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Elektronische Rechnungen

Digital bezahlt

Die E-Rechnung vereinfacht die Prozesse im Betrieb deutlich. Voraussetzung ist aber, dass man bei Versand und Archivierung wichtige Regeln beachtet. Von Norbert Zinkel und Michael Assel

Vielen Dank für Ihren Auftrag! Ich sende Ihnen Ihre Rechnung per E-Mail zu.“ Das wird man in Zukunft öfter hören, denn die elektronische Abwicklung von Geschäftsvorgängen nimmt stetig zu. Nachdem ein bekannter Telekommunikationsanbieter schon seit Langem Rechnungen nur noch per E-Mail versendet, sind vor allem Unternehmen mit vielen Ausgangsrechnungen dazu übergegangen, Rechnungen elektronisch an ihre Kunden zu versenden. Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen auf der Hand: Wer seine Rechnungen auf Papier ausstellt und per Post verschickt muss, für Druck, Kuvertierung und Versand etwa 3,90 Euro kalkulieren, hat die Zeitschrift „Computerwelt“ errechnet. Bei einer elektronischen Rechnung wird der Vorgang automatisiert und es fallen keine Material- und Lohnkosten an. Es ist deshalb zu erwarten, dass viele Unternehmen eine Papierrechnung nur noch gegen eine Aufwandpauschale erstellen und versenden, wenn als Alternative die elektronische Rechnung angeboten wird.

Für die Erzeugung und den Austausch elektronischer Rechnungen gibt es eine Vielzahl technischer Varianten. Stark verbreitet ist der Ausdruck einer Rechnung in eine PDF-Datei und der anschließende Versand per E-Mail an die Kunden. Oder die Rechnung wird über ein Internet-Portal zum Download bereit gestellt, wenn die Archivierung eingehender Rechnungen durch einen Dienstleister erfolgen soll. Eine andere Variante ist der bilaterale Austausch von Rechnungsdaten zwischen den Software-Systemen der Auftragsbeteiligten, auch EDI Verfahren (Electronic Data Interchange) genannt.

Beim Umgang mit elektronischen Rechnungen ist zweierlei zu unterscheiden: Zum einen die Rechnungsstellung an Endverbraucher und zum anderen Rechnungen im Geschäft von Unternehmen untereinander (sogenannte Business-to-Business-Geschäfte; kurz B2B). Wenn Rechnungen an Endkunden gestellt werden, gibt es praktisch keine Unterschiede zwischen der klassischen Papier- und der elektronischen Rechnung. Ganz anders ist dies im Bereich B2B: Hier hat der deutsche Gesetzgeber hohe Anforderungen gestellt, um die Sicherheit bei der Übertragung der elektronischen Rechnungen zu gewährleisten. Vorgeschrieben ist das Aufbringen elektronischer Signaturen gemäß dem Gesetz zur digitalen Signatur (SignG). Dadurch wird dem Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft zweifelsfrei garantiert, außerdem kann er sicher sein, dass die ordnungsgemäß ausgestellte und elektronisch übertragene Rechnung auch wirklich unverändert bei ihm ankommt.

Elektronische Rechnungen in Form von signierten PDF-Dokumenten können durch den Unternehmer selbst oder durch einen Dienstleister ausgestellt werden. Erhält der Empfänger eine elektronische Rechnung ohne digitale Signatur, ist er nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt (gemäß §15 Abs. 1Nr. 1 i.V.m. §14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz UStG). Der Rechnungsempfänger hat jedoch einen zivilrechtlichen Anspruch darauf, dass ihm eine ordnungsmäßige Rechnung ausgestellt wird. Wenn der Absender dem nicht nachkommt, kann der Kunde sogar die Bezahlung verweigern.

Rechnungen innerhalb der EU

Probleme kann es bei der Rechnungsstellung mit Geschäftspartnern im Ausland geben, weil die Handhabung elektronischer Rechnungen in den einzelnen Mitgliedsstaaten der EU unterschiedlich geregelt ist. Deshalb hat der EU-Ministerrat am 13. Juli 2010 die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EC geändert und beschlossen, dass ab dem 1. Januar 2013 die digitale Signatur auch durch andere Kontrollmechanismen ersetzt werden kann. Die Erstellung und Prüfung elektronischer Rechnungen soll dadurch erleichtert werden.

Aufbewahrung und Verarbeitung

Auch bei der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen und bei der ordnungsmäßigen Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung sollten einige wesentliche Dinge beachtet werden. Denn die elektronische Rechnung gilt als digitaler Handelsbrief und findet deshalb Eingang in die betriebliche Buchführung (gemäß §37a Handelsgesetzbuch HGB) und ist somit auch ein Beweismittel in der Zivil- und der Steuergerichtsbarkeit (§371a Zivilprozessordnung ZPO). Das Handels- und das Steuerrecht sehen für die Aufbewahrung elektronischer Handelsbriefe eine richtige, zeitnahe, vollständige und geordnete Aufbewahrung vor (§ 239 Abs. 2 HGB sowie § 146 Abs. 1 Abgabenordnung AO). Eintragungen und Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Art und Weise erfolgen, dass nachträgliche Veränderungen den ursprünglichen Inhalt nicht mehr feststellbar machen. Die Ordnungsmäßigkeit der betrieblichen Buchführung als Beweismittel könnte sonst in der elektronischen Betriebsprüfung durch das Finanzamt angezweifelt werden. Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU), die die Aufbewahrung digitaler Unterlagen und die Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen regeln u.a. auch solche Fragestellungen.

Deshalb sind nach heutigem Verständnis zur Aufbewahrung elektronischer Buchungsbelege nur solche Archivierungsmethoden zulässig und vorgeschrieben, die eine revisionssichere und indexbasierte Speicherung der Belege ermöglichen (gemäß den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ GOBS). Vielfach wird in den Betrieben davon ausgegangen, dass man die Rechnungen einfach in den E-Mail Programmen archivieren kann. Dies ist ein Irrtum, denn diese Art der Speicherung ist nicht rechtskonform, weil ein E-Mail-Programm grundsätzlich andere Funktionen erfüllt.

Wer die originären elektronischen Belege revisionssicher archivieren und über die vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer vorhalten will, muss den Regelungen der Verfahrensdokumentation folgen, die auch Bestandteil der Buchführung ist. Auf dem Markt wird eine Reihe von Archivierungssystemen für die rechtskonforme Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen angeboten. Steht dem Unternehmen kein solches revisionssicheres Archiv zur Verfügung, können internetbasierende Portale wie z.B. „Unternehmen Online“ der Datev eG genutzt werden.

Welchen Vorteil hat nun der Empfänger elektronischer Rechnungen? Eine Papierrechnung durchläuft viele Prozessschritte im Unternehmen: Sie wird kopiert, geprüft, gebucht, bezahlt und im Archiv abgelegt. Elektronische Rechnungen und digitalisierte Papierrechnungen können dagegen in einen digitalen Bearbeitungsprozess integriert werden. Dadurch entfallen Kopien, die Bearbeitung einer Rechnung wird beschleunigt und alle Zusatzinformationen stehen den Beteiligten jederzeit zur Verfügung. Zahlungsziele können besser ausgenutzt werden und die Zahlen zur Unternehmenssteuerung sind aktueller. Eventuell kann die elektronische Rechnung sogar direkt mit dem Buchungssatz des Buchhaltungssystems verknüpft werden. Dadurch spart das Unternehmen bei der späteren Recherche in und nach Belegen wertvolle Arbeitszeit.

Wer die E-Rechnung einsetzen will, muss sich genau mit den rechtlichen Rahmenbedingungen und mit den organisatorischen Anforderungen beschäftigen. Werden diese beiden Faktoren der E-Rechnung beachtet, kann ein Unternehmen nur profitieren.

 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 11|2010, Seite 40

 
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