Tablet-Computer eröffnen neue Möglichkeiten, um Außendienstmitarbeiter und „Heimarbeiter“ an das Unternehmen anzubinden. „Apps“ sorgen für einheitliche Formulare und Abläufe ohne Medienbrüche. Von Peter Wilfahrt
Schon vor 100 Jahren, als Telefon und Schreibmaschine Einzug in das Büro hielten, ging es um Rationalisierung und um die Effizienz von Arbeitsabläufen. Von Anfang an dienten der Einsatz von Technik und die Standardisierung von Abläufen dazu, die Arbeitsleistung zu erhöhen. Das Aussehen und die Bearbeitung von Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen und vielem mehr wurden vereinheitlicht, um Reibungsverluste zu verringern. Weil viele Unternehmen dezentral organisiert sind und weltweit vernetzt arbeiten, stellt sich heute die Frage, wie diese standardisierten Abläufe ohne Medienbrüche organisiert werden können. Flexible Arbeitszeitregelungen und die Einbindung von Home-Offices sowie die Integration des Außendienstes stellen hohe Anforderungen an mobile Systeme der Bürokommunikation.
Lange Zeit gab es trotz Internet keine wirklich befriedigenden Lösungen dafür. Denn Notebooks können zur Last werden, wenn ihre Mobilität auf wenige Stunden begrenzt ist, das Hochfahren zu lange dauert oder der aufgeklappte Bildschirm eine Barriere zum Kunden aufbaut.
Ein viel versprechender Ansatz sind dagegen Tablets – tragbare, flache Computer, die mit Finger oder Stift bedient werden können. Sie sind flach wie ein Schreibblock und mit vielfältigen Kommunikationsmöglichkeiten ausgestattet, außerdem von geringem Gewicht und einfach in der Bedienung. Die in aller Regel langen Akku-Laufzeiten machen sie zu einem idealen mobilen Begleiter. Sie finden reißenden Absatz und dringen damit auch in den betrieblichen Alltag vor, allein Marktführer Apple verkaufte im Jahr 2011 über 40 Mio. iPads, gefolgt von Samsung mit 6,1 Mio. Tablet-Computern, so das Handelsblatt.
Tablets erinnern in Größe und Handhabung durchaus an einen Formularblock oder ein Klemmbrett. Mit den entsprechenden Anwendungen (Apps) ausgestattet, sind sie in der Lage, die digitale Datenwelt mit der papiernen Formularwelt des Unternehmens zu verbinden – das bedeutet: Bürokommunikation ohne Medienbruch. Formulare sehen dann so aus wie gewohnt und lassen sich auch so bearbeiten. Damit bleibt die Durchgängigkeit des digitalen Informationsflusses vom Bearbeiter bis in die Unternehmens-IT gewahrt, Geschäftsprozesse werden beschleunigt und sind weniger fehleranfällig.
Zudem vergrößern die Zusatzfunktionen mobiler Tablets ihr Anwendungsspektrum. Einige Beispiele:
- Die Ermittlung von Geodaten erlaubt die Einbindung von Standortinformationen in die zu übermittelnden Dokumente.
- Die mit dem Tablet geschossenen Fotos werden sofort Bestandteil des bearbeiteten Formulars.
- Das Hinzufügen handschriftlicher Bemerkungen und Skizzen verdeutlicht den jeweiligen Sachverhalt.
Wie nützlich solche Anwendungen sind, verdeutlichen die folgenden Einsatzgebiete:
Vertriebsmitarbeiter im Außendienst: Mit dem Tablet lassen sich auch umfangreiche Produktkataloge in digitaler Form abrufen und leicht handhaben. Durch Apps bearbeiten die Außendienstmitarbeiter elektronische Bestellformulare und versenden Bestellbestätigungen per Fax oder E-Mail von unterwegs.
Wartungs- und Servicetechniker: Das Unternehmen stellt seinen Technikern, die beim Kunden arbeiten, Maschinendaten und Wartungshistorie der betreffenden Geräte über Tablet zur Verfügung. Die Techniker wiederum protokollieren die Wartungsarbeiten gleich vor Ort und halten mit Fotos und Skizzen Besonderheiten für die Dokumentation fest. Zudem können sie Daten für Fakturierung und Archivierung schnell an ihr Unternehmen weiterleiten, sodass sie sich nach ihrer Rückkehr ins Büro nicht mehr erneut damit beschäftigen müssen.
Sachverständige: Für sie sind Tablets ideal, um Schäden vor Ort aufzunehmen und gleich Fotos, Skizzen und handschriftliche Hinweisen in den Vorgang mit aufzunehmen.
Pflegedienste: Die Pflegekräfte erfassen zuhause bei den Patienten wichtige Daten wie Betreuungszeiten und -leistungen vor Ort. Sie leiten die Daten zur Überwachung des Dienstplans und zur Fakturierung an ihr Unternehmen weiter.
Die mobile Arbeitswelt findet heute nicht nur im Außendienst statt, Tablets können auch die Arbeit am Firmensitz vereinfachen – angefangen vom Zugriff auf Unternehmensdaten überall im Haus bis hin zur spontanen Videokonferenz im Besprechungsraum.
Neue Möglichkeiten schaffen jedoch auch neue Herausforderungen: Fragen nach Sicherheit, Skalierbarkeit und Integration der mobilen neuen Welt müssen beantwortet werden. Konzepte und Lösungen für die Verwaltung mobiler Geräte im Unternehmenseinsatz werden unter dem Begriff Mobile-Device-Management (MDM) zusammengefasst. MDM befasst sich vornehmlich mit der Verteilung von Applikationen, Daten und Konfigurationseinstellungen auf die Endgeräte sowie mit der technischen Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien für den Datenzugriff.
Bürokommunikation im 21. Jahrhundert wird von zwei Entwicklungstendenzen geprägt sein: Zum einen von der fortschreitenden Integration der einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben in einem durchgängigen digitalen Prozess und zum anderen von der Nutzung mobiler Geräte wie dem Tablet, die einen ständigen Zugriff auf Dienste und Daten ermöglichen. Dabei muss ausgelotet werden, inwieweit die neuen Möglichkeiten der Informationstechnologie den strategischen Zielen des Unternehmens dienen. Eines ist sicher: Der Trend zur mobilen Bürokommunikation wird sich nicht aufhalten lassen, die Betriebe sollten sich deshalb rechtzeitig damit auseinandersetzen.
