Papier und elektronische Dokumente werden im Betrieb weiterhin parallel verwaltet. Das bringt erhebliche organisatorische Probleme mit sich, auch rechtliche Anforderungen der Aufbewahrung müssen beachtet werden. Von Norbert Zinkel
Einen Moment, die E-Mail mit den gewünschten Informationen ist gleich zu Ihnen unterwegs." Kurz nach einem solchen Telefonat ist auch schon eine E-Mail mit einem Dateianhang, z.B. einer pdf-Datei, im Posteingang. Und was folgt dann? Meist der gewohnte Druckbefehl, denn man braucht doch ein "greifbares" Dokument. Sicher werden im Zeitalter von E-Mail weniger Informationen per Post oder Telefax versandt als vor einigen Jahren, aber der klassische Posteingang per Papier ist noch immer in allen Unternehmen zu finden. Die parallele Verwaltung von Papier und elektronischen Dokumenten stellt dabei erhebliche organisatorische und auch rechtliche Anforderungen an die jeweilige Organisationsstruktur. In nahezu allen Fällen ergibt sich zwangsläufig eine doppelte Aktenführung im Unternehmen. Papier- aber auch elektronische Akten müssen geführt werden. Aber während die Strukturen der Papierakte in den meisten Fällen durch die Unternehmen definiert sind und "gelebt" werden, sind die Strukturen der "digitalen Akte" gar nicht oder nur ansatzweise geregelt.
Nur unzureichend beantwortet werden folgende Fragen: Wo werden E-Mails, Dateianlagen und selbst erstellte Office-Dokumente archiviert? Welches elektronische Dokument enthält relevante Informationen und ist somit für das Unternehmen wichtig? Wie lange muss ein elektronisches Dokument aufbewahrt werden? Welche rechtlichen Regelungen gelten für elektronische Dokumente? Des Weiteren müssen Unternehmen Arbeitsprozesse auf die Vermischung von Papier- und elektronischen Dokumenten abstimmen. Die Bestellung eines Kunden erfolgt beispielsweise per E-Mail, während die interne Bestellabwicklung, die Weiterleitung der Informationen an Kollegen und Lieferanten sowie die Dokumentation und die Ablage dann teilweise elektronisch und papiergebunden ablaufen. Aus dieser unübersichtlichen Situation ergeben sich unnötige Kopien und Ausdrucke, die an den verschiedensten Stellen im Unternehmen abgelegt und später wiedergefunden werden müssen. Das kostet Zeit und Geld.
Diese Probleme können durch die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS), mit dem eine einheitliche digitale Aktenstruktur aufgebaut wird, gelöst werden. In den digitalen Akten werden Papierdokumente, die mit einem Scanner digitalisiert wurden, und originär digitale Dokumente (z.B. E-Mails, Office-Dokumente, elektronische Rechnungen und Fotos) zusammengeführt. Das entstehende digitale Archiv dient als zentrales und ortsunabhängiges Informations- und Rechercheinstrument für alle berechtigten Mitarbeiter im Unternehmen. Die darin enthaltenen Daten können durch ihre einheitlichen Ablagekriterien und auch ihren Inhalt wesentlich schneller gefunden werden als im Papierarchiv. Das Dokumenten-Management-System entwickelt sich zur persönlichen Suchmaschine. Man spart Zeit und Geld.
Ein Dokumenten-Management-System dient aber nicht nur als zentrale elektronische Akte zum schnellen Wiederfinden von Informationen. Es unterstützt Unternehmen auch dabei, dokumentengebundene Arbeitsprozesse zu definieren, zu dokumentieren und zu standardisieren. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Prüfung von Eingangsrechnungen. Unternehmen erhalten neben herkömmlichen Rechnungen bereits heute auch rein digitale Rechnungen. Beide Rechnungstypen können von leistungsfähigen Dokumenten-Management-Systemen in einen einheitlichen digitalen Prozess der Rechnungsprüfung geleitet werden. Ab dem Eingang der Rechnung wird jede Information, jeder Prüfungsschritt und jede Statusänderung der Rechnung nachvollziehbar und zentral dokumentiert. In einigen Systemen ist es sogar möglich, das digitale Rechnungsbild mit dem Buchungssatz der Finanzbuchhaltung zu verknüpfen. Damit ist der komplette Lebenszyklus einer Eingangsrechnung vom Posteingang bis zur Archivierung nachvollziehbar geregelt und dokumentiert. Das Unternehmen gewinnt dadurch mehr Qualität und Effizienz.
Revisionssicherheit
Um auch die rechtlichen Aspekte der elektronischen Dokumentenver- und -bearbeitung zu würdigen, muss bei der Auswahl eines Dokumenten-Management-Systems auf das Erfordernis der Revisionssicherheit geachtet werden. Das bedeutet, dass im System zu jeder Zeit unveränderbar nachvollzogen werden kann, von wem, wann und wie eine Änderung an einem Dokument vorgenommen wurde. Eine Dokumentenhistorie und der "Sprung" in jede vorangegangene Version eines Dokuments sind hier von Bedeutung. Die Revisionssicherheit eines Systems bildet die Grundlage, um Anforderungen des Gesetzgebers an digitale oder digitalisierte Dokumente zu erfüllen. Im oben genannten Beispiel der elektronischen Rechnungsprüfung werden u.a. rechtliche Rahmenbedingungen der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) und des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) berührt. Wer ein solches Dokumenten-Management-System einführen will, sollte deshalb nicht nur Organisationsberater und IT-Partner zurate ziehen, sondern zusätzlich fachkundige Experten, die auch Rechtsberatung durchführen dürfen (z.B. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer).
