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Mobile Business

Digitales Klemmbrett

Mobile Business © nd3000 - thinkstockphotos.de

Was müssen Tablets für die mobile Datenerfassung können? Wie gelingt die Einbindung in die betriebliche EDV? Von Friedrich Kramer

Daten fallen auf vielfache Weise an, wenn Mitarbeiter unterwegs sind: Beim Besuch von Kunden werden Kunden- und Bestelldaten aufgenommen, bei Bauprojekten geht es um das Aufmaß von Gebäuden, bei Sicherheitsbegehungen werden Mängel und Gefahrstellen erfasst, bei der Wartung und Instandhaltung protokollieren Techniker die erledigten Arbeiten. Auch digitales Messen, Lesen von Barcodes, Fotografieren oder Präsentieren sind über Handy oder Tablet möglich. Das ist nur ein kleiner Ausschnitt von „mobilen“ Tätigkeiten, bei denen es darauf ankommt, Informationen aufzunehmen und in die betriebliche EDV zu übertragen.

Außendienstmitarbeiter, Bauleiter oder Wartungs- und Servicetechniker können heute Klemmbrett und Schreibblock durch einen Tablet-Computer ersetzen und ihre Daten vor Ort eingeben und für alle Beteiligten sofort verfügbar machen. Außerdem entfällt Doppelarbeit, weil bei der Rückkehr in das Büro keine handschriftlichen Aufzeichnungen mehr in die EDV eingegeben werden müssen. Es geht also darum, Prozesse zu digitalisieren und alle verfügbaren Technologien so zu verknüpfen, dass die betrieblichen Wertschöpfungsketten optimiert werden.

Der Zyklus beim sogenannten Lean Mobile Processing lässt sich mit folgenden Schritten beschreiben:

  • Daten und Informationen aufbereiten und so bereitstellen, dass die Bearbeitung möglichst einfach erfolgen kann
  • mobile Bearbeitung
  • Verteilung der bearbeiteten Arbeitsergebnisse an ein oder mehrere Empfängersysteme

Bei der Auswahl der richtigen Geräte ist angesichts der breiten Modellpalette Sorgfalt gefragt. Denn im Gegensatz zum privaten Einsatz müssen Tablets für das sogenannte Mobile Business im Betrieb spezielle Anforderungen erfüllen. Zudem wird es in punkto Software in aller Regel nicht ausreichen, einfach eine App aus einem der bekannten Stores herunterzuladen. Denn viele Software-Lösungen sind eher von der Sachbearbeitung am Schreibtisch abgeleitet und deshalb oft nicht optimal für das Handling im mobilen Bereich. Sie werden damit nicht der großen Bandbreite an Aktivitäten oder Dienstleistungen gerecht, die beim mobilen Arbeiten grundsätzlich möglich ist. Ein Beispiel: Bei zahlreichen Apps sind zu viele Eingaben erforderlich, sodass die Nutzer externe Tastaturen anschließen, um sich das Eintippen zu erleichtern. Eine gut durchdachte App für das Mobile Business sollte aber so benutzerfreundlich und leicht bedienbar sein, dass man auf weitere technische Geräte verzichten kann.

Bei der Planung des Mobile Business sowie bei der Anschaffung von Hard- und Software sollten insbesondere diese Aspekte beachtet werden:

Größe und Bildschirmdiagonale: Das Notebook war lange Zeit das vorherrschende Gerät im betrieblichen mobilen Einsatz und wird nun zunehmend von Tablet und Handy abgelöst. Damit stellt sich – je nach Anwendung – die Frage nach der optimalen Bildschirmdiagonale und der Größe des Gerätes: Für eine einfache Mängeldokumentation kann ein Handy mit einem Fünf-Zoll-Display ausreichen, dagegen ist beispielsweise für ein Fensteraufmaß eher ein Tablet mit 13 Zoll empfehlenswert. Soll auch eine zweite Person, beispielsweise ein Kunde oder ein Kollege, Inhalte auf dem Tablet mit einsehen können, sollte eine Größe ab neun Zoll gewählt werden. Das Gewicht spielt bei der Auswahl der Geräte keine entscheidende Rolle mehr. Bei Tablets mit einer Bildschirmdiagonale von acht Zoll reicht die Bandbreite der Geräte auf dem Markt von etwa 250 bis 450 Gramm. Wenn man quasi sein gesamtes Büro in einem geringfügig schwereren mobilen Gerät unterbringen kann, das alle Anforderungen erfüllt, wird dieser Aspekt bei der Kaufentscheidung eher zweitrangig.

Akku: Eine kritische und beachtenswerte Größe ist die Laufzeit des Akkus, der zwingend einen Arbeitstag lang durchhalten muss. An den Einsatzorten sind häufig keine Steckdosen verfügbar; Hilfsmittel wie Powerbanks machen das Handling umständlich und sollten deshalb nicht den Vorzug vor einem leistungsstarken Akku erhalten.

Robustheit und Schutz des Gerätes: Der Einsatz auf einer Baustelle und im Freien erfordert ein stabileres Gerät, als dies bei Kundenbesuchen von Vertriebsmitarbeitern der Fall ist. Für annähernd alle Geräte sind Schutzhüllen, sogenannte Cases, in unterschiedlichen Güteklassen und Spezifikationen verfügbar, die auch den Einsatz in schwierigen Umgebungen ermöglichen. Für die wenigen wirklich extremen Einsatzfelder (z. B. in der Natur oder auch bei Regen) sollten spezialisierte Hardware-Hersteller konsultiert werden.

Speicher: Die Größe des Speichers ist ein wichtiger Faktor beim mobilen Einsatz. Bei rein textbasierten Daten dürfte ein Speicher von 16 Gigabyte ausreichen. Wenn aber unterwegs mit Fotos, Videos, dreidimensionalen Animationen usw. gearbeitet wird, sollte der Speicher deutlich größer bemessen werden.

Mobilfunk oder W-LAN: Die Antwort auf die Frage des richtigen Mobilfunk-Tarifes oder der Entscheidung, ausschließlich über W-LAN zu arbeiten, ist ebenfalls vom Einsatz abhängig. In den meisten Fällen sind Tarife mit einem Datenvolumen von einem Gigabyte ausreichend. Wichtiger ist die Frage der Verfügbarkeit des gewählten Netzanbieters. Hier helfen Netzabdeckungskarten und ein Test der Netzverfügbarkeit im jeweiligen Geschäftsgebiet weiter. Ein wichtiges Entscheidungskriterium ist die Verfügbarkeit der Technik auch ohne Mobilfunk. Ob im Keller, in bestimmten Gebäuden oder auf dem Land – überall gibt es „Funklöcher“. Es sollte deshalb Vorsorge getroffen werden, dass auch offline gearbeitet werden kann und z. B. das Ausfüllen von Formularen weiter möglich ist. Ansonsten muss der Mitarbeiter doch zum Notizblock greifen und die Daten später in das System eingeben.

Prozesse: Unternehmen sollten zunächst analysieren, welche Prozesse sich auch digital und mobil realisieren lassen und die Effizienz steigern. Es muss gewährleistet werden, dass keine Medienbrüche auftreten. Sind beispielsweise bei bestimmten Abläufen Unterschriften oder Genehmigungen nötig, müssen diese auch beim mobilen Einsatz möglich sein. Geht es um die Erfassung von Messwerten (z. B. Maße, Abstände), so kann man Schnittstellen zu digitalen Metermaßen und digitalen Messwerkzeugen nutzen. Der begrenzende Faktor hierfür ist meistens nicht die Hardware, sondern die eingesetzte Software. Die Schnittstellen zu den digitalen Datenlieferanten müssen deshalb gegebenenfalls vorher geprüft werden.

Datenübergabe: Um einen durchgehenden Prozess zu realisieren, muss definiert werden, wie die mobilen Geräte an die bestehende EDV angebunden werden. Es muss gewährleistet sein, dass die Daten in standardisierter und automatisierter Form mit der EDV ausgetauscht werden können. Viele betriebliche Datenbanksysteme bieten bereits Schnittstellen für den Datenaustausch und die Anbindung mobiler Geräte an.

IT-Sicherheit: Firmendaten sind keine öffentlichen Daten und müssen geschützt werden. Bei der Speicherung von personenbezogenen Daten sind die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten. Außerdem sollte bedacht werden, dass auch die mobilen Geräte gewartet und verwaltet werden müssen und dass auch für sie die üblichen Standards der IT-Sicherheit gelten. Häufig nutzen die Mitarbeiter die mobilen Endgeräte auch privat und laden dafür Apps herunter. Das kann jedoch Einfluss auf die Stabilität und damit auf die Verfügbarkeit der Geräte haben. Außerdem geht es auch um die Vertraulichkeit der geschäftlichen Daten. Deshalb empfehlen sich genaue Vereinbarungen darüber, inwieweit Dienst-Tablets und -Handys auch privat genutzt werden dürfen.

Wahl des Betriebssystems: Als Glaubensfrage wird häufig die Wahl zwischen den Betriebssystemen iOS von Apple und Android von Google behandelt. Bei Geräten, die ausschließlich privat genutzt werden, hat Android die Nase vorne, bei der betrieblichen Nutzung überwiegt dagegen iOS. Wichtig ist, dass nicht allein der Anschaffungspreis der Endgeräte betrachtet wird, sondern die Summe der Kosten in einem Lebenszyklus von etwa drei bis vier Jahren (z. B. Datentarife). Rein technologisch befinden sich nach Expertenmeinung beide Betriebssysteme auf gleicher Augenhöhe.

Benutzerfreundlichkeit / Schulungen: Ein wichtiger Aspekt ist schließlich die Benutzerfreundlichkeit der eingesetzten Hard- und Software, die möglichst selbsterklärend sein sollten. Denn ein Support oder eine Hilfe im mobilen Einsatz gestaltet sich erfahrungsgemäß recht schwierig, weil man unterwegs meist unter Zeitdruck ist und das Problem umständlich am Telefon geschildert werden muss. Für komplexere Aufgaben (z. B. Vermessungen) müssen gegebenenfalls Schulungen eingeplant werden. Es gilt, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass sie die mobilen Anwendungen in kurzer Zeit genauso sicher beherrschen werden wie den Umgang mit Notizblock und Klemmbrett. Denn die Akzeptanz der Mitarbeiter hat großen Einfluss darauf, dass die mobilen Geräte auch effizient eingesetzt werden.

Autor: 

Friedrich Kramer ist Inhaber der ready for innovation UG in Petersaurach, die auf mobile Unternehmenskommunikation sowie auf Automation und Digitalisierung von papiergebundenen Abläufen spezialisiert ist (www.readyforinnovation.de, info@readyforinnovation.de).

 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 06|2017, Seite 38

 
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