Wohin führte die Reise?

Viele Arbeitgeber stellen ihren Beschäftigten Dienstwagen zur Verfügung, die auch privat genutzt werden dürfen. Auch die Unternehmer selbst nutzen Firmenfahrzeuge häufig für Privatfahrten. Diese geldwerten Vorteile müssen versteuert werden – der Umfang der Privatnutzung kann nach der Ein-Prozent-Regelung oder durch das Führen eines Fahrtenbuchs ermittelt werden. Ein Fahrtenbuch ist zwar aufwändig, kann sich finanziell allerdings lohnen. Doch wann erkennt das zuständige Finanzamt ein Fahrtenbuch als ordnungsgemäß an und welche Folgen haben Mängel beim Führen des Fahrtenbuches?

Zunächst ist zu bedenken, dass bei der Fahrtenbuchmethode lediglich der Privatanteil der Fahrten versteuert werden muss – also der Teil der Kfz-Gesamtkosten (z.B. Kfz-Versicherung und Reparaturkosten), der prozentual auf die tatsächlich getätigten Privatfahrten entfällt. Dagegen wird die Privatnutzung mit der Ein-Prozent-Regelung pauschal ermittelt. Zu versteuern ist hier pro Monat ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Dienstwagens – unabhängig davon, was tatsächlich für den Wagen bezahlt wurde.

Fahrtenbuch für Beschäftigte

Beschäftigte – hierzu gehören z.B. auch Geschäftsführer – sollten sich die Führung eines Fahrtenbuchs insbesondere dann überlegen, wenn sie den Dienstwagen eher selten privat nutzen, der Bruttolistenpreis für das Fahrzeug sehr hoch ist, der Wagen gebraucht gekauft wurde oder die Pkw-Kosten niedrig sind.

Fahrtenbuch für Unternehmer

Bevor sich Unternehmer für eine Ermittlungsmethode entscheiden, ist der Umfang der betrieblichen bzw. der privaten Fahrzeugnutzung zu klären. Beträgt der Anteil der betrieblichen Nutzung nur bis zu 50 Prozent, so ist die Ein-Prozent-Regelung gar nicht anwendbar – die tatsächliche Privatnutzung ist dann durch geeignete Aufzeichnungen nachzuweisen. Hier bietet sich natürlich das Führen eines Fahrtenbuchs an. Nur bei einer betrieblichen Nutzung des Pkw über 50 Prozent kann ein Unternehmer zwischen den beiden Ermittlungsmethoden wählen und als Entscheidungskriterium z.B. den Bruttolistenpreis des Firmenwagens oder auch die Höhe der Fahrleistung bzw. der Pkw-Kosten heranziehen.

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Die Anforderungen an ein Fahrtenbuch gemäß § 8 II 4 Einkommensteuergesetz (EStG) wurden gesetzlich nicht festgelegt. In der Rechtsprechung haben sich folgende Voraussetzungen herausgebildet:

• Das Fahrtenbuch muss pro Fahrzeug für jeweils ein Kalenderjahr geführt werden. Ein unterjähriger Wechsel zwischen den Ermittlungsmethoden ist damit unzulässig (Urteil des Bundesfinanzhofes vom 20. März 2014, Aktenzeichen VI R 35/12). Bei einem Fahrzeugwechsel während des Jahres kann die Ermittlungsmethode aber gewechselt werden.
• Ein Fahrtenbuch muss zeitnah, lückenlos, lesbar und in gebundener Form geführt werden. Das bedeutet, die Eintragungen müssen unverzüglich (spätestens am nächsten Tag) und vollständig vorgenommen werden. Eine Loseblattsammlung ist unzulässig, weil dadurch nachträgliche Änderungen und Manipulationen möglich wären. Aus dem gleichen Grund darf ein Fahrtenbuch nicht mithilfe eines Diktiergeräts oder als Excel-Tabelle geführt werden (Urteil des Finanzgerichts Köln vom 18. Juni 2015, Aktenzeichen 10 K 33/15).
• Ein Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten: Datum der Fahrt, Abfahrtsort und Fahrtziel, Name der besuchten Person (z.B. Kunde oder Geschäftspartner) samt Firmenangabe bzw. Reisezweck sowie der Gesamtkilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt (Urteil des Finanzgerichts vom 16. September 2012, Aktenzeichen 2 K 687/10). Ferner sollte nicht nur zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten unterschieden werden – auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen notiert werden. Die Kosten hierfür sind nur in Höhe der einfachen Entfernungspauschale abziehbar. Fährt man auf dem Arbeitsweg einen Umweg, um z.B. einen Kunden zu besuchen, sollte auch diese Reiseroute angegeben werden.

Elektronisch geführte Fahrtenbücher (z.B. mittels einer vom Finanzamt anerkannten Fahrtenbuch-Software) sind ebenfalls zulässig. Allerdings muss dann gewährleistet sein, dass nachträgliche Änderungen entweder nicht möglich sind oder stets dokumentiert bzw. offengelegt werden. Außerdem müssen die oben genannten Anforderungen an ein Fahrtenbuch beachtet werden (Urteil des Finanzgerichts Baden-Württemberg vom 14. Oktober 2014, Aktenzeichen 11 K 736/11). Zudem sollten die Daten für einige Jahre aufbewahrt werden. Auf dem Markt sind zudem Telematik-Systeme, mit denen Unternehmen ihre Fahrzeugflotte ausrüsten können und mit denen die Erfassung der Fahrten erleichtert wird.

Folgen von mangelhaften Fahrtenbüchern

Entdeckt das zuständige Finanzamt Mängel, wird es das Fahrtenbuch im schlimmsten Fall nicht anerkennen. Die Behörde wird dann den geldwerten Vorteil aufgrund der Privatnutzung des Firmenwagens anhand der Ein-Prozent-Regelung ermitteln. Ist diese Methode jedoch nicht anwendbar, weil die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs durch einen Unternehmer bzw. Selbstständigen 50 Prozent nicht überschreitet, schätzt das Finanzamt den Umfang der privaten Nutzung.

Allerdings führen formelle bzw. geringe Mängel nicht automatisch dazu, dass das Finanzamt ein Fahrtenbuch bei der Ermittlung des Privatanteils einfach außer Acht lassen darf. Wenn mit dem Fahrtenbuch nämlich noch eindeutig der Privatanteil an der Gesamtfahrleistung des Fahrzeugs nachweisbar ist und die Fehler nicht so groß sind, dass das Fahrtenbuch als unvollständig oder gar manipuliert anzusehen ist, so müssen Finanzbehörden es trotz der Mängel anerkennen (Urteil des Finanzgerichts München vom 16. September 2012, Aktenzeichen 2 K 687/10).