Auf dem richtigen Weg?

Intuition, Erfahrung und Bauchgefühl sind zwar hilfreiche Eigenschaften für einen Unternehmer, jedoch sollten wichtige Entscheidungen auf der Basis verlässlicher Zahlen getroffen werden. Durch die vielfältigen Anforderungen, denen sich Unternehmer und Freiberufler täglich stellen müssen, ist die Gefahr groß, dass die kontinuierliche Betrachtung der Unternehmenszahlen zu kurz kommt. Dabei kann es von existenzieller Bedeutung sein, regelmäßig die Ist-Zahlen und die geplanten Soll-Zahlen gegenüberzustellen und sich über die wirkliche Lage des Betriebes klar zu werden.

Die Buchhaltungsprogramme leisten bei dieser Aufgabe wertvolle Dienste: Sie beinhalten in aller Regel eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BA) – das ist ein Instrument, das auf den Zahlen der Buchhaltung basiert und immer aktuell Auskunft über Erlöse, Kosten und Gewinn gibt. Darüber hinaus geht der Controlling-Report – ein Werkzeug, das die Unternehmenszahlen noch tiefgehender analysiert und sie zudem mit Grafiken und Tabellen anschaulich macht. Die Größen, die über den betrieblichen Erfolg entscheiden, werden übersichtlich aufbereitet und gegenübergestellt: Der Monats- und Jahresvergleich von Kennzahlen wie Gesamtleistung (Umsatz plus Bestandsveränderungen von Halb- und Fertigerzeugnissen), Materialeinsatz, Gesamtkosten und Betriebsergebnis zeigt dem Unternehmer auf einen Blick, wie sich sein Betrieb entwickelt.

Ausgewiesen wird in dem Report beispielsweise der Cashflow, der als eine zentrale Messgröße gilt: Er gibt den Überschuss aus den Ein- und Auszahlungen an und spiegelt damit nur den tatsächlichen Geldstrom wider. Er ist deshalb als Kerngröße wichtig, weil er Aussagen über die Liquidität des Betriebes erlaubt. Der Controlling-Report macht transparent, welche Geldflüsse für Investitionen, Tilgungen und laufenden Geschäftsbetrieb, aber auch für Zahlungen in den oder aus dem Privatbereich anfallen. Mögliche finanzielle Engpässe werden deutlich, wenn man sich anzeigen lässt, wie sich im Jahresverlauf die Kurven von Betriebsergebnis und Cashflow zueinander entwickeln. Dadurch werden zeitlich bedingte Liquiditätsprobleme sichtbar (z.B. hohe Steuerzahlungen fallen zusammen mit ferienbedingten Umsatzrückgängen) und es wird schnell erkannt, inwieweit der von der Bank eingeräumte Kontokorrentkredit in Anspruch genommen werden muss.

Die laufende Betrachtung der Umsatzentwicklung dient auch der kurz- und mittelfristigen Unternehmensplanung. Hier kann die Fragestellung lauten: Erziele ich mit meinen Produkten bzw. Leistungen weiterhin ausreichend Umsatz oder muss mein Angebot den Marktveränderungen angepasst werden? Zeigt der Report zum Beispiel an, dass die Umsatzrentabilität (Verhältnis Gewinn vor Steuern und Zins zum Umsatz) im Jahresvergleich deutlich gesunken ist, so ist dringend Handlungsbedarf angezeigt.

Basis für den Dialog mit dem Berater

Der Controlling-Report ist eine wichtige Grundlage dafür, dass der Unternehmer einen zielführenden Dialog mit seinem Steuer- oder Unternehmensberater führen kann. Im Gespräch über die Zahlen aus dem Controlling-Report ergeben sich erfahrungsgemäß neue Ideen und eventuelle Schwachstellen werden schneller sichtbar. Gemeinsam sollten sie beispielsweise im Rahmen der Kostenanalyse der Frage nachgehen, warum sich welche Kosten im Betrachtungszeitraum verändert haben. Eine wichtige Kennziffer ist die Materialeinsatzquote – also das Verhältnis von Material- bzw. Wareneinsatz zur Gesamtleistung. Denn schleichende, auf den ersten Blick nicht sichtbare Preissteigerungen beim laufenden Warenbezug lassen den Rohertrag und damit den Gewinn im Jahresverlauf schnell einbrechen.

Zahlungsströme werden sichtbar

Wird die Verwendung der Finanzmittel übersichtlich aufgegliedert, lässt sich gut erkennen, wohin die erzielten Einnahmen geflossen und welche privaten Einlagen bzw. Entnahmen durch den Unternehmer getätigt worden sind. Nur durch die regelmäßige Prüfung der eigenen Zahlungsströme entsteht ein Bewusstsein dafür, wie hoch die Summe der getätigten Entnahmen oder Einlagen tatsächlich ist. Ein Beispiel: Für die Altersvorsorge werden übermäßig hohe Versicherungsbeiträge gezahlt, die aber möglicherweise durch eine Kontokorrentfinanzierung ein Vielfaches kosten.

Sehr aussagekräftig sind auch Veränderungen in der Struktur der Forderungen. Hier stellen sich folgende wichtige Fragen: Wie lange sind die Zahlungsziele, die den Kunden gewährt werden? Hat sich dies im Laufe der letzten Monate verändert? Ist das Unternehmen zu sehr von bestimmten Kunden abhängig? Aufschluss über bestehende Abhängigkeiten erhält man, wenn man sich die Anteile der Kunden anzeigen lässt, die zusammen den Löwenanteil der Umsätze (z.B. 70 Prozent) auf sich vereinigen.

Der Controlling-Report ist nicht nur ein wichtiges Instrument, um die Einnahmeseite besser einschätzen zu können, sondern auch die Ausgaben und Verpflichtungen. So kann durch die Kapitalflussrechnung, mit der aus den Buchhaltungsdaten die Ein- und Auszahlungen der bereits bestehenden Kredite aufbereitet werden, ein Überblick über die laufende Belastung gewonnen werden. Denn oftmals wird in der Praxis durch die Vielzahl der möglichen Finanzierungsformen die Gesamthöhe der laufenden Verpflichtungen falsch eingeschätzt.

Planung von Investitionen

Ein guter Überblick über die finanzielle Situation ist auch deshalb notwendig, weil größere Investitionen längerfristige Folgen haben, die man von Anfang an im Blick haben muss. Der Controlling-Report gibt immer aktuell darüber Aufschluss, welche Mittel für Tilgung, Zinsen und Finanzierungskosten zu Buche schlagen und inwieweit Spielräume für weitere Investitionskredite bestehen. Gute Buchhaltungssysteme ermöglichen es, die wesentlichen Geldströme auf einer DIN A4-Seite darzustellen und die Belastung durch Kredite auf mehrere Jahre hin zu erkennen.

Die meisten Software-Lösungen verfügen über das nützliche Instrument des „Testmandanten“, mit dem sich die Folgen von unternehmerischen Entscheidungen durchspielen lassen. Der Anwender kopiert die realen Daten aus der Buchhaltung in diesen Testmandanten und kann dann die Parameter beliebig verändern, um die Folgen von unternehmerischen Entscheidungen besser analysieren zu können. Ein Beispiel: Es ist geplant, einen neuen Geschäftsbereich einzurichten, für den umfangreiche Investitionen getätigt werden müssten. Mit einer Art Planspiel wird nun getestet, ob die geplanten Umsatzerlöse realistisch sind und ob die prognostizierten Kosten und die Aufwendungen für die Investitionskredite wirtschaftlich sinnvoll sind. Die Daten aus dieser Simulation können später für den Soll-Ist-Vergleich herangezogen werden, wenn die Investition tatsächlich getätigt wird.

Der Controlling-Report hat auch als Schnittstelle zum Mahnwesen Bedeutung: Im Bericht lassen sich die Fälligkeiten der Verbindlichkeiten übersichtlich auflisten. Auf diese Weise erkennt der Unternehmer, welche Zahlungen zu welchen Fristen anfallen und ob er dann jeweils ausreichend liquide ist.

Gefahren rechtzeitig erkennen

In den letzten Jahren mehren sich Schadensersatzansprüche gegen Geschäftsführer, die ihre Zahlungsfähigkeit nicht kontinuierlich überprüft haben und schließlich Insolvenz anmelden mussten. Sie setzen sich dem Vorwurf der Insolvenzverschleppung aus, der beträchtliche haftungs- und vermögensrechtliche Konsequenzen nach sich zieht. Schon aus diesem Grund ist es unabdingbar, den Liquiditätsstatus laufend zu betrachten. Grundsätzlich leistet ein Controlling-Report auch dann gute Dienste, wenn ein Unternehmen in eine schwierige Lage gerät und Daten erhoben werden müssen, die als Grundlage für eine Fortführungsprognose gebraucht werden. Ein Report, der Aufschluss über die Zukunftsfähigkeit des Betriebs gibt, ist daher bei Bankgesprächen unerlässlich.

Der Controlling-Report ist also vielfältig nutzbar und hat große Stärken: Die Daten lassen sich einfach aus der Buchhaltung gewinnen und gut „lesbar“ machen. Die transparente Darstellung vermittelt einen klaren Überblick über die Mittel der Unternehmensführung, über die Optimierung des Inkassos und über das Risiko der Zahlungsunfähigkeit. Er warnt rechtzeitig vor Fehlentwicklungen und schafft eine solide Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. All dies macht ihn zu einem idealen Instrument der Unternehmensführung.