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Welche Angaben müssen in die E-Mail?

War es bislang strittig, ob auch E-Mails zu den angabepflichtigen Geschäftsbriefen zählen, so hat der Gesetzgeber nunmehr mit den zum Jahresbeginn 2007 in Kraft getretenen Änderungen („Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister“ EHUG vom 10. November 2006) Klarheit geschaffen: Geschäftsbriefe „gleich welcher Form“ fallen unter die Angabepflicht, damit also auch geschäftliche E-Mails.

Bei einer GmbH müssen beispielsweise der Name mit Rechtsformzusatz, der Sitz der Gesellschaft, der Sitz des Registergerichts und die Handelsregisternummer sowie die Vor- und Zunamen aller Geschäftsführer aufgeführt werden. Die steuerrechtlichen Pflichtangaben aller Unternehmer (z.B. Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer) müssen nur genannt werden, soweit der Geschäftsbrief per E-Mail oder in sonstiger Form eine Rechnung darstellt. Nicht im Handelsregister eingetragene Kleingewerbetreibende und BGB-Gesellschafter müssen Pflichtangaben nach der Gewerbeordnung beachten, die durch das EHUG nicht geändert worden sind. Sie müssen bislang auf Geschäftsbriefen mit ihrem ausgeschriebenen Vor- und Zunamen auftreten und ab dem 22. Mai 2007 zusätzlich die Adresse angeben.

Obwohl die Definition des Geschäftsbriefs in der Gewerbeordnung nicht konkretisiert worden ist, rät die IHK auch Kleingewerbetreibenden zur Vermeidung von Rechtsrisiken dringend, die für sie geltenden Angaben im E-Mail-Verkehr zu verwenden.

Der IHK sind durch ihre Mitgliedsunternehmen bereits mehrere Abmahnungen bekannt geworden, so etwa von einer Firma Iglusoft aus Gießen, die gleich pauschale Aufwendungen in Höhe von 137 Euro verlangt. Bezeichnenderweise beachtet die Firma Iglusoft in ihren E-Mails die Pflichtangaben selbst nicht, die sie von anderen einfordert. Ob fehlende Pflichtangaben überhaupt zur Abmahnung berechtigen, ist zweifelhaft. Dafür wäre eine erhebliche Beeinträchtigung erforderlich, von der man kaum sprechen kann. Die IHK empfiehlt dennoch, die neuen Vorgaben schnell umzusetzen.

Die IHK bietet auf ihrer Internet-Seite www.ihk-nuernberg.de ein Merkblatt „Angaben auf Geschäftsbriefen“ mit umfassenden Informationen an, aufgegliedert nach den einzelnen Rechtsformen.

 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 03|2007, Seite 29

 
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