Spezielle Programme erfassen die gesamte Hard- und Software im Betrieb. Die IT-Abteilungen behalten den Überblick und verbessern damit auch das Lizenzmanagement. Von Bastian Brand
Immer neue Hardware-Objekte werden angeschafft, diese sind komplex vernetzt und mit einer Unmenge an Software-Produkten versehen. Auch die Lizenzmodelle für die eingesetzte Software werden ständig komplexer. Das alles wächst vielen IT-Abteilungen über den Kopf, sie beklagen einen übermäßig hohen Verwaltungsaufwand. Bei sehr kleinen Unternehmen reicht es vielleicht noch aus, diese Informationen in einer manuell gepflegten Liste vorzuhalten. Aber bereits bei über 50 Rechnern ist eine professionelle Lösung für die Inventarisierung der betrieblichen Informationstechnik sinnvoll.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Aufwand für die Erfassung der einzelnen Komponenten und für die Pflege dieser Daten sinkt drastisch und damit auch die Kosten. Gleichzeitig verbessern sich Transparenz und Aktualität der eingesetzten Ressourcen entscheidend, die Planung wird erleichtert.
Instrumente für die Inventarisierung
Ein Inventarisierungsprogramm übernimmt die Bestandsaufnahme von Hard- und Software-Komponenten im gesamten Unternehmen. Erfasst werden sollten dabei mindestens Informationen über Computertyp, Hardware-Ausstattung und Systemkonfiguration. Eine leistungsstarke Lösung sollte auf jeden Fall dazu fähig sein, diese Informationen sowie installierte Software auf den Endgeräten durch einen elektronischen „Scan“ von zentraler Stelle aus aufzuspüren und in eine zentrale Datenbank zu überführen. Der Administrator ist insofern entlastet, dass er vereinfacht ausgedrückt nur auf den „Knopf“ drückt und das Scan-Ergebnis in der zentralen Datenbank vorfindet.
Lizenzen optimieren
Wenn sich ein Unternehmen dazu entschließt, Software professionell zu inventarisieren, sollte das Thema Software-Lizenzmanagement mit aufgegriffen werden. Einige Lösungen ermöglichen es, den Software-Lizenzbestand gleich mit zu verwalten. So werden Über- bzw. Unterlizenzierungen vermieden. Denn Lizenzverstöße sind kein Kavaliersdelikt. Im schlimmsten Fall drohen neben Sanktionen des Gesetzgebers Klagen der Software-Hersteller. Diese können mit Geld- und sogar Gefängnisstrafen für die Firmenverantwortlichen verbunden sein.
Systeme, die Funktionen zum Lizenzmanagement beinhalten, bieten zunächst einmal einen Überblick über die installierte Software. Hierzu wird ein Software-Inventar über alle Rechner aufgebaut. Darüber hinaus müssen die Lizenzverträge in das Tool eingepflegt und mit den installierten Software-Produkten verknüpft werden (sogenanntes „Mapping“). Das System ist anschließend selbst in der Lage, die benötigten Lizenzen aus dem Pool zu entnehmen oder diese wieder dem Pool zuzuführen. Eine geräte- und lizenzgenaue Betrachtung wird auf Knopfdruck möglich, manuell gepflegte Listen und andere Hilfswerkzeuge entfallen.
Neben diesen technischen Voraussetzungen für ein gutes Lizenzmanagement muss ein Verantwortlicher im Unternehmen benannt werden, der als Lizenz-Manager die Pflege übernimmt, den Lizenzpool überwacht, den Lizenz-Bedarf im Betrieb erkennt sowie Analysen und Reporting durchführt.Das Ziel des Lizenzmanagements ist zunächst einmal der Nachweis, dass die installierten Software-Anwendungen durch entsprechend erworbene Lizenzen legitimiert sind, also dass die „Software Compliance“ erfüllt wird. Da die meisten Lizenzverträge ein Nachprüfrecht enthalten, wäre dieser Nachweis bei einem Audit gegenüber dem Hersteller zu erbringen. Lizenzmanagement schafft also Rechtssicherheit und vermeidet Strafen durch Unterlizenzierung.
Des Weiteren lassen sich die Lizenzkosten durch Anlage eines Lizenzpools reduzieren. Hier wird die Lizenzmobilität ausgenutzt – also die Möglichkeit, eine Lizenz auf eine andere Hardware zu transferieren. Hat man keinen Überblick über den Pool der freien Lizenzen, so werden meist unnötigerweise weitere Lizenzen angeschafft. Es entsteht Überlizenzierung, das ist überflüssig und teuer.
Komplizierter wird es, wenn Einzel- und Volumenlizenzen eine Zuweisungsfrist vorschreiben, z.B. 90 Tage bei Microsoft. Erst nach dieser Frist darf die Lizenz in den Lizenzpool zurückgeführt und anschließend einer anderen Hardware zugeteilt werden. Fehlt der Überblick über abgelaufene Fristen, besteht keine Möglichkeit, frei werdende Lizenzen zu erkennen und gegebenenfalls neu zuzuweisen. Es drohen also wiederum Überlizenzierung und damit völlig überflüssige Kosten.
Schließlich ist die Einkaufsseite zu betrachten: Besteht ein zentraler Lizenzpool mit einem exakten Überblick über die verbrauchten Lizenzen und den Bedarf der Mitarbeiter, so kann der Einkauf von Software gebündelt werden. Auch dies spart Kosten.
Wenn man an diese und weitere Lizenzmodelle denkt, dann ist Lizenzmanagement – auch Software Asset Management (SAM) genannt – eigentlich nur durch professionelle Unterstützung der Lösungen sinnvoll zu bewerkstelligen. Hier gibt es spezielle Systeme auf dem Markt, die sich insbesondere für den Mittelstand eignen. Dabei sollte beim Einkauf darauf geachtet werden, dass sie modular aufgebaut und individuell anpassbar sind und sich schnell im Betrieb einführen lassen. Einen guten Marktüberblick gibt die SAM-Website von Microsoft (www.microsoft.com/germany/sam/weg/toolliste.mspx). Dort wird eine Reihe empfehlenswerter Tools genannt.
