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Mitarbeiterportal

Getrennt und doch vereint

Wie können Unternehmen, die dezentral organisiert sind, ihre Mitarbeiter miteinander vernetzen und zum Austausch von Know-how motivieren? Von Mathias Arold

Arbeitsabläufe vom Urlaubsantrag bis zur Bedarfsgenehmigung transparent und einheitlich abwickeln: Das wünschen sich die Mitarbeiter von Unternehmen, die mehrere Standorte und Niederlassungen haben. Webbasierte Mitarbeiterplattformen mit einem durchgängigen Informations- und Ablagesystem haben sich für diesen Zweck bewährt. Die Vorteile sind offensichtlich: Für die Unternehmensleitung vereinfacht sich die Kommunikation, sie können Informationen im Unternehmen sehr zielgerichtet verteilen. Die Mitarbeiter können Informationen, Richtlinien und Vorlagen schnell und ohne Aufwand recherchieren.

Die Zeit, die man für die Einrichtung eines Mitarbeiterportals einplanen muss, kann je nach Anforderungen und Unternehmensgröße von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten reichen. Empfehlenswert ist es, das Portal in mehreren Schritten einzuführen und nach und nach zu erweitern. Damit haben die Mitarbeiter die Chance, sich mit den neuen Funktionalitäten vertraut zu machen und ihre Ideen einzubringen. Wichtig für die Akzeptanz des Systems ist es, dass es sich intuitiv und dezentral pflegen lässt.

Wesentliche Anforderungen

Bevor ein Mitarbeiterportal eingerichtet wird, gilt es zu analysieren, welche Anforderungen es genau erfüllen soll. Grundsätzlich sollte auf folgende Aspekte geachtet werden:

  • Beschleunigung von gemeinsam genutzten Geschäftsprozessen über Unternehmensgrenzen hinweg
  • Bereitstellung von unternehmenswichtigen Informationen an einem zentralen Ort für fundierte Entscheidungen
  • Ablage des Know-hows unterschiedlicher Mitarbeiter bzw. Abteilungen
  • Auffindbarkeit von Informationen durch Volltextsuche über alle Dokumente
  • Verlässlichkeit durch den Einsatz eines etablierten und stabilen Portalsystems
  • Nutzerfreundlichkeit, um die Adaption innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten.

In technischer Hinsicht sollte mit dem IT-Dienstleister, der die Lösung realisiert, auch auf diese Punkte geachtet werden:

  • Die Portallösung sollte sich homogen in das vorhandene IT-Umfeld einfügen.
  • Sie sollte skalierbar (erweiterbar) und flexibel sein.
  • Wichtig ist ein Sicherheitskonzept, das auf bestehende Rechte- und Rollensysteme zurückgreift und Zugriffsrechte regelt.
  • Das System sollte unternehmensspezifische Prozesse transparent abbilden. Die Einrichtung von flexiblen Workflows soll möglich sein.
  • Sicheres und versionsfähiges Dateimanagement: Die abgelegten Dokumente werden in einer sicheren Umgebung aufbewahrt. Eine lückenlose Versionshistorie sorgt dafür, dass Änderungen von Dokumenten immer nachvollziehbar sind.
  • Schnelle bedarfsgerechte Erweiterung von Unternehmensbereichen: Unterschiedliche Vorlagen, die für bereits existierende Bereiche erstellt wurden, können für weitere, neue Aufgabenkreise abgerufen werden.

Wenn diese Fragen geklärt sind, werden die am Markt angebotenen Lösungen auf ihre Eignung geprüft. Empfehlenswert ist in den meisten Fällen eine Standardlösung wie beispielsweise Microsoft SharePoint Server 2010, die mit relativ wenig Aufwand an die Erfordernisse des Unternehmens angepasst werden kann.

Sinnvoll ist es, in der Evaluierungsphase Workshops durchzuführen, um dabei die Funktionen des Portals, die dort abgebildeten Geschäftsprozesse, die Collaboration Tools (unterstützende Funktionen für die Zusammenarbeit) und die möglichen Erweiterungen genau festzulegen. Außerdem müssen technische Aspekte (z.B. Infrastruktur, beteiligte Vorsysteme, Datenvolumen, Berechtigungsstrukturen, Portalarchitektur, Prüfung der Wiederverwendbarkeit von bereits existierenden Strukturen) intensiv diskutiert werden. Darauf aufbauend erfolgen die konkretisierte Projektplanung inklusive Zeitvorgaben und die anschließende technische Entwicklung des Mitarbeiterportals. Zur Veranschaulichung von Funktionsumfang, Workflows, Strukturen und Berechtigungssystemen sollten bereits in den Workshops der Evaluationsphase erste Demosysteme prototypisch bereitgestellt werden. Dadurch können sowohl das Projektteam als auch die Mitarbeiter des Unternehmens das neue System frühzeitig testen. Diese Herangehensweise minimiert spätere Änderungen und trägt entscheidend zum Erfolg bei.

Überhaupt spielen die Mitarbeiter die entscheidende Rolle dafür, dass ein Mitarbeiterportal gewinnbringend eingesetzt wird. Binden Sie deshalb Ihre Mitarbeiter bei der Entwicklung mit ein. Wenn Kritik und Rückmeldungen zugelassen werden, lässt sich das System zum Nutzen aller stetig verbessern. Gefordert ist auch das Management: Es muss die Akzeptanz für das Portal fördern und es auch selbst intensiv nutzen. Die Akzeptanz der Mitarbeiter wird auch dadurch steigen, dass klare und einfache Regeln für das Speichern von Daten im Portal vorgegeben werden. Dadurch wird verhindert, dass unnötige Informationen in das Portal gelangen, denn mangelhafter Nutzwert von Inhalten nervt die Beteiligten. Die Mitarbeiter werden das System gerne verwenden, wenn es umfassende und zielführende Suchfunktionen bietet und eine zielgenaue Recherche ermöglicht. Und ganz wichtig: Fördern Sie eine freie und offene Informationskultur im Unternehmen und damit die Bereitschaft, Wissen auszutauschen.

Autor: Mathias Arold ,ist Teamleiter SharePoint & IT-gestützte Zusammenarbeit (Collaboration) bei der impuls Informationsmanagement GmbH in Nürnberg (www.impuls-solutions.com).
 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 11|2011, Seite 36

 
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