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Zeitmanagement

So beherrschen Sie die Flut der Aufgaben

Viele Menschen verzetteln sich, wenn sie mehrere Aufgaben erledigen sollen. Wie setzt man die Prioritäten richtig? Von Brigitte Jahn

 

Energie zu haben, bedeutet, voller Tatkraft Dinge angehen zu können. Energie ist für den Menschen das Gleiche wie Treibstoff für einen funktionierenden Motor – so spricht man nicht ohne Grund von „Energie tanken“. Ein leckgeschlagener Benzintank verliert aber schneller seinen Treibstoff, als Benzin nachgetankt werden kann. So ist es auch bei Menschen – deshalb ist es so wichtig, auf die Spur der Energieräuber zu kommen. Mit Hilfe der nach dem früheren US-Oberbefehlshaber und Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannten Methode ist es möglich, solche Energieräuber zu ermitteln und in die Schranken zu weisen.

Viele Menschen begehen den Fehler, dringende mit wichtigen Aufgaben gleichzusetzen oder zu verwechseln. Genau hier setzte Eisenhower an und definierte wichtige Aufgaben als solche, die einen dem Ziel näher bringen, während dringende Aufgaben zeitnah erledigt werden müssen. Eisenhower teilte alle Aufgaben in vier Kategorien ein:

Kategorie A: Aufgaben, die wichtig und dringend sind und von deren Erledigung man selbst oder das Unternehmen den größten Nutzen hat. Diese Aufgaben sind zuerst und von Ihnen selbst zu erledigen.

Kategorie B: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Nehmen Sie sich unbedingt die Zeit, für diese Arbeit eine Zeitplanung zu erstellen. Denn Aufgaben, die wichtig sind, werden – wenn sie nicht rechtzeitig bearbeitet werden – irgendwann auch dringend und setzen Sie unter Druck.

Kategorie C: Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Delegieren Sie diese Aufgaben so weit wie möglich. Setzen Sie sich über den Drang hinweg, alles selbst erledigen zu wollen. Für Sie müssen die wichtigen Arbeiten unbedingte Priorität haben.

Kategorie D: Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Für diese Arbeiten ist Ihr Papierkorb zuständig. Lernen Sie, wegzuwerfen. Sie verzetteln sich sonst in Arbeiten, die Ihnen nicht nur keinen Nutzen bringen, sondern Ihnen im Gegenteil auch noch schaden, weil sie Sie von der Bearbeitung wichtiger Aufgaben abhalten.

Stellen Sie sich zur besseren Einordnung von Aufgaben in die einzelnen Kategorien folgende Fragen:

  • Ist die Aufgabe wichtig für das Unternehmen bzw. die Abteilung?
  • Ist die Aufgabe wichtig und dringend, also sofort zu erledigen?
  • Wer außer mir kann diese Aufgabe bearbeiten?
  • Kann die Arbeit delegiert werden?
  • Soll der Vorgang im Papierkorb landen?

Einige Beispiele aus der Praxis sollen verdeutlichen, wie man konkret vorgehen kann.

Beispiel 1: Der Geschäftsführer einer mittelständischen Kunststofffirma entschließt sich dazu, mit seinem Unternehmen an einer Fachmesse im Sommer 2012 teilzunehmen. Die Entscheidung ist wichtig für das Unternehmen, aber zu diesem Zeitpunkt (noch) nicht dringend. Wenn der Geschäftsführer die Anmeldung jetzt vornimmt und gleichzeitig einen Zeitplan über einzelne Schritte erstellt, kann er Aufgaben gut delegieren und jederzeit kontrollieren, wie weit der Fortschritt der Bearbeitung ist. Verschiebt er die Entscheidung zu lange, dann wird aus der wichtigen Entscheidung eine dringende und es entsteht Stress. Die Gefahr, dass Termine versäumt und wichtige Aufgabenteile zu spät erledigt werden, wächst von Tag zu Tag.

Beispiel 2: Die jährliche Vorstandssitzung der Beratung Solution GmbH findet am in wenigen Wochen statt. Der Termin steht aber schon seit sechs Monaten fest. Die Vorbereitung dieser Sitzung ist wichtig und wird von Woche zu Woche dringender. Nun müssen die Tagesordnungspunkte in aller Eile festgelegt und die Entscheidungsvorschläge erarbeitet werden. Auch die Einladung muss fristgerecht abgeschickt werden, damit die Sitzung ordnungsgemäß durchgeführt werden kann. Besser wäre es gewesen, man hätte gleich nach Bekanntwerden des Termins eine grobe Tagesordnung formuliert und diese dann schrittweise aktualisiert.

Beispiel 3: Eine Mitarbeiterin plant wie in jedem Jahr die Weihnachtsaktion für Kunden und Geschäftspartner. Sie muss entscheiden, wie hoch das Gesamtbudget ist und welche Geschenke in welcher Anzahl bestellt werden müssen. Zudem müssen Adressdaten überprüft und Kartentexte formuliert werden. Die Aufgaben sind vielfältig und sollten zum größten Teil spätestens noch im November erledigt sein. Statt jedoch frühzeitig mit der – stressfreien – Planung zu beginnen, schiebt die Mitarbeiterin die ungeliebte Aufgabe Woche für Woche vor sich her und verdrängt jeden Gedanken daran – bis sie wegen der fortgeschrittenen Zeit in ernsthafte Terminschwierigkeiten kommt.

Alle genannten Beispiele zeigen, wie wichtige Aufgaben, die an und für sich gut in den Tagesablauf integriert werden können, durch Aufschieberei und mangelnde Zeitplanung zu dringenden Aufgaben werden und damit massiver Stress erzeugt wird.

Um diese Bedrängnis zu vermeiden, sollten Sie Ihre Arbeitsweise und Ihr Zeitmanagement kritisch mit folgenden Fragen analysieren:

  • Delegieren Sie zu wenig, weil Sie keine Vorgabepläne erstellt haben oder glauben, nur Sie könnten die Aufgabe richtig erledigen?
  • Lassen Sie sich zu sehr von unwichtigen Aufgaben ablenken?
  • Schieben Sie zu viele Aufgaben auf, sodass aus vielen wichtigen Aufgaben nun auch noch dringende Aufgaben werden?
  • Können Sie bei Arbeitsanfragen nicht nein sagen?
  • Übernehmen Sie häufig Aufgaben, ohne vorher den Zeitaufwand zu kalkulieren?
  • Verschieben Sie häufig wichtige Aufgaben, um viele kleine unwichtige Aufgaben zu erledigen?

Planen Sie also für die Bearbeitung dieser Aufgaben feste Termine ein, damit Sie ohne Zeitdruck arbeiten können. Dann kann durch entsprechend ausgearbeitete Vorgaben auch delegiert werden – ein Mitarbeiter kann die Aufgabe nach den klaren Zielvorstellungen bearbeiten und die Erledigung der Aufgabe kann gut kontrolliert werden. Richtiges Delegieren ist nicht nur ein Zeichen von Führungsstärke und professionellem Arbeiten, sondern stärkt auch noch das Selbstbewusstsein Ihrer Mitarbeiter, weil sie in die Arbeitsprozesse eingebunden werden. Und ganz wichtig: Sie bauen mit diesen Tipps Stress ab und gehen somit achtsamer mit Ihrer Gesundheit um.

Autor: Brigitte Jahn, ist Inhaberin des Büro- und Managementservices Brigitte Jahn in Adelsdorf (www.bm-jahn.de).
 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 11|2011, Seite 45

 
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