Geteiltes Wissen

Wann haben Sie zuletzt ein Lexikon benutzt und wann Wikipedia? Bereits heute hat die Online-Enzyklopädie das klassische Nachschlagewerk verdrängt. Das liegt zum großen Teil daran, dass die Inhalte der Datenbank von den Nutzern nicht nur gelesen, sondern auch selbst erstellt werden können: Bei Wikipedia sind die Nutzer mehr als nur passive Rezipienten, sie können neue Einträge einpflegen oder vorhandene Inhalte bearbeiten. Diese Möglichkeit der Interaktion garantiert, dass immer mehr Informationen gesammelt und ständig aktualisiert werden. Damit bleibt die Plattform für die Nutzer attraktiv.

Von diesem Prinzip der ständigen Erneuerung und des Wachstums können auch Unternehmen profitieren, die Wiki-Anwendungen für die interne Kommunikation einsetzen – beispielsweise über das Intranet. Das Vorgehen ist einfach: Die Wiki-Anwendung wird auf den Servern installiert, über die Anwendung können die Mitarbeiter Beiträge erstellen und aufrufen, das interne Wiki ist startbereit.

Zentraler Pool für Informationen

Wikis haben mehrere Vorteile: Mit der Anwendung erhält das Unternehmen eine zentrale Datenbank, in der das Wissen gebündelt und für alle zugänglich ist. Neue Informationen können direkt kommuniziert werden, gleichzeitig bildet die Datenbank einen Informations-Pool, der jederzeit abgerufen werden kann. Daraus kann eine deutliche Steigerung der Effizienz bei jedem einzelnen Team-Mitglied erfolgen: Statt lange nach dem jeweils Zuständigen oder einem bestimmten Wissensträger zu suchen, um an Informationen zu kommen, genügt ein Blick ins Wiki; statt zahlreiche Ansprechpersonen einzeln zu kontaktieren, erfolgt ein Wiki-Eintrag, der alle im Team erreicht. Nicht zuletzt stärkt ein internes Wiki auch die Bindung der einzelnen Mitarbeiter an das Unternehmen: Sie können selbst an der Kommunikation im Betrieb mitwirken, das Wiki gibt ihnen eine Stimme und einen Kanal, um ihre Belange und Kompetenzen zu teilen.

Schwellenängste überwinden

Noch schrecken viele Unternehmen vor der Einrichtung eines Wikis zurück, weil sie Bedenken haben, dass eine Datenbank mit Unternehmens-Interna missbraucht werden kann. Schließlich haben theoretisch alle Zugriff auf die Daten und können diese leicht nach außen weitergeben. Zudem wird argumentiert, eine offen zugängliche Kommunikationsplattform könnte dazu verleiten, unerwünschte Beiträge wie Fehlinformationen, Beschwerden oder Beleidigungen zu verfassen. Dennoch: Als modernes Unternehmen sollten Sie den Mut zur offenen Kommunikation haben. Die internen und externen Stakeholder fordern zunehmend Transparenz, ein Wiki kann dazu einen bedeutenden Beitrag leisten. So kann man Teams direkt über aktuelle Prozesse informieren und sie damit in die Entwicklungen des Unternehmens einbinden.

Nichts läuft von selbst

Auch wenn ein Wiki leicht eingerichtet ist, heißt das nicht, dass nun die Einträge in Strömen fließen werden und die Zugriffszahlen steigen. Vielmehr zeigen Beispiele aus der Praxis, dass Wikis nur in den seltensten Fällen Selbstläufer sind:

Nötig ist eine exakte Strategie, damit die Mitarbeiter das neue Medium auch wirklich nutzen. Kommunizieren Sie also deutlich, welche Vorteile ein internes Wiki mit sich bringt. Rufen Sie dazu auf, die Anwendung täglich zu besuchen und zu pflegen und räumen Sie Ihrem Team dazu Freiraum ein. Denn nur so wird sich auf lange Sicht die Unternehmenskultur ändern, Informationen werden jedem zugänglich.

Um ein Unternehmens-Wiki erfolgreich zu betreiben, sollten vorab zudem folgende Fragen geklärt werden:

• Welches Ziel verfolgt die Anwendung genau?
• Was soll hauptsächlich im Wiki archiviert werden?
• Wer administriert die Einträge?
• Wer erstellt die Inhalte?
• Wie integriert man das Wiki in den Arbeitsalltag?

Auch wenn alle Fragen geklärt sind, ist zu beachten: Ein Wiki ist kostengünstig und schnell eingerichtet, aber gerade in der Anfangszeit ist Aufwand nötig, um die Team-Mitglieder an das neue Kommunikationsinstrument heranzuführen. Wenn sie motiviert sind, dessen Vorteile zu nutzen, kann es losgehen mit der internen Unternehmenskommunikation 2.0.