Präzise Ausrichtung

Mitarbeitergespräche sind immer eine Herausforderung für Führungskräfte. Das gilt im Besonderen auch für Gespräche über Zielvereinbarungen, bei denen man häufig auch offen und konstruktiv Kritik üben muss. Für die Führungskräfte bedeutet dies: Gefragt sind sorgfältige Vorbereitung, Kommunikationsfähigkeit, Feingefühl sowie die Bereitschaft, sich intensiv mit dem Mitarbeiter zu beschäftigen. Wie peilt man gemeinsam realistische Ziele an? Diese fünf Punkte können dabei helfen:

1. Nehmen Sie sich Zeit für die Vorbereitung
Planen Sie etwa eine Stunde für die Vorbereitung ein, denn vor einem Zielvereinbarungsgespräch sind etliche Fragen zu klären, z.B.:

• Was hat der Mitarbeiter seit dem letzten Zielgespräch geleistet?
• Welche Projekte hat er geleitet bzw. woran hat er mitgewirkt?
• Hat er die vereinbarten Ziele erreicht? Wenn nein, welche Gründe sehen Sie dafür (Konjunktur, Unternehmen, Mitarbeiter, Führung)?
• Was erwarten Sie als sein Chef von ihm?
• Welche Ziele wollen Sie mit ihm für das kommende Jahr vereinbaren?

2. Erstellen Sie einen Gesprächsleitfaden mit individuellen Notizen

• Eröffnen Sie das Gespräch mit persönlichen und freundlichen Worten.
• Besprechen Sie dann die Ziele des vergangenen Jahres: Hier macht es Sinn, den Mitarbeiter zunächst seine Sicht der Zielerreichung darstellen zu lassen. So erfahren Sie etwas über seine Selbsteinschätzung. Sollten unterschiedliche Einschätzungen vorliegen, gilt es, Gründe dafür zu suchen: Haben Sie die Messkriterien für das Ziel unterschiedlich interpretiert? Haben Sie unterschiedliche Informationen, auf denen Ihre Einschätzung basiert?
• Im nächsten Schritt vereinbaren Sie die Ziele für das kommende Jahr. Legen Sie dem Mitarbeiter die vorgegebenen Ziele dar und erklären Sie, welche künftigen Anforderungen und Aufgaben sich daraus für ihn ergeben.
• Erarbeiten Sie mit dem Mitarbeiter seine konkreten Ziele, Schwerpunkte und Prioritäten für den definierten Zeitraum. Diskutieren Sie mit ihm, wie er die Ziele umsetzen will. Aber auch, welche Schwierigkeiten dabei auftreten könnten und wie er damit umgehen könnte.
• Dokumentieren Sie die Ergebnisse des Gesprächs und fassen Sie das weitere Vorgehen kurz zusammen.
• Beenden Sie das Gespräch positiv und motivierend.

3. Formulieren Sie Ziele präzise.

Ziele gemeinsam mit dem einzelnen Mitarbeiter zu erarbeiten und zu vereinbaren, erscheint oft als eine schwierige, zeitraubende und manchmal sogar lästige Aufgabe. Aber die Zeit ist gut investiert, denn so sind Ziele tragfähiger und die Mitarbeiter sind motivierter, sie zu erreichen.
Die "Smart"-Regel hilft bei der Formulierung:
S = spezifiziert: ein Ziel sollte klar und präzise formuliert sein.
M = messbar: Sie müssen messen können, wann das Ziel tatsächlich erreicht ist.
A = angemessen: Es muss dem Mitarbeiter möglich sein, das Ziel mit seinen Fähigkeiten, Kenntnissen, und seinem Informationsstand zu erreichen.
R = relevant: Das Ziel sollte für alle Beteiligten akzeptierbar und motivierend sein.
T = terminiert: Bestimmen Sie einen Endtermin für die Erreichung des Ziels.

4. Was tun, wenn der Mitarbeiter die Ziele für nicht erreichbar hält?
Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, warum er die Ziele für unrealistisch hält. Nehmen Sie ihn ernst und zeigen Sie ihm das. Oft sind solche Bedenken durchaus hilfreich, um das Ziel zu präzisieren. Diskutieren Sie gemeinsam, unter welchen Voraussetzungen die Ziele dennoch realisierbar wären. Achten Sie dabei immer wieder auf die unausgesprochenen Gefühle des Mitarbeiters. Lieber investieren Sie hier etwas mehr Zeit und klären alle offenen Punkte, als dass die Umsetzung des Ziels später genau an den "unausgesprochenen" Bedenken scheitert.

5. Was tun, wenn Sie den Mitarbeiter kritisieren müssen?

• Sagen Sie konkret, was Sie stört bzw. welches Verhalten Sie kritisieren. Belegen Sie es mit Beispielen. Beziehen Sie sich dabei auf beobachtbares Verhalten.
• Reden Sie nicht um den heißen Brei herum! Sagen Sie gleich zu Beginn, worum es Ihnen geht. Drücken Sie klar und dennoch konstruktiv Ihre Kritik aus.
• Verwässern Sie Ihre Kritik nicht. etwa mit Worten wie "etwas", "manchmal", "vielleicht".
• Machen Sie Pausen: Geben Sie dem Gesprächspartner Zeit, das Gehörte zu verarbeiten.
• Bleiben Sie konstruktiv: Richten Sie immer den Blick in die Zukunft: Welches Verhalten wünschen Sie sich konkret? Was soll sich ändern?
• Treffen Sie Vereinbarungen: Was will der Mitarbeiter konkret tun, um sein Verhalten zu ändern?