Besser planen

Die Planung von gewerblichen Immobilienprojekten gleicht oft einem Hindernislauf, der unliebsame Überraschungen, Konflikte und Verzögerungen bereithält. Die Komplexität der Materie ist ein wichtiger Grund für diese Hürden: Zum einen wirken zahlreiche Partner wie Investoren, Bauherren, Planungsbüros, Baubehörden usw. zusammen, deren Interessen und Mentalitäten sich unterscheiden. Zum anderen sind baurechtliche Planungsprozesse sehr stark reguliert. Der IHK-Arbeitskreis Immobilienwirtschaft, der Mitte 2017 gegründet wurde, hat sich deshalb bei einem Workshop mit der Frage beschäftigt, wie sich die Verfahren optimieren lassen.

Dem Arbeitskreis gehören Experten aus Bauindustrie, Immobilienwirtschaft und Verwaltung an (WiM berichtete). Bei der Veranstaltung bestätigten die Teilnehmer, dass die baurechtlichen Planungsprozesse dringend optimiert werden sollten. Kritisiert wurden laut Wolfgang Högner, dem Sprecher des Arbeitskreises, vor allem mangelnde Transparenz, unzureichende Kommunikation, die häufig lange Dauer des Verfahrens und die Blockade von Projekten durch Einzelinteressen.

Zwar ist jeder Planungsprozess ein „Unikat“, aber in aller Regel sind folgende Faktoren – so ein Ergebnis des Workshops – maßgeblich für das Gelingen der Verfahren:

• Die betrieblichen Anforderungen müssen zunächst eindeutig geklärt und formuliert werden.
• Während des gesamten Verfahrens ist die Kommunikation ein wichtiger Schlüssel: Tragfähige Lösungen entstehen nur im Dialog all derer, die am Planungsprozess beteiligt sind.
• Die Planung sollte als schrittweiser Prozess aufgefasst werden. Das bedeutet: Eine Annäherung an eine Lösung erfolgt durch ein Abwägen von Interessen im Planungsverlauf. Dabei sollten die Planungsschritte so definiert werden, dass sich in jeder Etappe eine Schnittmenge der Interessen aller Verfahrensbeteiligten herausarbeiten lässt.
• Eine reibungslose und zielführende Kommunikation zwischen Projektbeteiligten ist nur dann möglich, wenn die Vertreter aller beteiligten Parteien mit der erforderlichen Entscheidungskompetenz und -befugnis ausgestattet sind. Andernfalls sind ständige Rückfragen bei den Vorgesetzten nötig und es ergeben sich zeitraubende Abstimmungsrunden.
• Die Projektverantwortlichen der jeweiligen Beteiligten müssen einschätzen können, welche Themen in welcher Phase des Planungsprozesses vorrangig zu klären sind, und dementsprechend flexibel agieren.
• Lösungsorientiertes Denken und Handeln sollte bei allen Beteiligten eine zentrale Rolle spielen. Dazu gehören Kreativität, Flexibilität und die Bereitschaft, die Vorschriften der entsprechenden Regelwerke zielorientiert zu interpretieren und anzuwenden.
• Konflikte mit Grundstückseigentümern, Anliegern und Interessensgruppen lassen sich nur in einem transparenten Verfahren lösen.

„Diese Erkenntnisse mögen teilweise selbstverständlich klingen. Doch in der täglichen Praxis zeigt sich allzu oft, dass sich Verfahren u. a. wegen mangelnder Kommunikation oder unklarer Entscheidungskompetenzen unnötig in die Länge ziehen“, so Martina Stengel, Expertin bei der IHK für die Themen Raumplanung und Standortberatung. Die Ergebnisse des Workshops sollen in die Neuauflage des IHK-Planungsratgebers eingehen, der im Herbst 2018 erscheinen soll. Er gibt Unternehmern, Bauämtern und anderen Organisationen Hilfestellung, um Planungsprozesse möglichst reibungslos zu gestalten und um die einzelnen Schritte sowie das gesamte Verfahren transparenter zu machen.

Bei seinem nächsten Treffen am Dienstag, 23. Oktober beschäftigt sich der IHK-Arbeitskreis Immobilienwirtschaft mit dem Thema „Ortsentwicklung der Zukunft“.