Viele kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Buchhaltung durch externe Dienstleister erledigen lassen, haben nur zeitverzögert Einblick in ihre Geschäftszahlen. Von Stefan Kaumeier.
Vielfach werden die Belege, die verbucht werden müssen, erst einige Tage oder Wochen nach Ablauf des Monats an den Steuerberater oder das Buchhaltungsbüro übermittelt. Häufig werden diese erst kurz vor dem Abgabetermin für die Umsatzsteuervoranmeldung (meistens am 10. des übernächsten Monats) übergeben. Es vergeht einige Zeit, bis der Dienstleister die Belege letztendlich verbucht hat und aussagekräftige Auswertungen wie z.B. die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) zur Verfügung stehen. Unter dem Strich kann dieser Prozess vier bis sechs Wochen dauern. Konkret heißt das: Die BWA für April 2010 steht erst Ende Mai oder Anfang Juni zur Verfügung.
Damit taugt die Buchhaltung nebst BWA, Offene-Posten-Liste (OP-Liste) und anderen Zahlenwerken nur noch für die Rückschau, aber nicht zur proaktiven Steuerung des Unternehmens. Eine sechs Wochen alte OP-Liste ist das Papier nicht wert, auf dem sie gedruckt ist. Durch den zeitlichen Verzug verliert man nicht nur ein Steuerungsinstrument für das Unternehmen, sondern es fallen auch Doppelarbeiten an: Die Liste der Forderungen und Verbindlichkeiten (OP-Liste) muss im Unternehmen geführt und täglich aktualisiert werden, anschließend wird genau die gleiche Liste vom externen Dienstleister erstellt.
Doch der Weg zu einer aktuellen Buchhaltung ist einfacher als vermutet: Eine tages- oder wochenaktuelle Buchhaltung ist nämlich grundsätzlich nicht arbeitsintensiver als die monatliche Buchhaltung. Denn die Anzahl der Belege ist ja gleich. Der (gefühlte) Aufwand entsteht dadurch, dass die Belege physisch zum externen Dienstleister transportiert und von dort wieder abgeholt werden müssen. Abhilfe schafft die elektronische Übermittlung der Daten an den externen Dienstleister: Sofern das Unternehmen mit einem Warenwirtschaftssystem arbeitet, können die Buchungen für Aus- und Eingangsrechnungen oft direkt aus der Warenwirtschaft erzeugt und an den externen Dienstleister per E-Mail übermittelt werden. Hierfür hat sich bundesweit das sogenannte Datev-Format durchgesetzt, das von sehr vielen Warenwirtschaftssystemen (auch von „kleinen“, wie z. B. Lexware) unterstützt wird. Der Dienstleister muss diese Daten nur noch einlesen, die manuelle Erfassung entfällt.
Die Kontoauszüge kann der externe Dienstleister in der Regel über entsprechende Online-Banking-Systeme direkt abrufen und automatisch verbuchen. Wichtig: Erteilen Sie dem Dienstleister eine „Nur-Lese-Berechtigung“. Die Kontoauszüge können dann vom externen Dienstleister mittels einer entsprechenden Software zum größten Teil automatisch verbucht werden. Für die Übermittlung von Kassendaten gibt es je nach Anforderung verschiedene Hilfsmittel. Diese reichen von Registrierkassen mit (Datev-)Schnittstelle bis hin zu Excel-Tabellen zur Erfassung des Kassenbuches. Diese Excel-Tabellen können dann wieder direkt in die entsprechenden Buchhaltungssysteme eingelesen werden.
Mit den Ein- bzw. Ausgangsrechnungen, den Kassen- und Bankdaten können in der Regel mehr als 95 Prozent aller für die Buchhaltung relevanten Belege elektronisch an den externen Dienstleister übermittelt werden. Die restlichen fünf Prozent (z.B. Steuerbescheide) werden dann per Telefax an den Dienstleister übermittelt. Viele Dienstleister bieten die Möglichkeit an, die Belege vor Ort einzuscannen und via verschlüsselter Internet-Verbindung zu übertragen. Das spart zwar den Weg zum Dienstleister, bringt aber noch nicht unbedingt eine Arbeitserleichterung mit sich, da die Belege nach wie vor von Hand gebucht werden müssen.
Probleme mit den Schnittstellen
Das häufigste Problem in der Praxis stellt die Einrichtung der Schnittstellen dar. Die externen Dienstleister kennen sich oft nicht mit Warenwirtschaftssystemen und deren Möglichkeiten aus und lehnen die Übertragung von Buchungsdaten mit der Begründung ab, dass die vom Warenwirtschaftssystem erzeugten Buchungen zu fehleranfällig bzw. zu unsicher seien. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Ist eine Warenwirtschaft erst richtig eingerichtet, sind Fehler fast ausgeschlossen, da die Systeme automatisch buchen und der Anwender in die Erzeugung der Buchungsdaten nicht eingreifen kann. Bei der Einrichtung der Schnittstelle sollten Sie den externen Dienstleister und den Lieferanten Ihres Warenwirtschaftssystems an einen Tisch holen. Damit lassen sich Probleme leicht lösen und können nicht mehr von einer auf die andere Partei verschoben werden. Wer sich ein neues Warenwirtschaftssystem anschafft, sollte unbedingt darauf achten, dass die Schnittstellen für die Finanzbuchhaltung vorhanden sind.
Die elektronische Übertragung von Buchhaltungsdaten ist auch für kleine und mittlere Unternehmen nichts Besonderes mehr. Viele Dienstleister unterstützen ihre Kunden aktiv bei der elektronischen Übernahme von Buchungsdaten. Andere verweigern sich hier noch oder verhalten sich sehr zögerlich. Nicht zuletzt deswegen, weil mit einer automatisierten Datenübertragung der Aufwand beim Dienstleister naturgemäß sinkt und deren Kunden dann auf eine Honorarsenkung pochen können. Sollte Ihre Buchhaltung mehr als 200 bis 300 Belege im Monat umfassen, prüfen Sie unbedingt die Möglichkeiten einer automatisierten Datenübertragung – auch dann, wenn die Buchhaltung nach wie vor im monatlichen Turnus erledigt wird. Sofern der externe Dienstleister bei der Automatisierung nicht unterstützt, sollte eine zweite Meinung eingeholt und gegebenenfalls der Dienstleister gewechselt werden.
