Die Jahresabschlüsse können in Zukunft nur noch elektronisch an die Finanzämter übermittelt werden. Die Betriebe sollten sich schon jetzt darauf vorbereiten. Von Lars Meyer-Pries
Nun ist es amtlich: Die E-Bilanz kommt spätestens für die Abschlüsse des Geschäftsjahres 2013. Für Unternehmen bedeutet dies, dass es einiges zu tun gibt, denn die neue Pflicht zur digitalen Übermittlung der Jahresabschlüsse ist nicht mit einem Knopfdruck erledigt. Da die Finanzämter zusätzliche Informationen und differenziertere Gliederungen im Jahresabschluss verlangen, muss bereits bei der unterjährigen Erstellung der Finanzbuchführungen einiges beachtet werden.
Bis vor Kurzem war noch über weitere Verschiebungen der E-Bilanz spekuliert worden, doch nun hat das Bundesfinanzministerium mit einem Schreiben vom 28. September 2011 für Klarheit gesorgt. Lediglich für das erste Geschäftsjahr nach dem 31. Dezember 2011 wird die Einreichung in Papierform noch nicht beanstandet. Für die nachfolgenden Geschäftsjahre ist dann die elektronische Übermittlung von steuerlichen Bilanzen und von Gewinn- und Verlustrechnungen für alle bilanzierenden Unternehmen verpflichtend.
Detailliertere Angaben gefordert
Die E-Bilanz verändert nicht nur die Art und Weise der Übermittlung. Die von der Finanzverwaltung künftig vorgesehene Gliederungs-tiefe des Jahresabschlusses, die weit über die für den handelsrechtlichen Abschluss hinausgeht, kann Auswirkungen auf das bisherige Buchungsverhalten und vorgelagerte Unternehmensprozesse haben. Deshalb sollten auch bilanzierungspflichtige Unternehmen, die die Buchhaltung komplett vom Steuerberater erledigen lassen, sich vor Beginn des betroffenen Geschäftsjahres mit dem Thema beschäftigen.
Künftig müssen im Rahmen der Steuer-erklärung entweder Handelsbilanzen mit Überleitungsrechnung oder Steuerbilanzen elektronisch nach einem fest vorgegebenen Schema (sogenannte „Taxonomie“) an das Finanzamt übertragen werden. Dieses Schema basiert auf XBRL, der „extensible Business Reporting Language“, einem international akzeptierten Standard für den Austausch von Unternehmensdaten, der unter anderem auch schon für die Offenlegung beim elektronischen Bundesanzeiger Verwendung findet.
Für die E-Bilanz hat die Finanzverwaltung im Rahmen dieses Standards Pflichtfelder definiert und ergänzt, die für jeden Jahresabschluss ausgefüllt werden müssen. Das dadurch entstehende von Betriebsgrößenklassen unabhängige Normschema ist deutlich detaillierter als etwa die Handelsgesetzbuch-Gliederung für große Kapitalgesellschaften. Dies erzwingt eine Überprüfung und Umstellung des betrieblichen Rechnungswesens: Kontenrahmen und Bilanztabellen werden künftig zwangsläufig differenzierter, weil sie sich an den Pflichtangaben orientieren sollten, die von der Finanzverwaltung gefordert werden.
Im ersten Schritt sollten selbstbuchende Unternehmen beziehungsweise die Steuerberater die Finanzbuchführung so einstellen, dass die von der Finanzverwaltung geforderten Informationen in der entsprechenden Detailtiefe möglichst schon in der Buchführung gesammelt werden. Dadurch können aufwändige Nacharbeiten zum Zeitpunkt der Abschlusserstellung und Steuererklärung vermieden werden.
Die Datev wird rechtzeitig zum Jahreswechsel 2011/2012 die Standardkontenrahmen (SKR03 und SKR04) zur Verfügung stellen, die an die gültige Taxonomie angepasst sind. Damit können sich die Anwender in Unternehmen und Kanzleien auf die geänderten Kontenrahmen und Kontierungsrichtlinien sowie auf die gegebenenfalls notwendige Adaptierung der Abläufe vorbereiten. Diese Veränderungen können sich bisweilen durch das gesamte Unternehmen ziehen. Eine frühzeitige Analyse der Auswirkungen und eine Anpassung der Prozesse ist daher deutlich vor Beginn des betroffenen Geschäftsjahres geboten.
Da der Steuerberater meist auch bei selbstbuchenden Unternehmen die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz übernimmt, ist er darauf angewiesen, dass diese Unternehmen die buchungsrelevanten Sachverhalte entsprechend differenziert darstellen. Eine manuelle Nachbearbeitung wäre sonst mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Die eigentliche Übertragung an die Finanzbehörden ist dann der kleinere Part, der bei den Datev-Programmen in die bestehenden Prozesse der Abschlusserstellung integriert ist.
Sonderbilanzen erst nach 2014 zwingend
Die meisten mittelständischen Unternehmen, die eine professionelle Rechnungswesen-Software einsetzen, müssen keinen zu großen Aufwand für die Umstellung auf die E-Bilanz fürchten. Die Erstellung von Handels- und Steuerbilanzen in getrennten Buchungskreisen, die auch durch das BilMoG (Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz) schon verbreitet notwendig wurde, wird durch die E-Bilanz weiter forciert. Durch die E-Bilanz dürfte jedoch darüber hinaus insbesondere bei verschachtelten und mehrstöckigen Personengesellschaften die Erstellung von Sonder- und Ergänzungsbilanzen sehr aufwändig werden. Diese werden aber erst für Geschäftsjahre gefordert, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Ähnliches gilt, wenn die Anwendung eines Standardkontenrahmens nicht möglich ist oder wenn internationale Rechnungslegungsstandards wie IFRS oder US-GAAP angewendet werden.
