Korrekt gestempelt

Zum Geschäftsleben gehört, dass man sich trifft und miteinander spricht“, unterstreicht Rainulf Pichner, Referent für Zoll- und Außenwirtschaftsrecht bei der IHK Nürnberg für Mittelfranken. Skype, Videokonferenzen, E-Mails und WhatsApp-Nachrichten ermöglichen zwar den Dialog im virtuellen Raum, können aber Begegnungen in der realen Welt nicht ersetzen. Persönliche Kontakte erleichtern die Pflege professioneller Netzwerke; Messen oder Vertragsunterzeichnungen verlangen ohnehin die Präsenz vor Ort. Es gibt also reichlich Anlässe, die Geschäftspartner aus dem Ausland nach Deutschland zu führen. Allerdings sind dabei die Visabestimmungen zu beachten.

Wer die Staatsangehörigkeit eines Mitgliedslandes der Europäischen Union (EU) besitzt, kann ohne Visum die deutsche Grenze passieren. Bürger aller Nicht-EU-Staaten („Drittländer“) sind grundsätzlich visumpflichtig. Es gibt jedoch Ausnahmen: Für Besuchsaufenthalte bis zu 90 Tagen innerhalb von 180 Tagen hat die EU für die Angehörigen einiger Staaten die Visumpflicht aufgehoben. Das betrifft fast 60 Länder, darunter die Schweiz, die USA und Kanada, fast alle mittel- und südamerikanischen Staaten sowie Australien und Neuseeland. Die aktuelle Übersicht, welche Staaten der Visumpflicht unterliegen, ist auf der Internet-Seite des Auswärtigen Amtes zu finden (www.auswaertiges-amt.de).

Für die Erteilung eines Visums sind die Auslandsvertretungen (Botschaften und Generalkonsulate) der Bundesrepublik Deutschland verantwortlich. Zuständig ist jeweils die Auslandsvertretung, in deren Amtsbezirk der Antragsteller seinen „gewöhnlichen Aufenthalt“ beziehungsweise seinen Wohnsitz hat.

Auf ihren Webseiten führen die deutschen Botschaften ziemlich penibel auf, wie der Prozess der Visumerteilung vonstatten geht und welche Dokumente der Antragsteller mitzubringen hat. Die meisten Auslandsvertretungen bieten diese Informationen auch in der jeweiligen Landessprache an. Rainulf Pichner empfiehlt, diese Vorgaben unbedingt genau einzuhalten: „Es gibt weder Schleichwege noch Abkürzungen.“ Außerdem rät er, Wartefristen einzukalkulieren und das Visum so früh wie möglich zu beantragen.

 

Einladungsschreiben

Wenn Geschäftsreisende aus Drittländern ein Visum für Deutschland beantragen, müssen sie bei der Botschaft beziehungsweise dem Generalkonsulat ein Einladungsschreiben des in Deutschland ansässigen Geschäftspartners vorlegen. In einigen Fällen verlangt die Auslandsvertretung darüber hinaus, dass die zuständige deutsche Industrie- und Handelskammer dieses Einladungsschreiben bestätigt. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass das einladende Unternehmen nicht nur auf dem Briefkopf existiert. Die IHK prüft dabei die Richtigkeit der Daten, die der Betrieb angegeben hat, sowie die Plausibilität des angegebenen Reisezwecks.

Damit die IHK das Einladungsschreiben bescheinigen kann, sollten dort diese Punkte enthalten sein:

• Betreff: Visa-Erteilung
• Name des Unternehmens im Partnerland
• Erklärung, dass es sich bei diesem Unternehmen um einen Geschäftspartner          handelt
• möglichst genaue und plausible Begründung des Reisezwecks
• Name des Mitarbeiters, für den das Dienstreisevisum ausgestellt werden soll,        sowie sein Geburtsdatum und die Passnummer
• Dauer des Besuchs mit dem Datum der Ein- und Ausreise
• gegebenenfalls Hinweis auf §§ 66-68 Aufenthaltsgesetz, wonach entstehende         Kosten, Versicherung etc. vom einladenden deutschen Unternehmen getragen         werden
• Unterschrift des Geschäftsführers oder Inhabers        

Bestehen Zweifel, ob der eingeladene Geschäftspartner in der Lage ist, seinen Aufenthalt in Deutschland selbst zu finanzieren, kann für die Ausstellung eines Visums eine sogenannte „Verpflichtungserklärung“ (gemäß §§ 66-68 Aufenthaltsgesetz) erforderlich sein. Darin garantiert der Einladende, für alle Kosten aufzukommen, die im Rahmen des Deutschland-Aufenthaltes seines Gastes anfallen können, einschließlich eventueller Krankenbehandlung und Rückführung in das Heimatland. Für die Verpflichtungserklärung gibt es einen bundeseinheitlichen Vordruck. Er wird bei der Ausländerbehörde abgegeben, die für den Sitz des Unternehmens zuständig ist.

Reisezweck genau begründen

Pichner rät deutschen Unternehmen, das Einladungsschreiben sehr ernst zu nehmen und entsprechend sorgfältig zu formulieren, denn Allgemeinplätze oder Textbausteine kommen beim Visumantrag nicht gut an: „Der Zweck der Reise muss genau begründet werden.“ Nach der Erfahrung der IHK gilt, dass die Ansprüche an Plausibilität und Detaillierungsgrad des Einladungstextes umso höher sind, je länger der geplante Aufenthalt dauern soll. Besonders heikel können Visumanträge für betriebliche Praktika sein, weil hier die Abgrenzung zu einem „Aufenthalt zum Zweck der Erwerbstätigkeit“ deutlich werden muss. Deshalb ist es ratsam, im Einladungsschreiben für den Praktikanten in spe neben der Dauer des Praktikums auch die Lernziele sowie einen genauen Ablaufplan anzugeben.

Die IHK warnt deutsche Unternehmen eindringlich, Einladungen für ausländische Geschäftsfreunde auszusprechen, die mit einem Business-Visum einen touristischen Aufenthalt in Deutschland planen. Solche Gefälligkeitsschreiben seien ein absolutes „No-Go“, denn sie stellten eine Ordnungswidrigkeit oder sogar eine Straftat dar.

Manchmal wollen Unternehmen mit Stammsitz in Deutschland ihren Geschäftspartnern nicht nur die Zentrale, sondern auch Betriebsstätten in anderen europäischen Ländern zeigen. Visatechnisch steht solchen Absichten nichts im Weg, wenn das Reiseziel im Schengen-Raum liegt (siehe Info-Kasten). Der Geschäftsreisende aus einem Drittland kann innerhalb des Schengen-Raums reisen, wenn er Inhaber eines Schengen-Visums ist (Text im Visaetikett „gültig für Schengener Staaten“). Wichtig ist allerdings, dass das Schengen-Visum bei der Auslandsvertretung des Landes beantragt wird, in dem das Hauptreiseziel liegt. Die Ein- und Ausreise in den Schengen-Raum kann an jedem beliebigen Grenzübergang erfolgen.

Auf seiner Homepage schreibt das Auswärtige Amt, dass die Bearbeitung eines Visum-Antrags für einen kurzfristigen Aufenthalt „im Regelfall“ zwischen zwei und zehn Arbeitstagen liegt. In der Praxis kann es aber wesentlich länger dauern, zumal in der Hauptreisezeit. Sogenannte „Visa-Agenturen“ oder Reisebüros versprechen beispielsweise in Russland oder in China eine Beschleunigung des Verfahrens – gegen üppige Gebühren. Auf dem offiziellen „Dienstweg“ kostet beispielsweise ein Express-Visum für Deutschland inklusive Servicegebühr 90,35 Euro. Inoffizielle Dienstleister verlangen ein Vielfaches. So warnt die deutsche Botschaft in Russland auf ihrer Website: „Bei Angeboten von sogenannten Visaagenturen oder Reisebüros, für mehrere Hundert Euro die Abgabe Ihres Visumantrags zu erledigen, sollten Sie ernsthaft Zweifel an der Seriösität dieser Anbieter hegen.“