In guter Gesellschaft

Das Gesetz über die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) geht davon aus, dass Beschlüsse der Gesellschafter in Versammlungen gefasst werden. Zu Recht wird daher die Gesellschafterversammlung, die mindestens einmal jährlich einberufen werden muss, als oberstes Organ der GmbH angesehen. Die Vorbereitung und die Durchführung bergen zahlreiche Fallstricke, die es zu vermeiden gilt. Neben den Vorgaben des Gesetzes sind auch die Regelungen der jeweiligen GmbH-Satzung zu beachten.

Einladung

Zuständig für die Einberufung der Gesellschafterversammlung ist der Geschäftsführer (gemäß § 49 GmbHG). Verfügt eine Gesellschaft über mehrere Geschäftsführer, steht jedem einzelnen von ihnen das Recht zur Einberufung zu, auch wenn die Geschäftsführer gesamtvertretungsberechtigt sind.

Verfügt ein Gesellschafter über mindestens zehn Prozent des Stammkapitals, so kann er die Einberufung einer Gesellschafterversammlung unter Angabe von Zweck und Gründen verlangen. Kommen die Einberufungsberechtigten dieser Aufforderung nicht nach, so sind die betroffenen Gesellschafter selbst für die Einberufung zuständig (§ 50 Abs. 3 GmbHG).

Die Gesellschafter müssen per Einschreibebrief eingeladen werden (§ 51 Abs. 1 Satz 1 GmbHG). Um der gesetzlich vorgesehenen Form zu entsprechen, sollte nicht auf andere Übermittlungsmöglichkeiten (Einwurf-Einschreiben oder Einschreiben/Rückschein) ausgewichen werden. Der Zugang des Einladungsschreibens muss nicht nachgewiesen werden, nur dessen Absendung, wobei die gesetzliche Mindestfrist von einer Woche zu beachten ist (§ 51 Abs. 1 Satz 2 GmbHG). Eingeladen werden müssen alle Gesellschafter, wobei die Gesellschafterliste die alleinige Legitimationsbasis für die Ausübung von Gesellschafterrechten bildet und daher maßgeblich für die Frage ist, wie sich der Kreis der Gesellschafter zusammensetzt. Der Einladende sollte das Schreiben persönlich unterzeichnen und eine Bezeichnung anfügen, die auf seine Einberufungsbefugnis schließen lässt (z.B. Geschäftsführer).

Das Einladungsschreiben muss Zeit, Ort und Datum der Versammlung enthalten, die normalerweise am Sitz der Gesellschaft stattfindet. Der Zeitpunkt der Gesellschafterversammlung muss geschäftsüblich und den Gesellschaftern zumutbar sein. Das bedeutet beispielsweise, dass insbesondere bei Gesellschaften mit wenigen Gesellschaftern auf deren Belange Rücksicht genommen werden muss.

Unbedingt zu beachten ist, dass zusammen mit der Einladung die Tagesordnung versandt wird (§ 51 Abs. 2 GmbHG). Die Tagesordnung muss alle Punkte enthalten, über die ein Beschluss gefasst werden soll. Gegenstände, über die nur beraten werden soll, müssen zwar nicht, sollten aber mitgeteilt werden. Die Tagesordnungspunkte sollten so genau beschrieben werden, dass dem einzelnen Gesellschafter eine ausreichende Vorbereitung ermöglicht wird.

Ablauf der Versammlung

Die Durchführung einer Gesellschafterversammlung erfolgt normalerweise in folgenden Schritten:

• Eröffnung der Versammlung
• Führung eines Protokolls zu Beweiszwecken
• Wahl eines Versammlungsleiters
• Feststellung der Beschlussfähigkeit durch den Versammlungsleiter
• Feststellung der Tagesordnung durch den Versammlungsleiter
• falls erforderlich Aussprache und Beschlussfassung durch Abstimmung
• Beschlussfeststellung des Versammlungsleiters
• Schließen der Versammlung

Jeder Gesellschafter hat das Recht, an der Gesellschafterversammlung teilzunehmen, auch wenn er von der Abstimmung ausgeschlossen ist. Von Berufs wegen zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater wie Anwälte oder Wirtschaftsprüfer müssen nur bei besonders gravierenden Umständen zugelassen werden – insbesondere dann, wenn eine schwierige Entscheidung zu fällen ist.

Die Versammlung sollte von einem Versammlungsleiter geleitet werden, dem die Ordnungsgewalt in der Gesellschafterversammlung zusteht und der meist auch die Kompetenz hat, Beschlüsse förmlich festzustellen. Ist eine förmliche Beschlussfeststellung erfolgt, können Fehler nur mittels fristgebundener Anfechtungsklage geltend gemacht werden. Der vom Versammlungsleiter festgestellte Beschluss wird im Interesse der Rechtssicherheit als vorläufig verbindlich angesehen. In aller Regel ist es schwierig, die vorläufige Umsetzung eines solchen Beschlusses etwa durch eine einstweilige Verfügung zu verhindern.

Einziehung von Geschäftsanteilen

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn die Gesellschafterversammlung die Einziehung von Geschäftsanteilen eines Gesellschafters beschließen möchte. Denn gemäß dem „Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen“ (MoMiG), das seit 1. November 2008 in Kraft ist, muss die Summe der Nennbeträge aller Geschäftsanteile mit dem Stammkapital der Gesellschaft übereinstimmen (§ 5 Abs. 3 Satz 2 GmbHG). Wird also auf einer Gesellschafterversammlung die Einziehung von Geschäftsanteilen beschlossen und nicht gleichzeitig das Stammkapital angepasst, kann der betreffende Beschluss nichtig sein.

Es ist also dringend zu empfehlen, im Falle der Einziehung von Geschäftsanteilen gleichzeitig eine Anpassung vorzunehmen. Dies kann geschehen durch entsprechende Aufstockung bestehender Geschäftsanteile (nach herrschender Meinung genügt ein Gesellschafterbeschluss, eine Satzungsänderung ist nicht erforderlich), durch die Herabsetzung des Stammkapitals oder durch die Neuschaffung eines entsprechenden Geschäftsanteils.

Unterlaufen bei der Vorbereitung oder bei der Durchführung von Gesellschafterversammlungen Fehler, können diese dazu führen, dass Gesellschafterbeschlüsse unwirksam, anfechtbar oder nichtig sind. Hieraus können sich insbesondere dann nicht korrigierbare Nachteile ergeben, wenn zu wahrende Fristen abgelaufen sind. Gesellschafterversammlungen müssen also überaus sorgfältig vorbereitet und durchgeführt werden.