Steuerberater und Wirtschaftsprüfer können dabei helfen, die Daten aus der Buchhaltung richtig zu interpretieren und die Liquidität zu steuern. Von Winhard M. Uteschil
Finanzkrise und Rezession bereiten auch gut geführten mittelständischen Unternehmen mit einer gesunden Eigenkapitaldecke sowie Freiberuflern zunehmend Schwierigkeiten. Umsatzeinbrüche, verlängerte Zahlungszeiträume der Debitoren und zurückhaltende Kreditvergabe der Banken bedrohen die Liquidität. Gerade in dieser Situation ist es wichtig, die Finanzbuchhaltung zu optimieren.
Viele Unternehmer sehen die Buchhaltung jedoch als notwendiges Übel neben ihrem Tagesgeschäft. Dabei bieten tagesaktuelle Zahlen eine Fülle an Möglichkeiten, um Mehrwert aus der Buchhaltung zu generieren. Sie dient als Informationsquelle und als Controlling-Instrument und bildet die Basis für das Debitoren- und Kreditorenmanagement und für die reaktionsschnelle Liquiditätsplanung.
Um auf tagesaktuelle Zahlen zurückgreifen zu können, sind kurze, höchstens wöchentliche Buchungsintervalle empfehlenswert. Dabei sollten alle Möglichkeiten der modernen Informationstechnik genutzt werden, um das Mehrfachsortieren und den physischen Transport von Belegen zu vermeiden. Eine sinnvolle Vorgehensweise ist, dass die Mandanten ihre Belege einscannen und sie an das Datev-Rechenzentrum übermitteln. Auf diese Weise kann der Steuerberater die Belege zeitnah verbuchen. Selbstverständlich sollte sein, dass der Mandant jederzeit online seine Auswertungen sowie die offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen und die bereits eingegangenen Zahlungen einsehen kann.
Ein einfaches Beispiel verdeutlicht die Vorteile eines aktiven Managements. Was passiert, wenn sich die durchschnittliche Debitorenlaufzeit von 30 auf 45 Tage verlängert? Die Kunden zahlen nicht nur später, sondern erhalten 15 Tage länger Kredit, der unter Umständen durch den Kontokorrent refinanziert werden muss. Und das drückt die Marge und gefährdet die Liquidität.
Folgende Auswertungsinstrumente sollten zum Standard gehören: Offene-Posten-Liste, ABC-Analyse zur Einschätzung der Debitorenqualität sowie Liste der fälligen Zahlungen. In letzterer werden die zu erwartenden Kundenzahlungen ausgewiesen, der Unternehmer erhält dadurch Transparenz über mögliche Forderungsausfälle und kann seine Liquidität besser planen. Ergänzend dazu sollte der Steuerberater eine Mahnvorschlagsliste erstellen. Nach Durchsicht und Genehmigung der Liste erhält der Mandant eine Datei, über die er die Mahnungen direkt auf seinem Briefpapier ausdrucken kann. Zusammen mit dem Steuerberater sollten auch die Zahlungen an Lieferanten gemanagt werden. Dies reicht von einer Zahlungsvorschlagsliste über das Einziehen von Lastschriften und der Überwachung der Skonto- und Nettofälligkeiten bis hin zur Bereitstellung der fälligen Rechnungen sowie der Lohn- und Gehaltszahlungen. Der Mandant muss diese nur noch zur Zahlung freigeben.
Steuerberater können auf Wunsch des Mandanten auch den Liquiditätsbedarf ermitteln und überwachen, Fälligkeiten und Zahlungskonditionen optimieren sowie vor allem den Geldfluss auf dem Bankkonto im Blick behalten. Die Kreditkosten gehen spürbar nach unten und nicht benötigte Geldmittel können kurzfristig gewinnbringend angelegt werden. Damit hat man auch wichtige Argumente beim Rating zur Hand, was das Vertrauensverhältnis zur Bank stärkt.
Controlling lohnt auch für kleine Betriebe
Controlling ist entgegen landläufiger Meinung nicht nur etwas für große Unternehmen. Eine funktionierende Kostenrechnung ist vielmehr die Voraussetzung, um den Erfolg eines Produktes, einer Dienstleistung oder einer Niederlassung zu beurteilen. Ein Controlling-Report mit wichtigen unternehmensspezifischen Kennzahlen wie beispielsweise der Produktivität oder eine Analyse von Top-Kunden und Top-Lieferanten helfen dem Unternehmer, sein Unternehmen zu steuern, frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Ein solcher Bericht ist darüber hinaus die Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Bank.
Um kurzfristig liquide Mittel bereitzustellen, die Bilanzstruktur zu verbessern und die Eigenkapitalquote zu erhöhen, sollten sich Unternehmen stärker mit dem Instrument des Factoring auseinandersetzen. Dabei begleicht der Factor seinem Mandanten vorab die Kundenforderungen. Der Kaufpreis wird dem Konto abzüglich eines Sicherheitseinbehaltes, der bei Zahlung durch den Kunden rückvergütet wird, sofort gutgeschrieben. Je nach Umsatzgröße, Arbeitsaufwand und geschätztem Risiko fällt dabei eine Gebühr zwischen 0,8 und 2,5 Prozent des Rechnungsbetrages an. Und was viele Unternehmer nicht in Betracht ziehen: Die Zinsen für die Bevorschussung liegen meistens erheblich unter dem Kontokorrentzinssatz. Diese Form der Geldbeschaffung ist sicher nicht für jedes Unternehmen geeignet, aber doch für eine größere Zahl als gemeinhin angenommen.
