Unternehmer brauchen verlässliche Entscheidungsgrundlagen. Business Intelligence bringt Transparenz in die Unternehmenszahlen und legt die Basis für verlässliche Analysen. Von Martin Daut
Die Steuerung eines Unternehmens ist eine immerwährende Herausforderung. Ob Konzern, Mittelstand oder Kleinunternehmen, man bewegt sich permanent im Wettbewerb und in Spannungsfeldern. Unternehmer und Manager kämpfen um Ressourcen, Ideen und Kunden und müssen mit ihren Mitarbeitern möglichst nachhaltiges Wachstum erzielen. Deshalb ist es entscheidend, das Unternehmen stets im Griff zu haben und zu wissen, was gerade passiert und wo es Abweichungen von Plänen gibt (die gibt es immer). Um schnell agieren können, benötigt man Zahlen und Informationen, auf deren Grundlage man die Lage richtig einschätzen und daraus die erforderlichen Handlungen ableiten kann. Die Disziplin, die dies ermöglicht, ist die sogenannte Business Intelligence. Das Handwerkszeug dazu ist das Berichtswesen – also die Gesamtheit von Berichten und Analysen in einem Unternehmen, die dessen Status und Entwicklung dokumentieren. In allen Abteilungen eines Unternehmens – von Finanzen über Vertrieb, Marketing, Produktion bis zur IT – gibt es diese Berichte.
Die entscheidende Frage ist, ob das Berichtswesen so strukturiert ist, dass alle Verantwortlichen die für sie wichtigen Informationen vorliegen haben. Dem ist aber häufig nicht so. Es gibt zwar viel Papier mit Zahlen und Grafiken, manchmal aufwändig gestaltet, manchmal einfache Tabellen, häufig aus verschiedenen IT-Systemen generiert und mit unterschiedlichen Genauigkeitsgraden und Prioritäten.
Die Berichte sind also in aller Regel alles andere als einheitlich aufgebaut, sie unterscheiden sich in Struktur und Darstellung oft erheblich. Außerdem werden scheinbar einfache Zahlen wie Umsatz, Kundenanzahl usw. unterschiedlich interpretiert und dargestellt. Deshalb geht es in den Diskussionen häufig darum, die Zahlen und deren Aussagekraft zu hinterfragen, anstatt zu handeln. Entscheidungen werden deshalb falsch, gar nicht oder zumindest nicht effizient getroffen. Dieses ineffiziente und fehlerhafte Reporting zieht sich durch das ganze Unternehmen und kostet umfangreiche Ressourcen, die besser eingesetzt werden sollten.
Schritte zum neuen Berichtswesen
Hier muss man ansetzen. Ein erster Vergleich der verschiedenen Berichte zeigt oft sofort die Unterschiede – vor allem gestalterischer Art. Im nächsten Schritt müssen die Inhalte der Berichte in die immer wiederkehrenden Bausteine zerlegt werden; hier dargestellt am Aspekt „Kunde“: Einzelne Bausteine können z.B. die Zahl der Kunden insgesamt sowie die Kunden aufgeschlüsselt nach Regionen und nach Deckungsbeitrag sein. Diese Bausteine sollten so kombinierbar sein, dass man auf übersichtliche Art und Weise ersehen kann, welche Kunden es in welchen Regionen mit welchem Deckungsbeitrag gibt. Anschließend erstellt man einen Katalog aus sogenannten Berichtsbausteinen, die eindeutig sind und immer wieder in verschiedenen Kombinationen mit aktuellen Zahlen verwendet werden können. In diesem Prozess sollten auch die betriebswirtschaftlichen Leistungskennzahlen (Key Performance Indicator KPI), nach denen das Unternehmen gesteuert werden soll, eindeutig definiert werden.
Diese fachliche Arbeit mündet dann in einer neuen Zusammenstellung von Berichten und nach weiteren fachlichen Schritten in einem neuen Berichtswesen. Ziel ist ein empfängerorientiertes und handlungsorientiertes Berichtswesen. Empfängerorientiert bedeutet, dass jeder nur diejenigen Informationen erhält, die er zur Erfüllung seiner Aufgabe braucht, auf Überflüssiges wird verzichtet. Empfehlenswert ist es, diese Empfänger- und Nutzerrollen in Workshops zu erarbeiten und klar zu definieren. Handlungsorientiert heißt, dass aus einem Bericht klar ersichtlich sein sollte, wo der Handlungsbedarf für den verantwortlichen Manager liegt.
Spannend wird es, wenn das Management Informationen aus mehreren Bereichen kombinieren will. Diese sogenannten Dimensionen bringen den eigentlichen Erkenntnisgewinn. Ein Beispiel: Nicht nur verkaufte Stückzahlen sollten erkennbar sein, sondern auch deren Aufteilung nach Produktgruppen, Regionen und Vertriebsstrukturen, am besten noch kombiniert mit Deckungsbeitrag und Kundendaten. Schon hier stößt manches Berichtswesen an Grenzen. Spätestens wenn diese Daten auch noch analysiert werden sollen oder wenn zusätzlich eine Finanzplanung gewünscht ist, geben dies herkömmliche Systeme des Berichtswesens nicht mehr her. Hier müssen spezielle Datenbanken, sogenannte „Data Warehouses“, aufgebaut werden. Diese Investition lohnt sich für die meisten Betriebe, denn transparente Zahlen sind die Basis für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung.
Technische Umsetzung
In der letzten Phase der Neustrukturierung muss das Berichtswesen technisch implementiert werden. Dazu gibt es diverse Software-Systeme mit unterschiedlichen Schwerpunkten vom reinen Berichtswesen über die Analytik bis hin zur operativen Planung.
Moderne Systeme für das Berichtswesen sollten u.a. folgende Anforderungen erfüllen:
- einfache Bedienung, z.B. eigenständige und problemlose Generierung übersichtlicher Grafiken
- Aufschlüsselung einer Gesamtsicht in immer detailliertere Betrachtungen (Drill down), z.B. ausgehend vom Gesamtumsatz können Umsatzverteilungen nach Regionen und danach nach bestimmten Vertriebsstrukturen generiert werden.
- Anzeige von „historischen“ Daten, um im Vergleich Entwicklungen ablesen zu können
- „Alarmierung“, wenn vorgegebene Parameter unter- oder überschritten werden und deshalb Handlungsbedarf besteht
- Analytik-Tools, die statistische Analysen bis hin zu offenen Fragestellungen ermöglichen (z.B. Vorlieben von Kunden für bestimmte Produkte, Risikobereitschaft von Bankkunden und Anlegern, detaillierte Betrachtung von Kundengruppen).
Je nach Anforderung des Unternehmens können BI-Lösungen auch Planungssysteme enthalten, die sich durch effiziente betriebswirtschaftliche und finanzfachliche Funktionen auszeichnen. Damit kann man etwa Veränderungen des betriebswirtschaftlichen Ergebnisses eines Unternehmens „simulieren“ (z.B. wenn sich der Einkaufspreis bestimmter Produkte und der Verkaufspreis in bestimmten Regionen aus unterschiedlichen Gründen ändern). Das System rechnet in Sekunden komplexe Modelle für die Gewinn- und Verlustrechnung und ermöglicht dem Management-Team, sich auf Veränderungen und deren Auswirkungen schnell einzustellen.
Business Intelligence führt nur dann zum Erfolg, wenn sie als Gemeinschaftsaufgabe betrachtet wird. Für die betriebliche IT stellt sich die grundlegende Aufgabe, verstreut im Unternehmen vorliegende Datenbanken zusammenzuführen und sie damit für die BI-Lösung erst verfügbar zu machen. Denn die Darstellungs- und Analysemöglichkeiten, die die Anwender im Betrieb erwarten, lassen sich nur dann realisieren, wenn dahinter eine tragfähige Datenbank oder eine Data Warehouse-Architektur steht.
