Den Überblick über Regelungen, Fristen und Laufzeiten behalten: Software hilft beim Vertragsmanagement im Betrieb.
Verträge müssen selbstverständlich gut durchdacht und verhandelt sein. Aber das reicht nicht aus, damit sie ihren Zweck erfüllen: Sie müssen auch gut verwaltet und archiviert werden. Je größer das Unternehmen, desto schwieriger wird der Überblick über die Vertragswerke und desto notwendiger wird ein durchgehendes Vertragsmanagement. Das bedeutet, es müssen optimale Strukturen geschaffen werden, die den gesamten „Lebenszyklus“ der Verträge umfassen – von der Planung, Gestaltung und Verhandlung bis zur Verwaltung und Archivierung. Zahlreiche Software-Programme helfen dabei, Ordnung zu schaffen und die komplexe Thematik zu beherrschen.
Da die Verträge die rechtlichen Beziehungen eines Unternehmens begründen, sind sie für den geschäftlichen Erfolg von entscheidender Bedeutung. Sie sind aber mehr als nur eine schlichte juristische Notwendigkeit, sondern auch ein wertvolles Werkzeug, um Geschäftsbeziehungen zu optimieren. Denn Verträge wirken praktisch wie individuell ausgehandelte Gesetze, die die Beteiligten selbst beschlossen haben. Und nicht weniger bedeutsam: Das Vertragswesen sollte integraler Bestandteil der betrieblichen Risikosteuerung sein. Denn Verträge definieren Risiken, weisen sie einzelnen Verantwortlichen zu und sind bedeutsam für die Prozesse, die bei Problemen und Unternehmenskrisen greifen.
Ein Beispiel: Ein klassisches Risiko bei jedem Vertrag ist, dass es über einen oder mehrere Punkte zum Streit zwischen den Vertragsparteien kommt. Dann stellt sich die Frage, ob eine gerichtliche Auseinandersetzung der geeignete Weg ist und ob sie den Interessen der Parteien gerecht wird. Weil der Streit durch eine Gerichtsverhandlung bekannt wird, das Verfahren sich möglicherweise lange hinzieht und die Geschäftsbeziehung irreparabel beschädigt werden könnte, enthalten viele Verträge heute eine Klausel zur außergerichtlichen Konfliktlösung mithilfe eines Schiedsgerichts oder einer Mediation. Gerade die Mediation hat den Vorteil, dass sie absolut vertraulich ist, schneller abgeschlossen werden kann und bei hohen Streitwerten kostengünstiger ist. Da ein möglicher Ausweg von den Streitenden selbst erarbeitet wird, erzielt sie meist ein besonders nachhaltiges Ergebnis; die Geschäftsbeziehung kann fortgeführt werden.
Verträge sind ein entscheidender Faktor für den betrieblichen Erfolg, weil letztlich alle Umsätze und Kostenpositionen aus Verträgen resultieren. So beruhen z. B. die Personalkosten auf den abgeschlossenen Arbeitsverträgen, Gewährleistungskosten aus abgeschlossenen oder eben versäumten Gewährleistungsvereinbarungen, Materialkosten aus den abgeschlossenen Lieferantenverträgen usw.
Beitrag zur Fehlervermeidung
Hier setzt das Vertragsmanagement an: Es soll betriebliche Aufgaben und Abläufe, auf die sich die einzelnen Verträge beziehen, strukturieren, um damit das Risiko von Fehlern zu minimieren und geschäftliche Chancen zu nutzen. Das Vertragsmanagement soll sicherstellen, dass die unternehmerischen Interessen in jeder potenziellen Vertragssituation gewahrt bleiben.
Aus juristischer Sicht ist das Vertragsmanagement aus zwei Gründen besonders wichtig: Einerseits führen effiziente Abläufe bei Vertragsgestaltung und Vertragsverhandlung dazu, dass die spätere Rechtsposition des Unternehmens gesichert oder zumindest gestärkt ist. Anderseits sorgt die lückenlose Ablage aller Vertragsbestandteile im Streitfall dafür, dass die Juristen alle notwendigen Unterlagen haben, um die geltend gemachten Forderungen zu prüfen und um argumentativ sattelfest zu sein.
Die Rechtmäßigkeit von Forderungen ergibt sich in den meisten Fällen aus Vertragstexten und den dazugehörigen Anhängen. Ohne diese Unterlagen sind zuverlässige Analysen der Rechtslage kaum machbar und Verhandlungen mit Vertragspartnern gestalten sich schwierig. Gerichtsprozesse lassen sich so kaum gewinnen. Gerade bei sogenannten Dauerschuldverhältnissen, also jahrelang gültigen Verträgen, ist es wesentlich, alle Unterlagen gebündelt abzulegen und jede Änderung, Verlängerung oder Anpassung zu dokumentieren.
Verschiedene Software-Programme für das Vertragsmanagement helfen dabei, alle Verträge elektronisch abzulegen und den jeweiligen betrieblichen Aufgaben zuzuordnen. Diese können nur dann effizient erfüllt werden, wenn die Verträge für die zuständigen Mitarbeiter leicht zugänglich sind und die entsprechenden Vertragsinhalte problemlos ausgewertet werden können.
Das ist auch mit Hinblick auf die Vertragsplanung wichtig: Die transparente Erfassung aller Verträge ermöglicht einen schnellen Überblick darüber, wie sich beispielsweise die aktuelle Vertragssituation mit einem Kunden darstellt und ob es rechtliche Lücken gibt, die noch nicht bedacht wurden. Wenn es um die Anpassung oder Neugestaltung von Verträgen geht, können über die Datenbank vorhandene Verträge abgerufen werden, die sich gegebenenfalls als Muster eignen. Eine gute Software sollte einen Vergleich ermöglichen zwischen bestehenden Verträgen und gewünschten Inhalten von Verträgen, die gerade ausgearbeitet werden.
Archiviert werden sollten nicht nur die bloßen Verträge, sondern auch Protokolle und Notizen aus Vertragsverhandlungen. Sie können bei der Anpassung bestehender bzw. bei der Ausarbeitung neuer Verträge wertvolle Hinweise geben, warum beispielsweise eine bestimmte Regelung zu einem früheren Zeitpunkt als nicht akzeptabel angesehen wurde. Während der Vertragslaufzeit ist es sehr wertvoll, dass sich vertragsrelevante Informationen transparent darstellen und schnell auffinden lassen. Das hilft dabei, den Überblick über die Vielzahl von Regelungen und Laufzeiten eines Vertrages zu behalten. Die Wiedervorlagefunktion sorgt dafür, dass Kündigungs- und Verlängerungsfristen nicht verpasst werden.
Auf dem Markt gibt es zahlreiche gute Software-Produkte für das Vertragsmanagement. Die meisten Programme lassen sich mithilfe von IT-Spezialisten sehr individuell gestalten und auf die betrieblichen Bedürfnisse zuschneiden. Bei der Beantwortung der Frage, was das System können muss, und bei der Auswahl der Software sollten sowohl die Unternehmensjuristen als auch diejenigen Personen mitreden, die später mit den Systemen arbeiten müssen.
Ein gut durchdachtes Konzept und die Auswahl des am besten geeigneten Systems sind sicher wichtige Erfolgskriterien für ein digitales Vertragsmanagement. Das A und O ist aber, dass das System von Anfang an gewissenhaft gepflegt wird. Es kann seinen Zweck nur erfüllen, wenn alle Daten korrekt erfasst werden und sämtliche Unterlagen eines Vertrags einsehbar sind – von den ersten Entwürfen und Verhandlungsprotokollen über den unterschriebenen Vertrag inklusive aller Anhänge bis hin zu sämtlichen Änderungen.
