Ab 1. Februar 2014 dürfen Kreditinstitute Euro-Überweisungen und -Lastschriften nur noch im Sepa-Format annehmen. Doch viele Unternehmen sind immer noch nicht darauf vorbereitet.
Wie dringlich die Umstellung auf Sepa (den einheitlichen Zahlungsverkehr im Euro-Raum) ist, macht Bundesbank-Vorstandsmitglied Carl-Ludwig Thiele an folgenden Zahlen deutlich: „Es gibt 3,6 Mio. Unternehmen und fast 600 000 Vereine in Deutschland, aber bisher haben wir nur etwas mehr als eine Mio. Gläubiger-Identifikationsnummern vergeben.“ Und genau diese Nummer benötigen diejenigen, die ab 1. Februar 2014 am Lastschriftverfahren teilnehmen wollen. „Jetzt ist in Deutschland ein echter Endspurt fällig“, sagt Thiele, der im Vorstand der Deutschen Bundesbank zuständig für den unbaren Zahlungsverkehr ist.
Zum Hintergrund: Das Euro-Bargeld gehört in Europa seit mehr als zehn Jahren zum Alltag. Für den unbaren Zahlungsverkehr wie Überweisungen und Lastschriften sind die Weichen jetzt gestellt und sie stehen auf Einheitlichkeit. Ab dem 1. Februar 2014 dürfen nach der Sepa-Verordnung – Sepa steht für Single Euro Payments Area, also den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum – im Euro-Raum nur noch Überweisungen und Lastschriften ausgeführt werden, die den neuen, gemeinsamen europäischen Regeln entsprechen.
„Nach unseren Erkenntnissen sind die bayerischen Kreditinstitute und Landeskassen im laufenden Sepa-Projekt gut aufgestellt“, sagt Alois Müller, Präsident der Hauptverwaltung der Bundesbank in Bayern. Die Infrastruktur der Banken steht schon seit geraumer Zeit. Sepa-Überweisungen können bereits seit 2008, Sepa-Lastschriften seit 2009 genutzt werden. Und dies bringt für alle Beteiligten erhebliche Vorteile. „Überweisungen können damit innerhalb eines Tages kostengünstig erfolgen und Lastschriften können europaweit eingezogen werden“ betont Müller. Doch bisher ist die Nachfrage überschaubar. Im dritten Quartal 2013 lag der Anteil der Sepa-Überweisungen in Deutschland bei nur knapp 14 Prozent, der Anteil der Sepa-Lastschriften bei 0,7 Prozent. Vor allem die Lastschriftgläubiger stehen vor der großen Herausforderung, sich schnell auf die neue Sepa-Welt einzustellen. „Studien, die uns vorliegen, zeigen, dass noch besonderer Handlungsbedarf bei den kleinen und mittleren Betrieben mit unter 250 Mitarbeitern besteht“, so Müller.
Was ist zu tun?
Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen: Zur Teilnahme am Sepa-Lastschriftverfahren benötigen alle Lastschriftgläubiger eine Gläubiger-ID, die sie über die Homepage der Deutschen Bundesbank auf elektronischem Wege schnell und einfach beantragen können. Ausführliche Informationen und das Formular stehen im Internet auf folgender Seite zur Verfügung: www.glaeubiger-id.bundesbank.de.
Inkasso-Vereinbarung mit dem eigenen Kreditinstitut treffen: Bevor Beträge per Lastschrift im Sepa-Lastschriftverfahren eingezogen werden, muss der Zahlungsempfänger von seiner Hausbank für das Verfahren zugelassen werden. Dies geschieht im Rahmen einer Inkasso-Vereinbarung (also eine Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften) mit dem eigenen, kontoführenden Kreditinstitut. Ein Punkt dieser Vereinbarung ist beispielsweise, dass der Gläubiger natürlich nur fällige Forderungen einziehen darf, für die auch eine Ermächtigung des Kunden oder Geschäftspartners vorgelegt werden kann.
Konvertierung der Kontokennung in „Iban“ und „Bic“ vornehmen: Künftig werden Zahlungskonten grundsätzlich nur noch durch „Iban“ (International Bank Account Number) und „Bic“ (Bank Identifier Code) identifiziert. Für Zahlungen innerhalb Deutschlands genügt ab Februar 2014 die Angabe der Iban, bei grenzüberschreitenden Überweisungen in die EU muss der Bic bis zum 1. Februar 2016 noch mit aufgeführt werden. Die eigene (neue) Kontokennung wird bereits seit Jahren auf dem Kontoauszug angegeben. Sich damit vertraut zu machen, ist folglich nicht schwer. Wichtiger und technisch aufwändiger ist die Umstellung der Kontodaten aller Geschäftspartner. Im Sinne einer möglichst einfachen, bürokratiearmen Konvertierung sollte hier die eigene Hausbank um Unterstützung gebeten werden. Denn die Kreditwirtschaft bietet zur Konvertierung der Kontodaten verschiedene Lösungen an.
Buchhaltung anpassen: Eng mit der Umstellung der Kontokennung auf Iban und Bic ist auch eine Umstellung der Buchhaltung bzw. der Software-Systeme verbunden, denn Sepa-Lastschriften und -Überweisungen haben ein spezifisches Datenformat. Nach dem 1. Februar 2014 ist von Zahlungsdienstnutzern, die nicht Verbraucher sind, das XML-Nachrichtenformat des ISO-20022-Standards bei der Einreichung oder Auslieferung gebündelter Dateien mit Überweisungen oder Lastschriften in Euro zu verwenden. Deshalb empfiehlt sich das Gespräch mit den Herstellern und Anbietern der Unternehmens-Software sowie die gleichzeitige Klärung, ob und in welcher Höhe eventuell mit zusätzlichen Kosten (z.B. für Schulungen oder neue Lizenzen) zu rechnen ist. Auch Briefbögen, Internet-Seiten und Faltblätter müssen vielleicht umgeschrieben und mit Iban- und Bic-Angaben versehen werden.
Einzugsermächtigungen: In Deutschland können vorliegende Einzugsermächtigungen grundsätzlich auch für den Einzug von Mitgliedsbeiträgen, Spenden oder Kundenzahlungen unter Sepa genutzt werden. Dafür hatten sich viele Organisationen und Verbände eingesetzt. Das Einholen neuer Sepa-Mandate ist dank der Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Kreditinstitute, die im Juli 2012 erfolgte, erfreulicherweise nicht nötig. Allerdings ist dabei zu beachten, dass der Lastschrifteinreicher (das Unternehmen, der Dienstleister) den Zahler (den Kunden) vor dem ersten Sepa-Lastschrifteinzug über den Wechsel von der Einzugsermächtigung auf den Einzug per Sepa-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-ID und Mandatsreferenz zu unterrichten hat.
Informationen zu Sepa
Um die reibungslose Einführung von Sepa zu erleichtern, hat die Deutsche Bundesbank zusammen mit dem Bundesfinanzministerium den Sepa-Rat ins Leben gerufen, in dem sowohl die Anbieterseite (v.a. die Deutsche Kreditwirtschaft) als auch die Nachfrager (u.a. Unternehmen, Wohlfahrtsorganisationen und Verbraucherverbände) vertreten sind. Auf der zentralen Sepa-Website www.sepadeutschland.de stehen alle wichtigen Informationen sowie die Antworten auf häufig gestellte Fragen und Links gebündelt zur Verfügung.
Umfangreiche Informationen zur Vorbereitung auf Sepa (u.a. Broschüren für praktische Fragen der Umstellung) sind auch auf der Homepage der deutschen Kreditwirtschaft sowie des Bankenverbandes abrufbar.
