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Online lassen sich die Meinungen der Beschäftigten weit effizienter abfragen, als dies in Papierform möglich ist. Von Nadja Jeutner

Arbeitsklima, Zufriedenheit mit der eigenen Tätigkeit und mit der Führung, Unternehmenskultur, Gehalt, Sozialleistungen, Personalentwicklung und interne Kommunikation: All dies können Themen für Mitarbeiterbefragungen sein. Um die Akzeptanz dieses Instruments und die Veränderungsbereitschaft zu erhöhen, sollten die wichtigsten Resultate zeitnah zur Verfügung stehen und Maßnahmen und Ziele offen kommuniziert werden. Werden sowohl Zufriedenheit als auch die Wichtigkeit bestimmter Aspekte abgefragt, können Verbesserungsmaßnahmen sofort mit Prioritäten versehen werden. Bereiche, bei denen hohe Unzufriedenheit herrscht und die zudem von den Mitarbeitern als wichtig erachtet werden, werden zuerst angegangen.

Vermehrt setzen die Unternehmen auf Online-Fragebögen. Sie sind im Vergleich zu Papier weitaus kostengünstiger. Die Zeit von der Verteilung der Fragebögen bis zum Bericht werden verkürzt. Gleichzeitig steigt die Datenqualität. Medienbrüche werden vermieden. Den vollen Kosten- und Nutzenvorteil haben insbesondere die Unternehmen, deren Mitarbeiter ausnahmslos online zu erreichen sind. Der zusätzliche Einsatz von Papierfragebögen (zum Beispiel für Mitarbeiter in der Produktion) oder das Aufstellen von Terminals reduziert naturgemäß den Kostenvorteil.

Filtertechniken geben dem Mitarbeiter den schnellsten Weg durch den Fragebogen vor. Das System reagiert auf das Antwortverhalten und zeigt dem Mitarbeiter ausschließlich Fragen, die für ihn relevant sind (die Aufforderung „weiter mit Frage XY“ entfällt). Das Ergebnis: Die Rücklaufquote von Online-Befragungen ist im Vergleich zu papiergestützten deutlich höher.

Mit zunehmender Komplexität der Befragung wächst der Vorteil, den Unternehmen aus Online-Befragungen ziehen können. Manche Analysen bleiben nur mit Hilfe der Online-Technologie in einem angemessenen finanziellen Rahmen. Klassisches Beispiel: Internationale Befragungen können online sehr effizient und in den verschiedenen Landessprachen durchgeführt werden.

Komfortable Auswertung
Schon während der Online-Mitarbeiterbefragung erhält der Projektverantwortliche Rückmeldungen über die aktuellen Ergebnisse. Die Befragungsdaten können jederzeit heruntergeladen und in Programmen wie Excel, SPSS oder Access ausgewertet werden.

Zur Verfügung stehen bei einigen Systemen auch zusätzliche Berichtsfunktionen; die manuelle Erstellung komplexer Berichte wäre dagegen sehr zeitaufwändig. Nach Beendigung der Befragung können per Knopfdruck aussagekräftige Berichte als PDF- und RTF-Datei oder in Excel erzeugt werden. Auch die Skalierung und Verteilung der Berichte (wer bekommt welchen Bericht) kann nach einem Organigramm festgelegt werden und somit nach Abschluss der Befragung automatisiert erfolgen. Im Gegensatz zur „Papier-Umfrage“ gewährleistet die automatische Produktion von Berichten, dass diese sofort vorliegen und die Verantwortlichen umgehend entsprechende Maßnahmen einleiten können.

Da die Fragebögen anonymisiert sind, also keine Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeiter zulassen, sollten statistische Angaben erhoben werden. Ergebnisfilterungen ermöglichen dann Auswertungen nach Abteilung, Standorten, Dienstalter, Geschlecht oder Rangstufe.

Online-Befragungen sind also in der Regel effizienter als papiergestützte Befragungen, bieten aber auch neue Möglichkeiten, die manuell überhaupt nicht oder nur mit sehr hohem zeitlichen und finanziellen Aufwand zu bewerkstelligen wären.

Zu den komplexen und gleichzeitig sehr „sensiblen“ Befragungen gehört zum Beispiel die Beurteilung von Vorgesetzten. Hier soll den Führungskräften der Unterschied zwischen Eigen- und Fremdwahrnehmung aufgezeigt werden.

Führungskräfte werden entweder durch unterstellte Mitarbeiter („Bottom-up-Ansatz“) oder in einem sogenannten „360-Grad-Feedback“ bewertet. Beim „360-Grad-Feedback“ werden Kollegen auf gleicher Hierarchie-Ebene und Vorgesetzte gebeten, die Führungsleistung zu beurteilen. In besonderen Fällen können auch Kundeneinschätzungen wertvolle Informationsquellen zur Leistungsfeststellung sein.

Je mehr Führungskräfte sich dem „360-Grad-Feedback“ stellen und je größer die Anzahl der antwortenden Teilnehmer ist, desto aufwändiger gestaltet sich eine manuell organisierte Umfrage. Online spielt die Anzahl dagegen keine Rolle.

Online-Befragungen lohnen sich für alle Unternehmen, zu deren Firmenkultur die Einbindung der Mitarbeiter gehört. Dabei rechnet sich das Medium Online vor allem für die Unternehmen, die mehrere Befragungen durchführen oder die mehr als 500 Mitarbeiter befragen. Auch für Betriebe, die Wert auf die automatisierte Erstellung von Berichten legen, ist die Online-Befragung ein geeignetes Instrument.

Externer Kontakt: Nadja Jeutner ist Marketing Manager bei Information Factory in Nürnberg, Software-Haus und Dienstleister für Online-Befragungen (nadja.jeutner@information-factory.com).
 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 02|2008, Seite 28

 
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