Vorhandene betriebliche Daten so aufbereiten, dass sie bei unternehmerischen Entscheidungen unterstützen: Dies leisten moderne Systeme für Berichtswesen und Planung. Von Andreas Dembowsky
Die Wettbewerbsbedingungen werden zunehmend schwieriger, die Märkte verändern sich rasant. Unternehmen müssen sich frühzeitig auf neue Entwicklungen einstellen und ihren Kurs flexibel auf den Wandel ausrichten. Dabei zeigt sich, dass der Faktor Information zum entscheidenden Kriterium für Unternehmenserfolg oder -misserfolg wird. Die Informationsprozesse und die Informationssysteme, die das Management bei Entscheidungen unterstützen (Business Intelligence Systeme; BI), bekommen deshalb wachsende Bedeutung.
Nur Unternehmen, die ihre Prozesse bzw. Abläufe genau kennen, können die nötigen Entscheidungen treffen und sich so rechtzeitig auf veränderte Marktsituationen einstellen. Zu reagieren genügt häufig nicht mehr. Stattdessen ist die Fähigkeit zu agieren gefragt. Dazu müssen die aktuellsten Zahlen schneller und genauer vorliegen als bisher. Das Problem: Die Datenmenge wächst exponentiell an, die Übersicht wird schwierig. Auch müssen die Ursachen von Veränderungen in Form von Ursache-Wirkung-Ketten dargestellt werden. Nur so lassen sich Unternehmen, vor allem in schwierigen Zeiten, steuern und die Kosten und die Prozesse optimieren.
Um diese Ziele umzusetzen, haben die meisten Unternehmen die unterschiedlichsten Systeme im Einsatz: Das Spektrum reicht von Tabellenkalkulationsprogrammen über datenbankbasierte Lösungen und BI-Systeme bis zu unternehmensweiten Portal-Lösungen. Ohne DV-technische Unterstützung wären viele Unternehmen nicht mehr in der Lage, zielgerichtete Entscheidungen zu treffen. Allerdings sind in den wenigsten Fällen völlig neue Systeme notwendig, entscheidend sind die Prozesse und der Umgang mit Informationen. Neue Systeme sind zwar in der Regel leistungsfähiger, doch gemäß dem Prinzip von Pareto lassen sich meist 80 Prozent der vorhandenen Potenziale durch die Optimierung und Gestaltung von Informationsprozessen heben.
Technologisch haben sich die Software-Angebote in den letzten Jahren immens weiterentwickelt. So erlaubt die Leistungsfähigkeit moderner Rechnersysteme und Rechnerarchitekturen die Verarbeitung gigantischer Datenmengen mit erstaunlicher Geschwindigkeit und eröffnet zuvor unbekannte Fähigkeiten zur Datenanalyse. Die Darstellung der Ergebnisse, deren Qualität und die inhaltliche Gestaltung haben sich deutlich verbessert. Aber die vorhandenen Daten bringen natürlich nur dann etwas, wenn sie unterstützt durch moderne BI-Lösungen für die Anwender zugänglich werden. Und dazu müssen insbesondere die Prozesse entsprechend angepasst werden.
BI-Potenzialanalyse
Ein Aspekt der BI-Anwendungen ist nicht zu vernachlässigen: Die Software-Systeme verändern sich schnell und bieten immer mehr Funktionalitäten, einmal installierte Lösungen veralten rasch. Investitionssicherheit ist nicht mehr gegeben. Deshalb sollte Wert auf eine systemneutrale Modellierung von Informationen gelegt werden. Die Informationsbasis muss flexibel auf die Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtet werden, die technischen Systeme müssen flexibel und jederzeit austauschbar sein.
Komplizierte Ansätze, die in der Umsetzung langfristig Ressourcen blockieren, können und wollen sich die Nutzer von Informationssystemen nicht leisten. Kurz: Statt neue Probleme zu schaffen, sind Lösungsansätze für die Herausforderungen im Unternehmen zu liefern. Dafür wurde die BI-Potenzialanalyse entwickelt. Sie gibt rasche Hinweise auf Optimierungsoptionen für den Einsatz von BI, die sich schnell umsetzen lassen und die die Kosten umgehend senken. Im Zuge dieser Analyse werden aus der Zielsetzung und Strategie für Business Intelligence die wesentlichen Erfolgsfaktoren erarbeitet und eine Kosten-Nutzenanalyse erstellt. Diese ist neben einem Maßnahmenkatalog und einem konkreten Vorgehensplan das wesentliche Ergebnis der Analyse. Wichtig ist, dass die entscheidungsrelevanten Informationen leicht verständlich bereit gestellt werden. So wird mit wenigen Blicken ersichtlich, wo Einsparungspotenziale oder Marktchancen bestehen.
Informationssysteme von der Stange kann es nicht geben. Denn Lösungen, die optimal zur Wertschöpfung beitragen, müssen auf die jeweiligen Ziele der Unternehmen zugeschnitten sein. Es macht selbstverständlich auch wenig Sinn, technisch perfektionierte Systeme einzuführen, ohne die Mitarbeiter eines Unternehmens und ihre Anforderungen und Informationsbedürfnisse mit einzubeziehen. Es muss nicht nur in technische Innovationen investiert werden, auch müssen Mitarbeiter ausgebildet und Know-how erweitert werden. Bestmöglicher Nutzen wird mit Informationssystemen nur dann erzielt, wenn die zukünftigen Nutzer auf allen Hierarchie-Ebenen beispielsweise über ein standardisiertes Vorgehensmodell wie das BI-Framework von Anfang an mit eingebunden sind. Nur so werden die Anforderungen, die in Berichtswesen und Planung wichtig sind, auch tatsächlich umgesetzt.
