Für die Kommunikation per Brief und per Telefon geben viele Unternehmen klare Regeln vor. Beim E-Mail fehlt es dagegen häufig an angemessenen Umgangsformen.
Mit Textbausteinen und DIN-Normen wird die Briefkorrespondenz geregelt, in Seminaren wird vermittelt, wie man sich am Telefon benimmt. Die E-Mail-Bearbeitung wird dagegen oft als Stiefkind behandelt, bei der jeder agiert, wie es ihm gerade in den Sinn kommt. Dabei ist auch beim Mailen guter Stil wichtig. Zudem gelten rein rechtlich gesehen für E-Mails die gleichen Vorgaben wie für die sonstige Geschäftskorrespondenz. Die Unternehmen sind verpflichtet, die auf normalem Geschäftspapier üblichen Angaben über Geschäftsführer, Adresse, Steuernummer etc. anzugeben. Am besten geht das über eine Signatur, die beim Verfassen einer neuer E-Mail automatisch eingefügt wird und deren Gestaltung für alle Mitarbeiter vorgegeben sein sollte.
Darüber hinaus bestimmt auch der Stil der E-Mails das Erscheinungsbild des Unternehmens mit. Mit zehn Regeln lässt sich der Auftritt verbessern:
Aussagekräftige Betreffzeile: Bei der täglichen E-Mail-Flut ist ein eindeutiger Betreff wichtig, damit die Mitteilung auch die nötige Aufmerksamkeit bekommt und entsprechend schnell bearbeitet wird. Konkrete Betreffzeilen wie "Vertriebsleitertreffen am 14. April" oder "Bestellung Notebook AD 307" sind besser als "Verschiedenes" oder einfach "hallo".
Abkürzungen vermeiden: Nur wenige Adressaten verstehen Kürzel wie "a.s.a.p." oder "U.A.w.g.", die zudem unhöflich wirken. Ein freundlicher Satz ist fast genauso schnell formuliert.
Keine Smileys: Zugegeben, manche Smileys sind ja ganz putzig. Aber verziert man Briefe mit kleinen Zeichnungen, um die "freundlichen Grüße" grinsen zu lassen? Zudem werden bei einigen E-Mail-Programmen Smileys nicht korrekt empfangen und kommen deshalb unlesbar an.
Vorsichtiger Umgang mit "cc": Es ist eine weit verbreitete Unsitte, allen möglichen Personen eine Datei zur Information (Adresszeile "cc") zu schicken. Meist geht es den Absendern nur darum, keine Verantwortung zu übernehmen mit der Einstellung: Aber Herr Müller und Herr Schmidt wussten doch auch Bescheid.
Briefgeheimnis wahren: Sobald eine E-Mail an Sie persönlich adressiert ist, dürfen Sie sie nicht einfach ohne das Einverständnis des Absenders weiterleiten. Sie verletzen sonst das Briefgeheimnis.
Unnötige Anhänge vermeiden: Oft werden E-Mails mit riesigen Anhängen unbedacht weitergeleitet. Angefügt werden sollten nur Dateien, die für den Empfänger wirklich notwendig sind.
E-Mails zügig beantworten: Das heißt nicht, dass jede Arbeit sofort unterbrochen werden muss, sobald eine neue E-Mail am Bildschirm erscheint. Aber regelmäßig und mehrfach am Tag sollte der Posteingang angesehen und die wichtigsten E-Mails dann gleich im Block beantwortet werden. Empfehlenswert ist ein kurzer Zwischenbescheid, wenn die Beantwortung länger dauert.
Rechtschreibung sowie Groß- und Kleinschreibung beachten: Auch beim schnellen Medium E-Mail gelten die Rechtschreibregeln. Vor dem Abschicken sollten die Mails unbedingt auf Rechtsschreibfehler überprüft werden, um beim Empfänger den Eindruck der Schlamperei zu vermeiden. Eine Unsitte ist es, in einer E-Mail alle Wörter klein zu schreiben. Soviel Zeit muss einfach sein, die Groß- und Kleinschreibung zu beachten.
Nicht impulsiv schreiben: Für viele ist die Versuchung groß, auf unliebsame E-Mails schnell mit einer geharnischten Antwort zu reagieren. Stattdessen sollte man etwas Zeit verstreichen und den ersten Zorn verrauchen lassen. Das erspart zusätzlichen Ärger.
Für Vertretung sorgen: Während einer Weiterbildung, einer Geschäftsreise oder bei Krankheit und Urlaub kann man selbstverständlich nicht ständig die geschäftlichen E-Mails im Auge haben. Hier sollte eine Vertretungsregelung selbstverständlich sein oder eine automatische E-Mail, die die Geschäftspartner darüber informiert, wann man wieder erreichbar ist und an wer die Vertretung übernommen hat.
