Die wichtigsten Einflussgrößen

Der Dienstwagen, das Lieferfahrzeug, der Lkw und auch der Gabelstapler verursachen erheblichen Aufwand, wenn sie nicht einzeln, sondern in einer „Flotte“ auftauchen. Dann nehmen die Anforderungen deutlich zu. TÜV- und Wartungstermine, Neu- und Ersatzbeschaffung, kaufen oder leasen, Versicherungen, Steuern und Gebühren. Die Parameter der optimalen Flottenverwaltung sind vielfältig.

In der Praxis ist dieses Bild die Regel: Mehrere Marken, Fahrzeugklassen und Fahrzeugtypen in unterschiedlichem Alter sind im „Fuhrpark“ vereint. Das Fuhrparkmanagement verwaltet nicht nur die vorhandenen Fahrzeuge im täglichen Betrieb, sondern muss auch für Ersatz und Austausch sorgen, Schadensfälle regulieren, eine optimale Rückgabe organisieren, auf rechtliche Anforderungen reagieren und dabei den wichtigsten Parameter im Auge behalten: die Kosten. Um diese zu minimieren, spielt die Fahrzeugfinanzierung eine entscheidende Rolle. Der Fuhrparkverantwortliche hat die Wahl zwischen Kauf, Finanzierung, Leasing oder Miete. Die Art der Finanzierung ist aber nicht nur von den verfügbaren liquiden Mitteln abhängig: Sonderkraftfahrzeuge und Lkw mit langer Nutzdauer werden in der Regel gekauft, bei Pkw bieten sich Leasing-Gesellschaften oder Banken als Partner an. Aber: Welche individuelle Kombination ist für den Fuhrpark optimal?

Der Vergleich der reinen Leasing-Raten greift hier bei Weitem zu kurz. Ein Beispiel: Wenn Leasinggesellschaft A einen Schadensfreibetrag bei Vertragsablauf von 250 Euro einräumt, entsteht allein daraus ein Vorteil gegenüber einem Vertragspartner ohne diesen Freibetrag – und in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen können sich zusätzliche Kostenfallen verstecken, das bekannteste Beispiel ist die Fahrzeugrückgabe.

Ein weiterer Aspekt sind die Angebotspreise, die fahrzeugbezogen oder sogar nach Laufleistung deutlich variieren: Eine Leasing-Gesellschaft kann Fahrzeuge der Marke A besonders günstig anbieten, fällt aber bei Marke B hinter anderen Gesellschaften zurück. Erst der richtige Mix aus Fahrzeugtyp, Laufleistung und dem stetigen Benchmark unterschiedlicher Leasing-Geber entlastet die Kostenstelle „Fuhrpark“.

Eine Kernforderung ist, dass die unterschiedlichen Finanzierungsformen, Fahrzeugtypen und mehrere Finanz- und Leasinganbieter mit modernen Methoden der Datenbanktechnik miteinander verknüpft werden. Dabei helfen unabhängige Gesellschaften für Fuhrparkmanagement, die die komplexen Verwaltungs- und Entscheidungsprozesse im Auftrag und im Interesse des Kunden steuern. Der Fuhrparkbetreiber reduziert an dieser Stelle seine Personal -und Prozesskosten, indem er das Know-how und die IT-Struktur eines spezialisierten Dienstleisters nutzt.

Die erste Phase einer solchen Zusammenarbeit besteht in der Aufnahme des Ist-Zustands. Die Analyse erfasst die existierende Flotte unter Berücksichtigung gewachsener Geschäftsbeziehungen. Der Flottenbetreiber erhält damit ein realistisches Bild der Bestandssituation. Nun greifen weitere Optimierungsmechanismen: Ausschreibungen zu Beginn einer Periode (wobei die kostenrelevanten Vertragsklauseln zur Vergleichbarkeit in monetäre Werte umgerechnet werden müssen) und ein kontinuierliches Benchmarking sichern den Zugriff auf die besten Angebote. Ein professionelles Schadens- und Wartungsmanagement begleitet die Fahrzeuge von der Beschaffung bis zur Verwertung. Die Verwaltung auf Kundenseite wird damit erheblich entlastet.

Der Fuhrparkbetreiber erhält detaillierte Statusberichte und eine umfassende Transparenz über seinen Fuhrpark und über die Fuhrparkkosten. Ein professionelles Fuhrparkmanagement wird damit zum positiven Ertragsfaktor, da direkte und indirekte Einsparungen – Betriebs- und Personalkosten – realisiert werden.

Thomas Reiter, thomas.reiter@carprofessional.de