Wie teilt man Mitarbeitern und Kollegen mit, wie man deren Arbeit einschätzt? Diese heikle Aufgabe lässt sich mit erprobten Kommunikationstechniken meistern. Von Dr. Julia Belke
Wie erleben die Mitarbeiter Rückmeldungen auf ihre Arbeit? Persönlich, wertschätzend, aufrichtig, regelmäßig oder aber anonym, verletzend, berechnend, unregelmäßig? Wie schafft man eine erfolgreiche Feedback-Kultur im Unternehmen?
Feedback ist eine spezielle Form der Kommunikation. Es ist die bewusste Information an ein Gegenüber, wie sein Verhalten verstanden und erlebt wird. „Wie nehmen mich die Kollegen, der Vorgesetzte und die Mitarbeiter wahr?“ Das ist die Frage nach dem Fremdbild, und sie dient dazu, das Selbstbild zu überprüfen. Der regelmäßige Einsatz von Feedback-Instrumenten ist ein wesentlicher Teil der Kommunikationskultur. Spezialisten setzen in der Praxis Seminare, Trainings, Coaching sowie Mitarbeiterbefragungen und -gespräche ein. Das kontinuierliche Training der Kommunikation ist das Herzstück im Feedback-Prozess.
Feedback richtig kommunizieren
Alltäglich sind wir mit spontanen und unwillkürlichen Rückmeldungen – verbal wie nonverbal – konfrontiert, aber diese sind oft nicht eindeutig und deshalb für einen weitergehenden Dialog ungeeignet. Durch die gezielte Schulung der eigenen Wahrnehmung wird der Boden für eine wertschätzende Kommunikation bereitet. Ein bewusst eingesetztes Feedback, das von Interpretationen befreit ist, unterstützt Mitarbeiter dabei, ihr Verhalten zu erkennen und setzt Impulse für Entwicklungen. Um Rückmeldungen zu geben, ohne bei den Adressaten Kränkungen, Wut und Ablehnung hervorzurufen, bedarf es eingeübter Regeln.
Die drei „W’s“ Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch sind die Basis für ein einfaches Fragemodell:
- Was habe ich wahrgenommen?
- Welche Wirkung hat es auf mich gehabt?
- Welche Veränderung wünsche ich mir für die zukünftige Zusammenarbeit?
Die Offenheit des Empfängers und der Respekt des Feedback-Gebers sind die Grundlage dafür, dass der Feedback-Prozess fruchtbar ist. Zudem sollte der Empfänger über den Sinn und Zweck sowie den Ablauf des Feedbacks informiert sein.
Vier wesentliche Regeln muss derjenige beachten, der das Feedback gibt:
Beschreibend: Formulierungen sollten aus der Ich-Perspektive ohne Bewertungen oder Interpretationen ausgesprochen werden. Der Feedback-Geber beschreibt offen seine eigene Wahrnehmung.
Konkret: Anstelle von Verallgemeinerungen konkrete Situationen nennen sowie möglichst kurz, klar und prägnant formulieren.
Angemessen: Benannt werden sollten verhaltensbezogene Wahrnehmungen und nicht charakterbezogene Eigenschaften.
Einladend: Wird das Feedback als Einladung ausgesprochen, schafft man eine bessere Voraussetzung für einen offenen und fruchtbaren Dialog.
Für den Feedback-Empfänger gilt:
- Den anderen ausreden lassen.
- Sich nicht sofort verteidigen.
- Bei Unklarheiten rückfragen.
- Das Feedback reflektieren.
Erst das Einüben dieser Regeln ermöglicht eine lebendige Feedback-Kultur.
Feedback durch eine Gruppe
Feedback als Teil der Kommunikationskultur bezieht sich nicht nur auf die Interaktion zwischen zwei Personen, sondern auch zwischen Gruppen. Hier dient das Feedback dazu, die Mitglieder des Teams zu integrieren und an das soziale Netz zu binden. Im Folgenden zwei Beispiele für Methoden, mit denen man Einzelnen in der Gruppe eine Rückmeldung darüber geben kann, wie dessen Verhalten wahrgenommen wird:
Rollen-Feedback: Jedes Gruppenmitglied schreibt einen Begriff auf, den es mit der Rolle der anderen Mitglieder assoziiert. Die Nennung der Assoziationen im Anschluss zeigt, welcher Aspekt der einzelnen Person von der Gruppe als vorrangig wahrgenommen wird.
Körpersprache als Spiegel des Feedback: Der Feedback-Geber lässt einen oder mehrere Gruppenmitglieder darstellen, welche Körperhaltung sie mit dem Feedback-Empfänger verbinden. Der Empfänger des Feedbacks beschreibt, wie er sich dargestellt findet und welche Empfindungen er dabei hat. Im Anschluss kann der Feedback-Empfänger die soeben vorgespielte Körperhaltung einnehmen und dadurch nachspüren, wie ihn die anderen Gruppenmitglieder wahrnehmen.
Feedback zwischen Teams
Aber nicht nur Einzelpersonen können Gegenstand des Feedbacks sein, sondern auch gesamte Teams oder Abteilungen können sich Rückmeldungen geben. Ein Beispiel für einen solchen Prozess: Es werden zwei Teilgruppen gebildet. Jede Teilgruppe malt ihre Wahrnehmung der ganzen Gruppe in einem entsprechenden Szenario oder in Form von Symbolen. Im Anschluss werden die Bilder vorgestellt und in der Gruppe besprochen. Es können dabei Stärken und Schwächen identifiziert sowie Bilder für eine wünschenswerte Zukunft gemeinsam erarbeitet werden.
Zusätzlich ist das Feedback von Mitarbeitern an Führungskräfte sowie von Führungskräften untereinander gefordert. Feedback-Kultur in der Praxis ist ein bewusst gepflegtes Ritual, um eine lebendige und identitätsstiftende Unternehmenskultur zu fördern.
