprüfung der Verdacht auf eine Steuerstraftat, sollte der Unternehmer seinem Steuerberater den gesamten Sachverhalt offenlegen und bei Unklarheiten eine Akteneinsicht beim Finanzamt beantragen.

Systematische Vorbereitung, konstruktive Zusammenarbeit mit dem Prüfer sowie Klärung strittiger Punkte im Dialog: Wenn man diese Aspekte beachtet, lassen sich im Regelfall fast alle Betriebsprüfungen problemlos meistern.