Steigende Informationsflut am Arbeitsplatz

Elektronische Post, Intra- und Internet bieten schnelle, vielfältige und gezielte Information und Kommunikation, die arbeitserleichternd und -bereichernd wirken können. Die wachsende Menge an Informationen führt jedoch nicht selten zu erhöhten psychischen Anforderungen (bis hin zur Überforderung), da permanent eine Vielzahl an Informationen gefiltert, verdichtet und abgearbeitet werden muss.

Im Forschungsprojekt „Steigende Informationsflut am Arbeitsplatz: belastungsgünstiger Umgang mit den Neuen Medien“ von Prof. Dr. Klaus Moser und Dipl.-Hdl. Katja Preising, Lehrstuhl für Psychologie an der WiSo-Fakultät der Universität Erlangen-Nürnberg, das die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin in Auftrag gegeben hatte, ging es darum, den „neuen“ Belastungsfaktor Informationsüberflutung durch die Neuen Medien zu untersuchen. Im Mittelpunkt des Interesses: die e-mail-Kommunikation.

„Während der gewöhnliche Stress durch Über- und Unterforderungen am Arbeitsplatz schon lange untersucht wird, widmete sich unser Projekt den so genannten Neuen Medien“, erläutert Prof. Moser den Forschungsgegenstand. Es wurden Studien zu Informationskultur und Informationsüberflutung am Arbeitsplatz, Kommunikationshilfsmitteln sowie der Informationskultur im Unternehmen durchgeführt. Prof. Moser: „Ein anschauliches Beispiel ist eine ganz alltägliche Tätigkeit: Mitarbeiter müssen oft die e-mail zunächst aufmachen, lesen, das Attachment öffnen und durchlesen, um dann erst festzustellen, ob sie der Inhalt überhaupt betrifft. Ein enormer Zeitaufwand, der mit einem Blick auf ein Blatt Papier innerhalb von Zehntelsekunden erledigt ist.“

Zur Studie „Informationsüberflutung am Arbeitsplatz“ wurden 195 Personen befragt, die an einen Computerarbeitsplatz mit Internet und/oder e-mail-Zugang beschäftigt sind. Die Mehrzahl dieser Personen berichtete, dass die Neuen Medien am Arbeitsplatz zu Veränderungen und zu einer Zunahme der Informationsmenge geführt haben. Informationsüberflutung ist aber nicht nur ein Mengen- sondern auch ein Qualitätsproblem (z.B. unverständliche, zu lange, unnötige etc. e-mails) und sie wird unterschiedlich intensiv erlebt (z.B. ist sie nach dem Urlaub – oder wenn gleichzeitig anderes zu erledigen ist – besonderes stark). Einzelne problematische Aspekte wie z.B. unübersichtliche Ergebnisse von Suchmaschinen im Internet wurden ebenfalls häufig berichtet. Als von Informationen überflutet empfand sich aber „nur“ eine Minderheit von ca. zehn Prozent. Eine etwa ebenso große Gruppe berichtete über deutliche Arbeitsprobleme und psychosomatische Belastungssymptome auf Grund der Neuen Medien. Die untersuchte, stichprobenartig zusammengesetzte Personengruppe war aber hoch erfahren im Umgang mit den Neuen Medien, gut ausgebildet und beruflich erfolgreich und bestand daher höchstwahrscheinlich mehrheitlich aus Personen, die über vergleichsweise gute Kompetenzen im Umgang mit Stress verfügen. Angesichts dessen sei der genannte Prozentsatz durchaus besorgniserregend, so Moser.

Im Bereich der Kommunikationshilfsmittel wurden zwei Studien durchgeführt. In der ersten Studie wurden 19 Funktionen von e-mail-Programmen eruiert, die sich gegen Informationsüberflutung einsetzen lassen. In einem zweiten Schritt wurden die elf populärsten und aktuellsten e-mail-Programme daraufhin untersucht, ob sie über diese 19 Funktionen verfügen. Dabei stellte sich heraus, dass sich die getesteten e-mail-Programme in der Unterstützung der bewerteten Funktionen beträchtlich unterscheiden. Das eher gering verbreitete The Bat! und das bekannte Microsoft-Freeware Produkt Outlook Express schneiden am besten ab.

Als die Nutzer in einer zweiten Studie verschiedene, zur Reduktion von Informationsüberflutung einsetzbare Funktionen beurteilen sollten, stellte sich heraus, dass die Funktionen oftmals unbekannt, noch nicht ausprobiert oder auf Grund des gewählten e-mail-Programms nicht verfügbar waren. Diese Wissens- bzw. Kompetenzdefizite scheinen allerdings in vielen Unternehmen weitgehend tabuisiert zu werden.