Das Firmen-Image wird zunehmend stark vom Internet-Auftritt beeinflusst. Content-Management-(CM)-Systeme können helfen, mit geringem Aufwand ein professionelles „Gesicht“ im Web zu formen und zu pflegen. Mit diesen Werkzeugen lässt sich eine große Datenmenge verschiedener Inhalte und Formate schnell und effizient aufbereiten und attraktiv auf der firmeneigenen Website ins Netz stellen.
Dabei nutzen CM-Systeme ein entscheidendes Prinzip: Sie benötigen Informationsinhalte oder -quellen nur einmal, machen die daraus gewonnenen Daten aber vielfach und in unterschiedlicher Form verfügbar. Damit helfen sie eine Herausforderung zu bewältigen, mit der alle Unternehmen kämpfen: Wie lässt sich die Flut an Informationen so verarbeiten, dass zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort die richtigen Daten zur Verfügung stehen?
Wer nach den Anforderungen für ein CM-System zur Erstellung und Pflege einer Website fragt, sollte wissen: Das System ist umso effizienter, je besser und einfacher es die IT-Landschaft eines Unternehmens – also die bereits vorhandenen IT-Systeme und Daten etwa aus Adress- oder Produkt-Datenbanken – integrieren kann und offen ist für künftige (Software-)Entwicklungen. Vor diesem Hintergrund lassen sich folgende Empfehlungen für den Einsatz gerade in kleinen und mittleren Unternehmen geben:
- Der maßgeschneiderte und schrittweise Aufbau von Online-Diensten, Web- oder Intranet-Auftritten sollte möglich sein. So lassen sich neue Anwendungen (zum Beispiel ein Einkaufsshop oder ein „Helpdesk“ für den Kundensupport) mit wenig Aufwand ergänzen oder erweitern - je nach Investitionsbereitschaft.
- Alle Anwendungsmodule sollten sich direkt in bestehende Web-Auftritte einbinden lassen und keinen Aufbau zusätzlicher Webseiten nötig machen.
- Das System sollte es erlauben, Inhalte selbst zu pflegen, um Aufwand und Kosten zu sparen.
- Die Bedienung sollte ergonomisch und nutzerfreundlich, also intuitiv möglich sein sowie keine Programmierkenntnisse und damit Schulungen erforderlich machen.
- Das CM-System sollte die Arbeitsabläufe (Workflow) bei der Erstellung von Beiträgen und der Eingabe von Inhalten abbilden können. Für die Veröffentlichung von Beiträgen sollte es Berechtigungs- und Freigabeprozeduren geben, die sich je nach Nutzer unterschiedlich festlegen lassen.
- Das System sollte alle gängigen Betriebssysteme und Browser unterstützen.
- Das Erstellen verschiedener Sprachversionen sollte möglich sein.
Man kann nicht oft genug betonen: Die Datenintegrationsfähigkeit eines CM-Systems entscheidet über dessen Zukunftspotenzial. Insofern werden abgeschlossene Insellösungen etwa nur für Webcontent-Management schnell zu Kostenfallen. Diese können dann zuschnappen, wenn ein Unternehmen an Erweiterungen oder eine übergreifende Steuerung von Informationsflüssen denkt.
Gerade dieser Trend ist aber schon da: Unter der Überschrift Enterprise-Content-Management werden Informationen unternehmensweit nutzbar gemacht für die Ausgabe auf stationäre und mobile Endgeräte. Dateisysteme, Stammdatenhaltung, Dokumentenverwaltung, Warenwirtschaft oder Customer Relationship Management werden vernetzt – auch mit Schnittstellenlösungen für Kunden und Zulieferer. So können Verkäufer und Kunde oder Produktmanager und Entwickler Informationen einfacher austauschen. Content-Management wird hier zum Modell für die firmenübergreifende Kommunikation und Wissensvermittlung. Selbst wer zunächst nur für Web-Content-Management plant, sollte dies beachten.
