In die Tiefe der Kennzahlen vordringen

Für viele ist es nicht mehr als eines dieser Zauberworte, die die IT-Branche regelmäßig ausgibt. Für andere aber ist BI oder Business Intelligence das strategische Werkzeug, um ein Unternehmen zu führen. Führen bedeutet dabei, einen evolutionären Kreislauf von Kontrolle, Prognose, Steuerung und Planung in der Firma zu schaffen, denn mit BI können alle informationstechnischen Instrumente zusammengefasst werden, die das Auswerten von unternehmensweit verfügbaren Fakten unterstützen. Mit IT-Instrumenten ist im engeren Sinn Software der BI-Hersteller gemeint, im weiteren Sinn aber, wie es Projektspezialisten sehen, stehen auch Organisation, Prozesse, Technologie und Software im Blickpunkt.

Natürlich gab es ähnliche Modelle schon immer in der IT. Damals hießen sie Executive Information, Management Information oder Decision Support Systems. Das Konzept Business Intelligence geht über diese Einzelsysteme hinaus. BI beschreibt die Zugriffs- und Analysemöglichkeiten von Anwendern auf eine Vielzahl von im Unternehmen gespeicherten Informationen. Damit sind vor allem die Analyse und das Reporting bzw. das Berichtswesen gemeint.

Mehrdimensionale Datenwürfel
BI wurde sehr stark geprägt durch Analysemöglichkeiten, die das multidimensionale Datenmodell ermöglichte. Dahinter verbirgt sich etwas ganz Simples, was z.B. Analysten schon immer taten: Die Auswertung nach Dimensionen und Fakten. Wie viel Umsatz (Fakt) machen wir pro Region (Dimension), pro Produktgruppe oder pro Vertriebsorganisation? Wie viel Ausschuss produzieren wir pro Produktgruppe, Fertigungsstandort, Fertigungslinie, Schicht oder Wochentag? Die Summe all dieser Sichten wird Würfel genannt. BI-Hersteller wie Microsoft, Cognos, Oracle, SAS und SAP bieten heute Werkzeuge, die diese Würfel in hoher Flexibilität und Funktionalität auswerten und zum Teil auch speichern. Deren Analyse gibt dem Anwender einen sehr tiefen Einblick in die Kennzahlen oder Fakten. Gleichzeitig hat er heute eine große Flexibilität, was das Layout der Ergebnisse angeht.

Berichtswesen
Das Berichtswesen unterteilt sich in dynamisches und statisches Reporting, das dem Anwender mehr oder weniger Freiheit bezüglich der Gestaltung der Berichte und der Auswahl der Inhalte erlaubt. Im einfachsten Fall ist ein statischer Bericht ein Dokument, das zu einem bestimmten Zeitpunkt in festem Layout genau die Informationen liefert, die ein Benutzer sehen darf und will. Die Analysten haben dabei die Freiheit der Gestaltung und der Auswahl der Daten, müssen aber auch in der Lage sein, die komplizierten Werkzeuge zu bedienen. Berichtsempfänger erhalten einen für sie gestalteten Bericht mit den Kennzahlen, den sie sehen wollen und sehen dürfen, ohne die Bedienung eines BI-Werkzeuges beherrschen zu müssen. Berichte werden meist automatisch verteilt (Push), während die Analysten aktiv in Datenbeständen (Pull) suchen.

Noch weiter geht die Analyse über das so genannte Data Mining. Hierbei wird das Entdecken und Identifizieren von interessanten, nützlichen und unbekannten Informationen, Mustern und Strukturen unterstützt. Konsequent betriebene BI umfasst heute mehr oder minder all diese Bereiche insgesamt, also statisches, dynamisches Reporting, Analyse und Data Mining. Business Intelligence beschäftigt sich übrigens nicht primär damit, wo sich die Daten in welcher Form befinden, denn hierzu gibt es das Data Warehouse. Früher griffen Informationssysteme direkt auf die operativen Daten zu. Das führte zu erheblichen Störungen des Betriebes. Ein ressourcenintensiver Bericht brachte zu Spitzenzeiten durchaus einmal das gesamte System zum Kollabieren. Die Lösung fand man in der redundanten Speicherung benötigter Daten im Data Warehouse (DWH). Hier konnten Anforderungen wie die optimale Aufbereitung der Daten für Analysen, die Historisierung sowie die Integration unterschiedlicher operativer System und zusätzlicher externer Informationen umgesetzt werden.

Ohne DWH geht heute in größeren Unternehmen kaum etwas, denn durch unterschiedliche Systeme, Zeitfenster, gewachsene Strukturen oder ganz einfach aus persönlichen Interessen werden Daten und Informationen von Mitarbeitern oft ganz unterschiedlich interpretiert. Man kann sich die Diskussionsrunden gut vorstellen, wenn Controller, Vertriebsleiter, Produktionsleiter und Vorstand mit unterschiedlichen Sichten auf die Daten eines Unternehmens endlose Diskussionen führen, ohne die relevanten Informationen für eine tragfähige Entscheidung zu haben.

Datenmanagement
Das A und O jedes BI-Projekts ist aber zuerst einmal das Datenmanagement. Es führt die Daten aus den unterschiedlichen operativen Systemen und externen Quellen zusammen. In typischen DWH/BI-Projekten liegt sein Anteil bei ca. 80 Prozent des Gesamtaufwandes. Dies ist begründet durch die vielgestaltigen Datenquellen und -strukturen. Unterschiedliche Formate in unterschiedlichen Systemen mit abweichenden Bedeutungen und andere Inkonsistenzen müssen vor der Integration in ein DWH in einen homogenen Zustand überführt werden. Die Herausforderungen der Datenintegration liegen demnach sowohl im technischen als auch im betriebswirtschaftlichen Bereich. Deshalb müssen Fachabteilung und IT zusammenwirken, was eine der größten Herausforderungen für DWH/BI-Projekte ist. Es bleibt auch nicht beim Einmalaufwand: Das DWH wurde früher monatlich oder wöchentlich aktualisiert. Heute geht der Trend zum täglichem Abgleich bzw. er erfolgt ständig direkt nach dem Erzeugen der Daten im operativen System (Near bzw. Real Time).

BI kann aber nicht nur ein grundlegendes Instrument sein, um das Unternehmen erfolgreich zu steuern. Marketing und Vertrieb profitieren mindestens ebenso von BI-Systemen, die dort gerade erst langsam, aber mit stetig wachsender Resonanz Einzug halten. Nötig ist dann ein auf die Kunden bezogenes Data Warehouse, das operatives Kundenbindungsmanagement (Customer Relationship Management CRM), Kampagnen-Management und vieles mehr in den Vertriebs- und Marketing-Kreislauf integriert. Der Aufwand rechnet sich aber auch hier, wie viele Erfolgsgeschichten zeigen, denn nur wer sein Unternehmen transparent macht und das Verhalten seiner Kunden genau kennt, ist heute auf operativer, taktischer und strategischer Ebene vor Überraschungen gefeit oder kann rechtzeitig gegensteuern.