In vielen Unternehmen und Institutionen ist der Überblick über die eigene IT-Infrastruktur verloren gegangen. Spezielle Bibliotheken und Datenbanken bringen Ordnung in das System.
Über die Jahre werden hier neue Programme installiert, dort neue PCs angeschafft: So sammeln sich in Betrieben und Institutionen unterschiedlichste IT-Werkzeuge an, von denen jedes für die Verfügbarkeit von bestimmten Systemen und Anwendungen eine Rolle spielt. Diese Werkzeuge unterhalten alle ihre eigenen unabhängigen Datenbanken. Das Problem dabei: Die Verantwortlichen können nur noch Bruchstücke des Gesamtprozesses übersehen. Umfassende und präzise Aussagen zum gesamten IT-Ablauf können nur umständlich und mit hohem Aufwand getroffen werden.
Demgegenüber ist die CMDB Configuration Management Database ein ganzheitlicher Ansatz, der alle Daten umfasst. Dazu gehören z.B. Stammdaten, Leistungsdaten, Vorgangs- und Verrechnungsdaten und deren Relation zueinander. Diese Daten müssen nicht alle zwingend durch die CMDB verwaltet werden. Es gibt immer führende und nachgelagerte Systeme, die durch eine Automation miteinander verbunden sind.
Bessere Kostenkontrolle
Für die IT-Verantwortlichen im Unternehmen liegt – auch im Umgang mit externen Dienstleistern – ein
wesentlicher Vorteil darin, dass durch diese Transparenz Kosten konkret zugeordnet werden können. Damit wird die
Einführung einer verursachergerechten Leistungsverrechnung erleichtert. Außerdem wird durch die CMDB die genaue
Historie von Hard- und Software dokumentiert, so dass auch Störungen und Fehler genau identifiziert werden
können. Das erleichtert beispielsweise die Entscheidung, ob Geräte gewartet, repariert oder neu angeschafft
werden sollten. Auch lassen sich Leistungspakete leichter definieren und damit der damit verbundene Aufwand.
Nicht zuletzt für die IT-Abteilungen in den Unternehmen hat das Vorgehen einen ganz handfesten Vorteil: Sie können ihren Beitrag zum Geschäftserfolg genau belegen – und mit diesen Argumenten eventuell auch Forderungen entgegentreten, Teile der IT-Organisation im Zuge des Outsourcing nach außen zu vergeben. Die IT-Abteilung kommt aus der Rechtfertigungsecke heraus und reagiert nicht mehr nur auf Anforderungen aus dem Hause. Sie kann vielmehr selbst aktiv werden, die Geschäftsführung auf notwendige Veränderungen der IT-Organisation hinweisen und damit letztlich zum Geschäftserfolg aktiv beitragen. Für die Geschäftsleitung wird die IT messbar und transparent, sie wird deren Leistung und Qualität stärker anerkennen. Die Kennzahlen aus der CMDB erleichtern ihr auch die Entscheidung, welche IT-Projekte vorrangig realisiert werden sollten. Es wird deutlich, dass die IT-Abteilung kein Selbstzweck und keine bloße Servicestelle ist, sondern dass sie ein Rückgrat des Unternehmens bildet, das für den Unternehmenserfolg unverzichtbar ist.
Auch die Anwender profitieren, wenn die betriebliche IT derart transparent organisiert ist: Störungen können beispielsweise rascher behoben werden. Denn wenn die Konfiguration des gesamten Arbeitsplatzsystems genau hinterlegt ist, kann diese umgehend und vollständig wieder hergestellt werden, sollte ein Ersatz durch neue Geräte erforderlich sein. Zudem hat der Anwender jederzeit einen Überblick über die von ihm in Anspruch genommenen Leistungen.
Eine einheitliche und qualitative Datenbasis ist also die Voraussetzung dafür, dass der IT-Service nachvollziehbar ist und dass die technischen und die kaufmännischen Daten der IT-Infrastruktur zusammengeführt werden. Dies verbessert die Qualität und die Reaktionszeit entscheidend, reduziert die IT-Kosten über den gesamten Produkt- bzw. Dienstleistungszyklus und erweitert die Handlungsspielräume für Innovationen.
CMDB ist keine fertige Lösung
Die CMDB ist in der Regel nicht als fertige Lösung zu haben, die man als Software-Paket einkauft und schon sind
alle Aufgaben und Probleme passé. Sondern es müssen jeweils die idealen Prozesse definiert werden, die dann mit
Unterstützung einer CMDB in die Praxis umgesetzt und am Laufen gehalten werden. Die ITIL Information Technology
Infrastructure Library als übergeordneter Leitfaden für die IT-Organisation kann bei dieser Prozessdefinition
unterstützen und nimmt viel grundlegende Arbeit ab.
Die Beschreibung der idealen Prozesse ist aber immer eine individuelle Aufgabe – nur so kann man sich auch von Mitbewerbern unterscheiden. Bei der Definition der Prozesse sollte der Problematik der Dienstleistungs- und Produktvielfalt besonderes Augenmerk zukommen. Die meist weit klaffende Schere zwischen „Was braucht mein Anwender?“ und „Was will der Anwender?“ wirft viele Fragen hinsichtlich der Kosten und der Qualität von IT-Dienstleistungen auf.
Aus all diesen Gründen ist der Aufwand für die Einführung einer CMDB nicht zu unterschätzen. Es soll nicht verschwiegen werden, dass mit einer zeitlichen Beanspruchung im Mannmonate-Bereich zu rechnen ist. Beachtet werden sollten dabei die Ankopplung an führende (z.B. Personalwesen) beziehungsweise nachgeordnete Systeme (z.B. Active Directory, Rechnungswesen) sowie die exakte Beschreibung, Planung und Strategie der eigenen idealen Prozesse. So sollte z.B. im Falle des Ausscheidens eines Mitarbeiters im Unternehmen dessen Kennung automatisiert in allen Anwendungen gesperrt und er von allen kostenträchtigen Verfahren abgemeldet werden.
Schon an diesem kleinen Beispiel zeigt sich, dass sich der einmalige Aufwand für die Einführung einer CMDB unter ITIL-Gesichtspunkten lohnt. Gemäß dem trefflichen Vergleich: „Ich kann meine Axt nicht schärfen, da ich doch erst Holz hacken muss.“
