32 europäische Länder führen im Jahr 2014 einheitliche Regeln für den Zahlungsverkehr ein. Die Unternehmen sollten schon jetzt die Umstellung auf „Sepa“ (Single Euro Payments Area) in die Wege leiten. Von Mathias Koller
Der von Ihnen eingereichte Zahlungsauftrag konnte leider nicht ausgeführt werden, da er nicht dem gültigen Datenformat entspricht. Bitte reichen Sie Ihre Zahlung als Sepa-Zahlung ein.“ Für Unternehmen, die nicht rechtzeitig umstellen, könnte diese Mitteilung ab 1. Februar 2014 zur Realität werden. Denn ab diesem Zeitpunkt stehen auch für bargeldlose Zahlungen innerhalb Deutschlands grundsätzlich nur noch die Sepa-Zahlverfahren zur Verfügung.
Mit Sepa (Single Euro Payments Area) wird der bargeldlose Zahlungsverkehr in Europa vereinheitlicht. Überweisungen und Lastschriften im und in das Ausland werden dann genauso einfach, schnell und kostengünstig sein wie im Inland. Zwar war es bisher schon möglich, in den Sepa-Ländern neben den jeweiligen nationalen Zahlverfahren mit der Sepa-Überweisung zu zahlen oder per Sepa-Lastschrift Beträge einzuziehen. Zum 1. Februar 2014 wird es nun aber ernst und auch für den Zahlungsverkehr innerhalb Deutschlands dürfen nur noch die Sepa-Zahlverfahren verwendet werden. Für die Unternehmen bedeutet dies, dass die rechtzeitige und fristgerechte Umstellung auf Sepa unumgänglich ist.
Neu sind auch die Kürzel „Iban“ und „Bic“: Die Iban (International Bank Account Number) ersetzt im Zahlungsverkehr die bisherige Kontonummer. In Deutschland besteht sie aus 22 Stellen und ist damit deutlich länger als die bisherigen Kontonummern. Jedem bestehenden Konto wurde bereits eine Iban zugeteilt, die den Kontoinhabern vom jeweiligen Kreditinstitut zum Beispiel mittels Kontoauszug mitgeteilt wird. An die Stelle der bisherigen nationalen Bankleitzahl tritt der Bic (Business Identifier Code), der aus acht oder elf Stellen besteht. Die Kreditinstitute haben ihre Bic in der Regel bereits veröffentlicht (z.B. auf der Homepage). Auch die Unternehmer sollten ihren Kunden schon jetzt ihre Iban und Bic auf Rechnungsformularen und Lieferscheinen mitteilen, um ab dem kommenden Jahr einen reibungslosen Zahlungseingang zu gewährleisten.
Veränderungen bei der Lastschrift
Mit der Sepa-Lastschrift wurde eine Lücke im europäischen Zahlungsverkehr geschlossen, denn wegen unterschiedlicher gesetzlicher Regelungen waren grenzüberschreitende Lastschriften bisher nicht möglich. Die Vereinheitlichung dieser Regelungen führte jedoch dazu, dass sich die Sepa-Lastschriften – die Sepa-Basis-Lastschrift und die Sepa-Firmen-Lastschrift (diese ist nur zulässig, sofern der Zahlungspflichtige kein Verbraucher ist) – in einigen Punkten von der bisherigen deutschen Lastschrift unterscheiden: Für die neuen Lastschriftvarianten benötigt der Lastschrifteinreicher eine sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese ist ausschließlich elektronisch bei der Deutschen Bundesbank erhältlich und kann in wenigen Minuten dort beantragt werden. Nach Erhalt der Gläubiger-Identifikationsnummer muss der Lastschriftseinreicher mit seinem Kreditinstitut eine Vereinbarung über den Einzug von Forderungen mittels Sepa-Lastschriften treffen.
Voraussetzung für den Einzug von Sepa-Lastschriften ist, dass ein sogenanntes Sepa-Lastschriftmandat zwischen Unternehmen und Zahlungspflichtigen unterzeichnet wird. Diese Vereinbarung muss zwingend in Papierform und mit der händischen Unterschrift des Zahlungspflichtigen vorliegen und bestimmte Mindestangaben enthalten. Für alle Sepa-Mandate ist außerdem eine sogenannte Mandatsreferenznummer mit maximal 35 alphanumerischen Stellen anzugeben, die der Einreicher der Lastschrift selbst festlegt. In der Praxis bietet sich beispielsweise an, dafür die Kundennummer zu verwenden.
Für alle bestehenden, rechtsgültigen Einzugsermächtigungen geht die Umstellung relativ einfach: Es müssen keine neuen Sepa-Lastschriftmandate vereinbart werden, sondern die Einzugsermächtigungen können direkt in Sepa-Basis-Lastschriftmandate umgewidmet werden. Dies muss dem Zahlungspflichtigen lediglich schriftlich mitgeteilt werden, wobei ihm die Gläubiger-Identifikationsnummer, die Mandatsreferenznummer und der Beginn des ersten Einzuges mit dem Sepa-Verfahren mitgeteilt werden. Für bestehende Abbuchungsaufträge gibt es diese Möglichkeit allerdings nicht. Hier sind zwingend neue Sepa-Lastschriftmandate zu vereinbaren.
Die Sepa-Lastschriften können ausschließlich elektronisch eingezogen werden und müssen durch einen exakten Fälligkeitstermin gekennzeichnet werden. Dieser wird vom Einreicher der Lastschrift festgelegt und bestimmt den Buchungstag. Der Zahlungspflichtige muss mindestens 14 Tage vor diesem Fälligkeitstermin schriftlich (z. B. per Rechnung, Vertrag etc.) über Zahlungsbetrag, Fälligkeitsdatum und die verwendete Iban informiert werden. Bei wiederkehrenden Zahlungen mit gleichbleibendem Betrag kann die Mitteilung der Fälligkeit auch einmalig als periodische Zeitangabe erfolgen.
Mit dem Ende der nationalen Zahlverfahren werden auch die zugrundeliegenden technischen Nachrichtenformate (in Deutschland DTA) durch das Sepa-Datenformat abgelöst, sodass die Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrsprogramme entsprechend aktualisiert werden müssen.
Für Unternehmen ist die Umstellung auf Sepa zunächst eine große Herausforderung, denn sie ist mehr als nur die Anpassung der Zahlungsverkehrs- und Buchhaltungssysteme. Mit der Migration der EDV auf Sepa sollte daher frühzeitig begonnen werden. Die Kreditinstitute unterstützen ihre Kunden dabei auf vielfältige Weise: In der Regel werden bereits heute online umfangreiche Informationen zu Sepa sowie Leitfäden und Checklisten für die Umstellung bereitgestellt. Daneben werden Sepa-fähige Zahlungsverkehrsprogramme sowie Konvertierungshilfen angeboten, mit denen die Kontonummern in Iban-Nummern umgerechnet und mit denen Dateien in das neue Sepa-Datenformat umgewandelt werden können. Zusätzlich finden Informationsveranstaltungen und individuelle Sepa-Beratungen statt.
