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Kassensysteme rücken verstärkt in den Fokus von Betriebsprüfungen. Egal ob im Einzelhandel oder der Gastronomie – Unternehmer, die im geschäftlichen Alltag überwiegend mit Bargeldgeschäften zu tun haben, sollten darauf achten, dass ihr Kassensystem auf die handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften abgestimmt ist. Ansonsten droht die Verwerfung der Buchführung. Spätestens ab 1. Januar 2017 dürfen nur noch Registrierkassen eingesetzt werden, die den Anforderungen der Finanzverwaltung genügen.

Jeder Unternehmer, der buchführungs- und bilanzierungspflichtig ist, also z. B. GmbHs oder Einzelunternehmer mit einem Jahresgewinn von mehr als 60 000 Euro, muss Bücher und Aufzeichnungen führen, die auch die täglichen Aufzeichnungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben umfassen. Das geschieht in einem Kassenbuch. Unternehmer, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist aber eine Einzelaufzeichnung nach dem Umsatzsteuergesetz. Führt der Unternehmer auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Wahl der Kassenform

Die gesetzlichen Bestimmungen sehen keine Festlegungen hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Eine Pflicht zur Anschaffung einer Registrierkasse besteht nach aktueller Rechtslage nicht. Der Unternehmer kann sich also entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier- bzw. PC-Kasse verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und möglichst detailliert aufgezeichnet werden.

Setzt der Unternehmer eine elektronische Registrierkasse ein, muss er aber die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten erfüllen, die die Finanzverwaltung in ihrem Erlass vom 26. November 2010 (sogenannte Kassenrichtlinie) festgelegt hat. Dieser sieht u. a. vor, dass spätestens ab Januar 2017 sämtliche elektronischen Daten der Kassensysteme unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Die Daten müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und dürfen auch in dieser Zeit nicht veränderbar sein. Ein Löschen der Einzel-Bons zugunsten des Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Endsummen-Bons (sogenannte Z-Bons) auf Papier ist dann nicht mehr ausreichend. Neu ist ferner, dass ein Abgleich barer und unbarer Geschäftsvorfälle und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- und Aufzeichnungswerk gewährleistet werden muss.

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Registrierkassen. Naturgemäß können nicht alle die neuen Anforderungen erfüllen. Wenn eine Kasse bauartbedingt die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt und sie auch nicht umgerüstet werden kann, reicht es, weiter nur die fortlaufenden Z-Bons aufzubewahren. Dieses Zugeständnis der Finanzverwaltung ist allerdings bis zum 31. Dezember 2016 begrenzt, d. h. Kassen müssen spätestens bis zu diesem Zeitpunkt umgerüstet werden.

Wegen der besonderen Relevanz der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung in der Betriebsprüfung und der erheblichen Folgen im Falle einer Nichtbeachtung sollten sich alle Betriebe mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut machen und auf deren konsequente Befolgung achten. Ist die Kassenführung nämlich fehlerhaft, kann die Finanzverwaltung die Buchhaltung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das kann teuer werden.

Zudem sollen elektronische Registrierkassen nach einem Gesetzentwurf der Bundesregierung vom 13. Juli 2016 künftig über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Der Entwurf schreibt keine bestimmte Lösung vor, sondern ist technologieoffen und herstellerunabhängig ausgestaltet. Die Sicherheitseinrichtung soll verpflichtend ab dem 1. Januar 2020 eingesetzt werden. Unternehmen, die bereits eine neue richtlinienkonforme Kasse angeschafft haben und die bauartbedingt nicht aufrüstbar ist, soll eine längere Umsetzungsfrist, voraussichtlich bis zum 31. Dezember 2022, eingeräumt werden.

Ergänzend zu den vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle soll eine unangekündigte Kassen-Nachschau eingeführt werden. Verstöße können künftig mit einer Geldbuße von bis zu 25 000 Euro geahndet werden. Der Entwurf befindet sich im Gesetzgebungsverfahren. Ob er unverändert umgesetzt wird, ist angesichts verschiedener Einwendungen des Bundesrates derzeit noch offen.