Im Büro fallen unzählige Papier- und Online-Dokumente an. Wie kann man sie auf einer zentralen Plattform zusammenführen?
Hunderte von E-Mails hat ein Büromitarbeiter jeden Monat zu bearbeiten, in vielen Betrieben haben aber auch weiterhin Papier und Fax (z.B. bei Rechnungen und Lieferscheinen) ihren festen Platz im Arbeitsalltag. Das Nebeneinander von Print und Digital stellt die Organisation vor Herausforderungen, weil viele papiergebundene Informationen in die digitale Welt überführt werden müssen. Mit einem sogenannten Multichannel-Informationsmanagement gelingt es, alle Informationen und Dokumente aus den verschiedenen Kanälen zu erfassen, zu archivieren und auszuwerten.
Die Digitalisierung von Papierdokumenten erfolgt je nach Unternehmen entweder zentral (z.B. beim Posteingang) oder dezentral in den einzelnen Abteilungen. Auf dem Markt gibt es hierfür eine breite Palette an professionellen Dokumenten-Scannern. In kleineren Betrieben werden statt der großen leistungsstarken Maschinen oftmals Multifunktionsgeräte genutzt, die die Funktionen Drucken, Kopieren, Faxen und Scannen in sich vereinen. Notfalls können selbst mit mobilen Geräten Dokumente in guter Qualität eingescannt werden. Denn hinter vielen Apps (z.B. Banking mit Überweisungserkennung) verbirgt sich eine intelligente Software, die aus den Fotos einer Smartphone- oder Tablet-Kamera relevante Informationen ausliest und überträgt.
Wie gelangen nun die Informationen aus den verschiedenen Eingangskanälen in die Unternehmensprozesse? Kern der Informationserfassung ist eine intelligente Software, die mit einer Optical Character Recognition (OCR) ausgestattet ist und Bilder in lesbare Texte konvertiert. Sie ist auch dazu in der Lage, die Dokumente zu analysieren und daraus Informationen wie z.B. Rechnungspositionen und -beträge zuverlässig zu extrahieren. Um dabei die Anzahl nachträglich notwendiger, manueller Korrekturen so gering wie möglich zu halten, arbeiten im Hintergrund spezielle Algorithmen. Diese überprüfen beispielsweise, ob die Summe der einzelnen Rechnungsposten mit dem erkannten Endbetrag übereinstimmt. Im Ergebnis werden digitale Dokumente generiert, die eine Volltextsuche ermöglichen und aus denen sich Metadaten (z.B. Kundennummer, Skontodaten) extrahieren und in weiterführende Systeme und deren Workflows einspeisen lassen.
Auswahl der passenden Software
Diese Einspeisung stellt allerdings in der Praxis oft eine Herausforderung dar: Zum einen ist das Angebot der Lösungen vielfältig und komplex, sodass der Überblick über den Markt und die Auswahl der passenden Software schwer fällt. Gerade für den Mittelstand gibt es ein breites Spektrum an sogenannten Enterprise Ressource Planning-Systemen (ERP), mit denen betriebliche Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und EDV-Systeme geplant und gesteuert werden, sowie an Extended Relationship Management-Software (XRM), mit denen sich die Kundenbeziehungen managen lassen. Zum anderen existiert kein Standard für die Schnittstellen zwischen Informationsquellen und den Software-Lösungen. Hier ist in der Regel das beauftragte Software-Haus gefragt, die Programme an die individuellen betrieblichen Bedürfnisse anzupassen und damit eine effiziente Integration der einzelnen Systeme zu gewährleisten. Denn nur wenn es gelingt, einen durchgängigen Arbeitsprozess zu etablieren, erzielt man die gewünschten Vorteile (u.a. schnelle Verfügbarkeit von Daten und Auswertungen).
Im nächsten Schritt geht es darum, die elektronische Ablage und Archivierung der Dokumente und Daten zu bewerkstelligen, wofür es eine Vielzahl von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) gibt. Solche Systeme bieten neben den üblichen Grundfunktionen (z.B. detaillierte Suchfunktionen, Bestimmung von Zugriffsrechten) weitere Features wie etwa revisionssichere Archivierung, Einbeziehung von Compliance-Richtlinien, Versionierung und Protokollierung. Wichtig ist, dass die digitalisierten Daten und Vorgänge nachvollziehbar und transparent bleiben. Eine einheitliche Plattform stellt sicher, dass es keine Medienbrüche gibt, zudem sollten sich alle Informationen über eine Web-Oberfläche plattformunabhängig in Sekundenschnelle weltweit abrufen lassen. Egal ob ERP, XRM oder spezifische Fachanwendungen – die digitalen Daten werden aus einem branchenunabhängigen Dokumenten-Management-System bereitgestellt und entlasten dadurch die darüber liegende Software.
Speichermedien
Bei der physischen Archivierung haben in der Vergangenheit mehrere Konzepte um die führende Position am Markt gekämpft. Als Sieger gingen aus dem Wettbewerb festplattenbasierte „Worm-Medien“ (Write Once Read Many) hervor: Einmal auf einem solchen Medium gespeichert, lässt sich die Datei nicht wieder bearbeiten oder löschen. Die technischen Spezifikationen ermöglichen dem Anwender zudem, Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren (z.B. für Mahnbescheide, Patientenakten, Strahlenschutzbelehrungen) einzuhalten. Ein weiterer Aspekt bei der Auswahl der Speichermedien ist die Energieeffizienz – stromsparende Medien für die Langzeitarchivierung kommen im Stand-by-Modus mit nur 0,2 Watt pro Terabyte aus.
Wer mit digitalen Dokumenten – nicht zuletzt mit digitalisierten Abbildern der originalen Papierdokumente – umgeht, muss nicht nur technische Aspekte beachten, sondern auch eine Reihe von rechtlichen Regelungen. Hier sind u.a. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu nennen, die die Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form regeln. Dabei geht es insbesondere um die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente, d.h. diese müssen nachvollziehbar und vollständig sein. Außerdem müssen die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf die einzelnen Dateien geregelt und eine vollständige Verfahrensdokumentation eingerichtet werden.
Das Multichannel-Informationsmanagement ist eine komplexe Aufgabe mit zahlreichen technischen und rechtlichen Facetten. Zudem muss die eingesetzte Lösung passgenau für die jeweiligen unternehmensinternen Prozesse sein. Ist sie erst einmal erfolgreich im Einsatz, werden die Vorteile des digitalen Büros in puncto Effizienz, Sicherheit und Bearbeitungsgeschwindigkeit schnell unverzichtbar.
