Spezielle Software-Lösungen tragen dazu bei, dass Mitarbeiter und Teams sich besser abstimmen und Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Von Klaus Kiefer
Na dann: Auf gute Zusammenarbeit. Kooperationen beginnen oft mit diesem freundlichen Wunsch. Zu Recht, denn der Erfolg eines gemeinsamen Vorhabens ist von vielen Faktoren und Rahmenbedingungen abhängig. Schließlich sind meist viele Anforderungen zu berücksichtigen, Vorschläge zu prüfen und eine Fülle an Unterlagen und Daten auszutauschen. Aber die scheinbare Nebensächlichkeit, den Informationsfluss einer Arbeitsgruppe zu organisieren, ist oft ein Projekt für sich. Denn wer trägt etwa Sorge dafür, dass jeder Projektbeteiligte Zugriff auf die Dokumente erhält, die für die Erledigung der zugeteilten Aufgaben erforderlich sind? Und wer kümmert sich darum, dass die relevanten Informationen stets "gepflegt" und in einer aktuellen Fassung bereitstehen?
Dabei sind die Zeiten, in denen Skizzen und Projektzeitpläne das Haus im Briefkuvert verlassen, lange vorbei. Projektinformationen sind Daten, die durch spezialisierte Software-Anwendungen erstellt und – wo auch immer – gespeichert werden. Eine Datenablage im "Wo auch immer" kann Projektverantwortliche jedoch kaum zufrieden stellen. Zu oft hängt die Qualität ihrer Arbeit davon ab, ob aktuelle Informationen rasch und vollständig verfügbar sind.
Insbesondere dann, wenn unternehmens- oder standortübergreifende Projektteams entstehen, wird der Daten- und Informationsaustausch zur logistischen Herausforderung. Aus Sicht der Teammitglieder entwickelt sich das gegenseitige "Auf dem Laufenden halten" dann rasch zur informationstechnischen Disziplinprobe. Wer ein neues Dokument erzeugt oder Änderungen einbringt, sollte dann daran denken, alle Beteiligten über die Neuerung zu informieren. Danach wäre alles beim Alten. Nur das Briefkuvert heißt heute E-Mail. Und vermutlich kann jeder PC-Schaffende von mindestens einem Fall berichten, in dem dieses Modell nicht oder nur teilweise funktioniert hat.
Welche Funktionen sollte die Software haben?
Welche Funktionen kann eine Software bereitstellen, um die Zusammenarbeit zu verbessern? Software-Hersteller beantworten die Frage mit vielfältigen Lösungsideen. Das Angebot reicht von lokalen Server-Applikationen bis zu Informationsportalen, die den Austausch von Daten und Informationen via Internet erledigen. Alle Lösungen verbindet das Ziel, verteiltes Wissen zu bündeln und – nach Bedarf aufbereitet – auszugeben. Teammitglieder sollen die Informationen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen – ihrer Funktion (Rolle) entsprechend und in der aktuellen Fassung. Collaboration-Lösungen sind meist mit allen grundlegenden Office-Funktionen (wie Teamkalender und Aufgabenverwaltung) ausgestattet, erweitern diese jedoch um gemeinsame Ansichten für alle Teammitglieder. Termine und Aufgaben können so übergreifend und z.B. anhand von Arbeitsgruppen geplant und abgestimmt werden. Dazu bieten viele Anbieter Kommunikationshilfen, die gemeinsame Planungen etwa durch "Online-Diskussionen" (Chat) oder "Abstimmungen" unterstützen. Viele Entscheidungen können dadurch schneller und effizienter gefunden werden.
Die wohl größte Arbeitshilfe entsteht jedoch aus der Zusammenführung und Bündelung von Dokumenten und Informationen, die in gemeinsamen Bibliotheken abgelegt werden. Dokumentzugriffe werden, wie in lokalen Netzwerken, durch übergeordnete Berechtigungen reglementiert. Verschiedene Hersteller ergänzen ihre Dokumentverwaltung um Versions- und Benachrichtigungsfunktionen, die ein mehrfaches Arbeiten an einem Dokument erlauben und zugeordnete Benutzer automatisch über etwaige Änderungen informieren.
Die Bedienung erinnert meist an eine Internet-Seite, die – je nach Anbieter – über verschiedene Authentifizierungsverfahren erreichbar ist. Inhalte, Ansichten und Ablagestrukturen können bei vielen Herstellern individuell und nachträglich gestaltet und eingerichtet werden.
Auch für übergreifend agierende Arbeitsgruppen werden zwischenzeitlich viele sinnvolle Lösungen angeboten, die das tägliche "auf dem Laufenden halten" spürbar vereinfachen. Zentral organisierte Arbeitsgruppen, die bereits auf ein technisches (administratives) "Collaboration-Wissen" zurückgreifen können, werden lokale Lösungen im eigenen Netzwerk favorisieren. Für Teamarbeiter, die ihre Aufgaben über Standorte und Netzwerke hinweg koordinieren, kann sich der Einsatz eines Internet-Informationsportals als technisch (und wirtschaftlich) sinnvoller erweisen.
