Kennen Sie das? Volle Schränke, überquellende Schreibtische, viele kleine Beistellmöbel, die die ständig anwachsenden Ordner und Papierstapel aufnehmen sollen? Haben Sie da nicht auch schon mal geseufzt? Sie werden in Ihrem Büro täglich von Papierlawinen überrollt. Wo bleibt nur das papierlose Büro? Das wird ein Traum bleiben.
In vielen Büros wird zuviel Papier gehortet und das führt zur Belastung. Im Durchschnitt sind 50 Prozent aller Informations- und Arbeitsmittel überflüssig. Die Folgen sind:
? Probleme beim Informationsfluss
? lange Such- und Ablagezeiten
? Mehrfach-Ablagen und -Arbeiten
? Schwierigkeiten bei Vertretungen
? kein Überblick über vorhandenes Wissen
Was ist die Ursache dafür?
Warum legen Sie erledigte Schriftstücke nicht gleich in den Ordner? Kann es sein, dass Sie im Moment nicht wissen, wohin damit? Oder haben Sie mehrere Ablagekörbe, die dazu verführen, das Papier einfach hineinzuschieben?
So befreit man Büros von unnötigem Ballast:
1. Schritt: Nehmen Sie jede unsortierte und lose gestapelte Unterlage in die Hand und testen Sie:
? Werde ich das Schriftstück innerhalb eines Jahres brauchen?
? Kann ich diese Information nicht anderweitig bekommen: bei einem Kollegen, in einem Nachschlagewerk, im Internet? Wägen Sie dabei ab, wie viel Aufwand Sie für die Wiederbeschaffung benötigen.
? Gibt es eine Vorschrift, das Papier aufzuheben z. B. bei steuerrechtlich relevanten Belegen?
? Haben Sie alle Fragen mit „nein“ beantwortet, dann ist das ein klarer Fall für den Papierkorb.
2. Schritt: Die verbliebenen Schriftstücke sortieren Sie nach abgeschlossenen und schwebenden Vorgängen. Die abgeschlossenen Vorgänge legen Sie im Archiv ab. Die schwebenden Vorgänge kommen in die Wiedervorlage. Die verschiedenen Arten der Wiedervorlage sind: die Wiedervorlage-Mappe, die Hängeregistratur, die Wiedervorlage mit dem PC oder mit dem Handy.
3. Schritt: Nehmen Sie sich regelmäßig nach und nach Ihre Ordner und Hängemappen zur Hand. Tragen Sie dafür jeden Monat einen bestimmten Tag in Ihren Kalender ein. Dann werden Sie automatisch daran erinnert. Prüfen Sie die überquellenden Akten zuerst. Wie alt ist der Inhalt und wie oft brauchen Sie die Schriftstücke noch? Was kann weggeworfen werden? Muss die Akte im Büro stehen bleiben oder kann sie ins Archiv? Ist der Ordner trotz „Schlankheitskur“ immer noch zu dick, teilen Sie ihn. Ein wichtiger Nebeneffekt: Sie erhalten einen guten Überblick Ihrer gesammelten Informationen. Denn Sie benutzen nur das, wovon Sie wissen, dass Sie es haben!
So bewältigt man schnell die tägliche Papierlawine
Vorbereitung: Sie öffnen die Post, lesen und beurteilen sie und bilden für alle Schriftstücke vier Stapel: wegwerfen, delegieren, bearbeiten und ablegen.
Wegwerfen: Der Stapel „Wegwerfen“ wird an erster Stelle genannt. Ihr Papierkorb ist das beste Hilfsmittel, um Ihre Papierlawine einzudämmen. Deshalb sollten Sie einen schönen großen Papierkorb direkt neben dem Schreibtisch stehen haben. Sie sollten alles wegwerfen, was Sie sich jederzeit wieder besorgen können. Dazu zählen u.a. Kataloge, Broschüren und Zeitschriften. In der Praxis werden Sie merken, dass Sie in den seltensten Fällen eine Information noch einmal benötigen.
Delegieren: Es gibt viele Vorgänge, die Sie nicht selbst bearbeiten müssen, obwohl das Schreiben direkt an Sie adressiert wurde.
Bearbeiten: Für diesen Stapel legen Sie sich einen Aufgabenkorb an. Dort
hinein gehören Eingangspost, Telefonnotizen und sonstige Notizzettel. Der Inhalt sollte immer überschaubar sein und jeden Morgen als erstes durchgesehen werden. Sollte der Korb einmal überquellen, ist das ein Warnsignal für „Ablage von unklaren bzw. unerledigten Vorgängen“. Im Klartext heißt das, Sie haben bei einigen Schriftstücken keine Entscheidung getroffen, was Sie damit als nächstes tun werden.
Ablegen: Alle Schriftstücke, die Sie übrig behalten haben, gehören in die Ablage. Ein Ablagekorb zum Sammeln ist sinnvoll. Sorgen Sie dafür, dass dieser Aufbewahrungsbehälter regelmäßig geleert wird und alle Schriftstücke in die Ablage kommen.
Brigitte Jahn, brigitte.jahn@bm-jahn.de
In vielen Büros wird zuviel Papier gehortet und das führt zur Belastung. Im Durchschnitt sind 50 Prozent aller Informations- und Arbeitsmittel überflüssig. Die Folgen sind:
? Probleme beim Informationsfluss
? lange Such- und Ablagezeiten
? Mehrfach-Ablagen und -Arbeiten
? Schwierigkeiten bei Vertretungen
? kein Überblick über vorhandenes Wissen
Was ist die Ursache dafür?
Warum legen Sie erledigte Schriftstücke nicht gleich in den Ordner? Kann es sein, dass Sie im Moment nicht wissen, wohin damit? Oder haben Sie mehrere Ablagekörbe, die dazu verführen, das Papier einfach hineinzuschieben?
So befreit man Büros von unnötigem Ballast:
1. Schritt: Nehmen Sie jede unsortierte und lose gestapelte Unterlage in die Hand und testen Sie:
? Werde ich das Schriftstück innerhalb eines Jahres brauchen?
? Kann ich diese Information nicht anderweitig bekommen: bei einem Kollegen, in einem Nachschlagewerk, im Internet? Wägen Sie dabei ab, wie viel Aufwand Sie für die Wiederbeschaffung benötigen.
? Gibt es eine Vorschrift, das Papier aufzuheben z. B. bei steuerrechtlich relevanten Belegen?
? Haben Sie alle Fragen mit „nein“ beantwortet, dann ist das ein klarer Fall für den Papierkorb.
2. Schritt: Die verbliebenen Schriftstücke sortieren Sie nach abgeschlossenen und schwebenden Vorgängen. Die abgeschlossenen Vorgänge legen Sie im Archiv ab. Die schwebenden Vorgänge kommen in die Wiedervorlage. Die verschiedenen Arten der Wiedervorlage sind: die Wiedervorlage-Mappe, die Hängeregistratur, die Wiedervorlage mit dem PC oder mit dem Handy.
3. Schritt: Nehmen Sie sich regelmäßig nach und nach Ihre Ordner und Hängemappen zur Hand. Tragen Sie dafür jeden Monat einen bestimmten Tag in Ihren Kalender ein. Dann werden Sie automatisch daran erinnert. Prüfen Sie die überquellenden Akten zuerst. Wie alt ist der Inhalt und wie oft brauchen Sie die Schriftstücke noch? Was kann weggeworfen werden? Muss die Akte im Büro stehen bleiben oder kann sie ins Archiv? Ist der Ordner trotz „Schlankheitskur“ immer noch zu dick, teilen Sie ihn. Ein wichtiger Nebeneffekt: Sie erhalten einen guten Überblick Ihrer gesammelten Informationen. Denn Sie benutzen nur das, wovon Sie wissen, dass Sie es haben!
So bewältigt man schnell die tägliche Papierlawine
Vorbereitung: Sie öffnen die Post, lesen und beurteilen sie und bilden für alle Schriftstücke vier Stapel: wegwerfen, delegieren, bearbeiten und ablegen.
Wegwerfen: Der Stapel „Wegwerfen“ wird an erster Stelle genannt. Ihr Papierkorb ist das beste Hilfsmittel, um Ihre Papierlawine einzudämmen. Deshalb sollten Sie einen schönen großen Papierkorb direkt neben dem Schreibtisch stehen haben. Sie sollten alles wegwerfen, was Sie sich jederzeit wieder besorgen können. Dazu zählen u.a. Kataloge, Broschüren und Zeitschriften. In der Praxis werden Sie merken, dass Sie in den seltensten Fällen eine Information noch einmal benötigen.
Delegieren: Es gibt viele Vorgänge, die Sie nicht selbst bearbeiten müssen, obwohl das Schreiben direkt an Sie adressiert wurde.
Bearbeiten: Für diesen Stapel legen Sie sich einen Aufgabenkorb an. Dort
hinein gehören Eingangspost, Telefonnotizen und sonstige Notizzettel. Der Inhalt sollte immer überschaubar sein und jeden Morgen als erstes durchgesehen werden. Sollte der Korb einmal überquellen, ist das ein Warnsignal für „Ablage von unklaren bzw. unerledigten Vorgängen“. Im Klartext heißt das, Sie haben bei einigen Schriftstücken keine Entscheidung getroffen, was Sie damit als nächstes tun werden.
Ablegen: Alle Schriftstücke, die Sie übrig behalten haben, gehören in die Ablage. Ein Ablagekorb zum Sammeln ist sinnvoll. Sorgen Sie dafür, dass dieser Aufbewahrungsbehälter regelmäßig geleert wird und alle Schriftstücke in die Ablage kommen.
Brigitte Jahn, brigitte.jahn@bm-jahn.de
