Die Einsparungen liegen im Detail

Viele Unternehmen suchen auf Grund steigenden Kostendrucks verstärkt nach Lösungen, ihre Kosten zu senken und gleichzeitig Aufgaben, die nicht zum eigentlichen Kerngeschäft zählen, an einen Dienstleister auszulagern. Erhebliche Einsparungspotenziale lassen sich beispielsweise durch das Outsourcing des Fuhrparkmanagements erschließen. Dies umfasst je nach Wunsch sämtliche Aufgaben rund um den Fuhrpark: Ob Beschaffung, Finanzierung, Verwaltung, Reifenmanagement, Kfz-Service oder Wiederverkauf. Die Auslagerung des Fuhrparkmanagements schafft nicht nur personelle Entlastung. Zusätzliche Kosteneinspareffekte werden u.a. durch das Know-how des Outsourcing-Partners, vergünstigte Konditionen im Einkauf oder auch durch Verringerung des Verwaltungsaufwands realisiert. Die tatsächlichen Ergebnisse einer Auslagerung hängen jedoch häufig stark vom Outsourcing-Modell sowie vom gewählten Servicepartner ab.

Fuhrparkmanagement bietet im Rahmen eines Leasings umfassende Dienstleistungen für die Fahrzeugflotte. Unternehmen können dabei aus einem breiten Leistungsportfolio wählen und somit den effektiven Grad der administrativen Entlastung selbst beeinflussen. Angefangen bei der Beschaffung und Auslieferung von Neufahrzeugen kann ein Fuhrparkmanagement-Anbieter außerdem die Instandhaltung, die zentrale Kraftstoffabrechnung über eine Tankkarte oder auch einen kompletten Schadens- und 24-Stunden-Pannenservice anbieten. Fuhrparkmanager übernehmen bei Bedarf auch Versicherungsdienstleistungen, führen Kraftfahrzeugsteuer ab und regeln sonstige Gebühren. Realistische Einsparungen von – je nach Fuhrparkgröße – rund zehn Prozent realisiert der Fuhrparkmanager beispielsweise durch seine guten Beschaffungskonditionen oder auch seine effiziente Kostenkontrolle während der Betriebsphase der Fahrzeuge.

Sorgfältige Planung und Partnerauswahl entscheidend
Ein erfolgreiches Outsourcing des Fuhrparkmanagements entsteht nicht aus einer Ad-hoc Entscheidung, sondern sollte sorgfältig geplant werden. So lohnt es sich zunächst, die eigenen Anforderungen an ein Outsourcing zu prüfen und die notwendigen Leistungen, die ein Partner erbringen soll, zu fixieren. Diese können bereits ausschlaggebend für die Anbieterwahl sein. So ergeben sich bei einem Unternehmen mit einem gemischten Pkw- und Lkw-Fuhrpark bereits speziellere Anforderungen an den Anbieter als bei Unternehmen, die einen reinen Pkw-Fuhrpark betreiben. Ein weiteres Kriterium stellt die Zusammensetzung des Fuhrparks hinsichtlich Fahrzeughersteller und -art dar. Während bei einem „Mono-Fuhrpark“ (z.B. alle Fahrzeuge von einem Hersteller) Kfz-Leistungen bequem von einer autorisierten Hersteller-Werkstatt übernommen werden können, empfiehlt sich bei einem „Mischfuhrpark“ die Auswahl eines unabhängigen Partners, der sämtliche Leistungen gleichermaßen für ein breites Marken- bzw. Fahrzeugspektrum anbietet.

Ebenso ausschlaggebend wie die Beschaffenheit des Fuhrparks ist für die Auswahl des richtigen Anbieters das Einsatzgebiet der Fahrzeugflotte: Eine wesentliche Rolle hierbei spielt, ob die Fahrzeuge zentral oder dezentral, etwa an verschiedenen Firmenstandorten, gehalten werden.

Vor diesem Hintergrund empfiehlt sich die genaue Prüfung verschiedener Angebote potenzieller Outsourcing-Partner hinsichtlich deren Leistungsversprechen, denn selbst scheinbar minimale Unterschiede können zu großen Kostendifferenzen führen. So sollte zum Beispiel bei Einschluss des Bausteins „Leasing“ der Fahrzeugrestwert garantiert sein. Noch optimaler ist für Unternehmen die Variante, die ihnen nach Ende der Laufzeit auch anfallende Überschüsse aus Fahrzeugverkäufen zugestehen. Gleiches gilt im Prinzip für Instandhaltungs- und Reifenkosten, die vertraglich im Detail fixiert werden sollten. Ausschlaggebend für die Leistungsfähigkeit der Fuhrparkmanagement-Anbieter sind häufig deren Partnernetzwerk beziehungsweise Subdienstleister. Je nach Bedarf macht es Sinn, die benötigten Leistungen im Rahmen eines partiellen Outsourcing direkt von spezialisierten Servicepartnern zu beziehen. Allein ein professionelles Reifenmanagement bietet beachtliches Einsparungspotenzial: So lassen sich durch die regelmäßige Erfassung der Reifendaten wie Reifenfabrikat, Position am Fahrzeug, Größe, Profil, Einsatzart und Kilometer-Leistung die voraussichtlichen Laufleistungen ermitteln und entsprechend rechtzeitig Wartungen einplanen. Fuhrparkbetreiber verhindert damit nicht nur von vorneherein Pannen – gleichzeitig werden die Standphasen reduziert und die Einsatzzeiten der Fahrzeuge optimiert. Zudem kann mit Hilfe einer Leistungsvergleichsanalyse unterschiedlicher Fabrikate die ideale Bereifung für jedes Fahrzeug unter Berücksichtigung des jeweiligen Einsatzbereichs, wie zum Beispiel Nah- oder Fernverkehr, eruiert werden. Auf diese Weise sind Laufleistungsverbesserungen von durchschnittlich 25 Prozent möglich – in Einzelfällen bis zu 60 Prozent. Bei einem Lkw-Fuhrpark kann zudem entscheidend sein, ob der Servicepartner neben dem Reifenaustausch eine oft deutlich wirtschaftlichere Runderneuerung bietet. Angepasst dem Fahrzeugeinsatz lohnt auch die Umstellung auf eine Energiesparbereifung. Insgesamt wirkt sich dies nicht nur auf die Gesamtkosten für Reifenbeschaffung und -Instandhaltung aus. Auch indirekte Einsparungen wie ein geringerer Spritverbrauch sind Folgen eines professionellen Reifenmanagements durch einen spezialisierten Partner. Bietet dieser darüber hinaus Kfz-Leistungen und einen flächendeckenden 24-Stunden-Pannenservice, ist bereits ein wesentlicher Bestandteil der Fuhrparkinstandhaltung und -Betreuung durch einen spezialisierten Anbieter abgedeckt. Das kann je nach Fuhrpark unterm Strich zu höheren Einsparungsraten als ein komplettes Outsourcing führen.

Einzelleistungen als Vertragsgegenstand
Die Übertragung von Teilen oder der gesamten Fuhrparkbetreuung an einen externen Dienstleister kann also beachtliche Einsparungspotenziale bieten. Ausschlaggebend für eine erfolgreiche Umsetzung sind eine genaue Bedarfsanalyse, die Auswahl der passenden Outsourcing-Form sowie der richtigen Partner. Verstärktes Augenmerk sollte auf die nach Möglichkeit detailliert in Verträgen verankerten Services und garantierten Einsparungen gelegt werden. Mit dem Ziel der längerfristigen Kostenreduktion empfiehlt sich weniger die Entscheidung für das günstigste Angebot – vielmehr sind die Leistungsfähigkeit der Partner und die damit verbundene effektive Einsatz- und Kostenoptimierung des eigenen Fuhrparks entscheidend.

Günter Oberhofer, guenter.oberhofer@reifen-lorenz.de