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Wie setzt man e-mails professionell ein?

Worauf muss man bei der Beantwortung von e-mails achten?
e-mails sind eine Visitenkarte des Unternehmens. Neben den normalen Höflichkeitsformeln (inzwischen genauso formal wie bei Briefen) gehört eine Signatur mit den Kontaktdaten an das Ende der Nachricht.

Beim Versenden von e-mails im so genannten html-Format muss man sich darüber im Klaren sein, dass diese Informationen möglicherweise gar nicht oder in der Formatierung geändert beim Empfänger angezeigt werden.

Was sind häufige Fehler?
Häufig warten Geschäftspartner lange oder gar vergeblich auf Antwort, weil ihre e-mails in Postfächern von Mitarbeitern schlummern, die krank, im Urlaub oder auf längerer Dienstreise sind. Deshalb sollte unbedingt für feste Vertretungsregelungen gesorgt werden.

Unbeliebt macht man sich bei vielen Empfängern durch zu umfangreiche Anhänge. Verfügt der Empfänger nur über einen langsamen Internet-Zugang, muss er die mehrere Megabyte umfassenden Dateien mühsam auf den Rechner laden.

Wie organisiert man den e-mail-Verkehr im Betrieb?
e-mail ist ein direktes Medium. Die ein- und ausgehende Kommunikation entzieht sich also den Vorgesetzten weitgehend. Daher ist es erforderlich, den Umgang mit diesem Medium in Form einer „e-mail-Policy“ zu regeln. Das bedeutet, dass die Geschäftsleitung feste Regeln für den Gebrauch dieses Mediums und Grundregeln für die Gestaltung und Abfassung von e-mails formulieren muss.

Einige Beispiele: Mechanismen für die schnelle und zuverlässige Beantwortung von e-mails, Vertretungsregelungen, Information anderer Mitarbeiter über wichtige e-mails, einheitliche Anreden und Signaturen.

Wie kann man Mitarbeiter vor der e-mail-Flut schützen?
Ein Großteil der heute empfangenen Mails besteht aus Werbung („Spam-Mails“). Mitarbeiter werden dadurch abgelenkt, der Schaden für das Unternehmen durch unproduktiv verschwendete Arbeitszeit ist enorm. Der Einsatz von Spam-Filtern (Regeln, die automatisch unerwünschte Werbung aussortieren) ist daher genauso notwendig wie ein Viren-Scanner.

Wichtig ist aber auch eine gute e-mail-Kommunikationskultur im Unternehmen. Denn gerade in größeren Firmen ist die Lawine an e-mails häufig hausgemacht.

Wie organisiert man das e-mail-Postfach?
In einem e-mail-Postfach sollte es so aussehen, wie auf einem gut aufgeräumten Schreibtisch. Wichtig ist, eingehende Nachrichten schnell und effizient zu sortieren, abzulegen, zu löschen oder gleich zu beantworten.

Nicht effizient ist es, e-mails zwar zu lesen, aber nicht zu entscheiden, was damit passiert. Dann bleibt es erfahrungsgemäß meist dem Zufall überlassen, ob diese Anfrage noch beantwortet wird.

Gunter Meier, g.meier@moreEE.de
 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 03|2005, Seite 13

 
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