Der frühere US-Präsident Dwight D. Eisenhower hat vorgemacht, wie man anstehende Aufgaben systematisch einteilen und dadurch Stress verringern kann. Von Monika Lanwer
Getrieben fühlen sich viele Mitarbeiter angesichts der Fülle der Aufgaben, die täglich auf sie einprasseln: Ein wichtiger Kunde ruft an, ein Kollege fragt um Rat, ein Angebot muss fertiggestellt werden, eine dringende E-Mail soll beantwortet werden und schließlich fällt zu allem Überfluss auch noch der Drucker aus. Am Ende des Tages fragt man sich dann, warum man nicht mehr von der vorgenommenen Tagesplanung geschafft hat.
Um angesichts der vielen gestellten Aufgaben den Überblick zu behalten und sie zu kategorisieren, ist das Eisenhower-Prinzip eine gute Entscheidungshilfe. Es geht zurück auf Dwight D. Eisenhower, den Oberbefehlshaber und späteren US-Präsidenten, und bezeichnet ein System zur Einteilung anstehender Aufgaben nach „Dringlichkeit“ (im Sinn von eilig) und „Wichtigkeit“ (im Sinn von wertschöpfend oder zielführend). Eingeteilt werden sie in vier sogenannten „Quadranten“:
Quadrant 1 (wichtig und dringend): Aufgaben in diesem Bereich erfordern ein sofortiges, persönliches Eingreifen, weil ein Notfall oder eine Krise zugrunde liegt (Beispiele: plötzliche Erkrankung; Computer-Absturz im Büro). Eine Aktivität in diesem Bereich sollte möglichst durch eine gute vorbeugende Planung (siehe Quadrant 2) verhindert werden.
Quadrant 2 (wichtig, aber nicht dringend): Diese Aufgaben kann man unter der Überschrift „Grundlagen schaffen und vorbeugen“ zusammenfassen. Sie werden in der Hektik des Alltags oftmals vernachlässigt oder auf die lange Bank geschoben. Beispiel: Das Sicherheits-Update für den Computer wird vernachlässigt, was womöglich später einen Notfall hervorruft, der hektisch behoben werden muss (siehe Quadrant 1). In diesen Quadranten fallen auch Aktivitäten, die man als „Herzensangelegenheiten“ bezeichnen könnte. Also all das, was das Leben bereichert und aus dem man Kraft schöpft (z.B. persönliche Kontakte, Freundeskreis, Verwirklichung von Träumen, Lebensqualität), was aber angesichts der täglichen Hektik oft vernachlässigt wird. Befragungen von Sterbenden zeigen, dass diese vor allem Defizite in diesem Bereich am meisten bereuen. Die Krise kommt, aber sie kommt oft sehr spät, wenn Quadrant 2 gering geschätzt wird. Für Aufgaben in Quadrant 2 sollten Termine gesetzt und Zeiträume eingeplant werden, sodass sie nicht in Vergessenheit geraten.
Quadrant 3 (nicht wichtig, aber dringend): Diese Aufgaben sind notwendig, aber brauchen nicht unbedingt von Ihnen selbst oder nicht auf der Stelle erledigt zu werden. Wie z.B. Bearbeitung der E-Mails, Tagesgeschäft, Postmappe sichten oder so manches Meeting. Es handelt sich um Aktivitäten, die ausgelagert (delegiert), zusammengefasst oder effizienter gestaltet werden könnten. Das kann geschehen durch Abstimmung mit Kollegen („von 11 bis 12 Uhr übernehme ich das Telefon“) oder durch eine andere Zeiteinteilung (z.B. nicht jedes eintreffende E-Mail sofort lesen, sondern E-Mail-Postfach nur zweimal täglich sichten).
Quadrant 4 (nicht wichtig und nicht dringend): Diese Aufgaben sollte man besser gar nicht erst am Arbeitsplatz anfangen, z.B. private Aktivitäten in Facebook, Werbebeilagen durchblättern und Ähnliches. Hierunter fallen auch ineffiziente Arbeiten, die einen nicht weiter bringen (z.B. sich in unnützen Recherchen verlieren, weil man das Wesentliche und das Ziel einer Aufgabe nicht mehr im Blick hat).
Um sich über die vier Kategorien und die Einordnung der einzelnen Aufgaben klar vor Augen zu halten, ist folgende Vorgehensweise zu empfehlen:
- Überlegen Sie sich für die einzelnen Quadranten Symbole, die diese Bereiche für Sie am besten kennzeichnen (z.B. Quadrant 2 mit einem Herz oder einer Schatztruhe) und malen Sie sich das System mit Ihren Symbolen auf ein ausreichend großes Blatt (mindestens DIN A4).
- Hängen Sie dieses Bild so auf, dass Sie es jederzeit von Ihrem Arbeitsplatz aus im Blick haben.
- Prüfen Sie jede eingehende Aufgabe unter den genannten Gesichtspunkten und passen Sie dann Ihre Arbeitsweise an.
Wichtig ist allerdings, sich vorab mit den eigenen Ziele und den notwendigen Aufgaben Ihrer Stelle zu beschäftigen. Erst wenn diese Ziele klar sind, können Sie prüfen, ob eine eingehende Aufgabe Sie näher an Ihr Ziel bringt und deshalb als wichtig einzustufen ist. Ein positiver Nebeneffekt dieser Vorgehensweise: Wenn die Prioritäten klar sind, fällt es auch leichter „nein“ zu überflüssigen Aufgaben zu sagen, die Sie nicht weiterbringen.
