Die Rechtsprechung zum Thema Urlaub wandelt sich stetig. Was müssen Personalabteilungen beachten?
Beim Thema Urlaub können sich die Personalabteilungen nicht entspannt zurücklehnen, denn die Rechtsprechung wandelt sich ständig. Insbesondere der Europäische Gerichtshof (EuGH) und das Bundesarbeitsgericht (BAG) sorgen immer wieder für Überraschungen, darunter regelrechte Kehrtwendungen gegenüber früheren Entscheidungen. Hinzu kommt, dass manche Aspekte zu bestimmten Fallkonstellationen bisher überhaupt noch nicht von den Gerichten beantwortet wurden.
In der Praxis stellen sich beispielsweise diese Fragen, die teilweise noch nicht bis in alle Details gerichtlich geklärt wurden: Muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter über den noch bestehenden Resturlaub und dessen drohenden Verfall informieren? Wenn ja, wann, wie und mit welchem Inhalt? Wann verfällt Urlaub überhaupt? Ist zwischen vertraglichem Mehrurlaub und gesetzlichem Mindesturlaub zu unterscheiden? Wie berechnen sich der Urlaubsanspruch und das Urlaubsentgelt, wenn sich die Wochenarbeitszeit und vielleicht zusätzlich noch die Anzahl der Wochenarbeitstage ändern? Kann der Urlaubsanspruch in bestimmten Fällen gekürzt werden?
Bundesurlaubsgesetz
Die grundlegenden Regelungen rund um den Urlaub sind dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) zu entnehmen: Demnach hat jeder volljährige Arbeitnehmer in Deutschland einen Anspruch auf einen gesetzlichen Mindesturlaub von vier Wochen pro Kalenderjahr, wenn das Arbeitsverhältnis mehr als sechs Monate besteht (Wartezeit). Vor Ablauf der Wartezeit besteht ein Anspruch auf Teilurlaub. Für einen Arbeitnehmer, der seine Arbeitsleistung an fünf Tagen in der Woche erbringt, bedeutet dies, dass er nach der Wartezeit Anspruch auf 20 freie und bezahlte Tage im Kalenderjahr hat. Für Teilzeitkräfte berechnet sich der Urlaubsanspruch entsprechend anteilig – je nach Anzahl der Wochenarbeitstage. Oft wird über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus ein Zusatzurlaub von bis zu zehn Tagen gewährt, wofür gesonderte Regelungen im Arbeitsvertrag vereinbart werden sollten (z. B. bezüglich Übertragung von Urlaub oder Berechnung von Resturlaub beim Wechsel des Arbeitsgebers). Sonst gelten auch für diese zusätzlichen Urlaubstage die Regelungen des BUrlG, die für den Arbeitgeber weniger Spielraum zulassen.
Der Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr vom Arbeitgeber gewährt werden. Wenn der Arbeitnehmer aber keinen Urlaub beantragt hat, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, ihn zum Nehmen des Urlaubs zu zwingen. Grundsätzlich verfällt der Urlaubsanspruch mit Ablauf des 31. Dezember des jeweiligen Kalenderjahres. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr setzt voraus, dass dringende betriebliche (z. B. Auftragsspitzen) oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe (z. B. Arbeitsunfähigkeit) vorliegen. Wird der Urlaub übertragen, muss er bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden. Bei Langzeitkranken verfällt er jedoch spätestens 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist. Der Arbeitgeber kann zugunsten des Arbeitnehmers natürlich immer von diesen Bestimmungen des BUrlG abweichen.
Wann verfällt der Urlaub?
Im betrieblichen Alltag kommt es häufig zum Streit über die Frage, wann nicht genommener Urlaub verfällt. In diesem Zusammenhang hat das BAG mit seinem Urteil vom 19. Februar 2019 (Aktenzeichen 9 AZR 541/15) die Bedeutung der Information durch den Arbeitgeber unterstrichen: Demnach erlischt der Anspruch des Arbeitnehmers auf bezahlten Jahresurlaub am Ende des Kalenderjahres in der Regel nur dann, wenn ihn der Arbeitgeber zuvor über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallfristen belehrt hat. Die Entscheidungsgründe zu diesem Urteil sind noch nicht veröffentlicht, es liegt bisher nur die Pressemitteilung des Gerichts vor. Aber so viel ist klar: Wenn der Arbeitgeber ausreichend informiert hat und der Arbeitnehmer den Urlaub aus freien Stücken trotzdem nicht in Anspruch nimmt, verfällt er. Auf jeden Fall müssen die Arbeitgeber nach Auffassung der obersten Arbeitsrichter „konkret und in völliger Transparenz“ dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Falls der Arbeitnehmer seinen Urlaub nicht beantragt, muss der Arbeitgeber ihn rechtzeitig förmlich dazu auffordern. Es bleibt abzuwarten, ob die Urteilsbegründung mehr Aufschluss darüber geben wird, was das in der Praxis genau bedeutet: Wie muss diese Information konkret aussehen? Reicht eine Information am Jahresanfang aus?
Veränderung der Arbeitszeit
Eine Kehrtwende hatte das BAG vor vier Jahren bei der Frage vollführt, wie der Urlaub zu berechnen ist, wenn sich während des Jahres die wöchentlichen Arbeitstage verringern (Urteil vom 20. Februar 2015, Aktenzeichen 9 AZR 53/14). Die Richter verlangen nun, dass die beiden Zeitabschnitte (Monate mit bisheriger bzw. mit neuer Wochenarbeitszeit) gesondert zu betrachten sind: Noch nicht genommener Urlaub aus dem Zeitraum vor der Verringerung muss vollständig gewährt werden. Für die Monate mit der verkürzten Arbeitszeit wird in Relation zu den verringerten Arbeitstagen auch der Urlaubsanspruch verringert. Im Gegensatz dazu wurde vor diesem Richterspruch der Urlaub des gesamten Kalenderjahres in Relation zu den verringerten Wochenarbeitstagen gesetzt. Die neue Rechtsprechung kann nun je nach Konstellation dazu führen, dass der Mitarbeiter auf einige Urlaubstage mehr Anspruch hat. Unterschiedlich entschieden die obersten Arbeitsrichter allerdings zwei Jahre später für den umgekehrten Fall, also der Erhöhung der wöchentlichen Arbeitstage während des Jahres (BAG-Urteil vom 14. März 2017, Aktenzeichen 9 AZR 7/16). In dieser Fallkonstellation nehmen die Richter wieder Abstand davon, dass die beiden Zeiträume der unterschiedlichen Arbeitszeiten gesondert betrachtet werden sollen. Vielmehr soll für die Berechnung der Urlaubstage nun der Zeitpunkt maßgeblich sein, an dem der Arbeitnehmer den Urlaub antritt. Der Hintergrund dieser Berechnungsart: Die Richter wollen vermeiden, dass dem Arbeitnehmer Urlaubstage verloren gehen, wenn er die Arbeitszeit erhöht.
Berechnung des Urlaubsentgelts
Ein weiteres strittiges Thema ist, wie das Urlaubsentgelt zu berechnen ist, wenn sich die Arbeitszeit während des Jahres ändert. Im BAG-Urteil vom 20. März 2018 (Aktenzeichen 9 AZR 486/17) ging es um die Frage, wie es sich mit noch nicht genommenem Alturlaub verhält, wenn die Arbeitszeit verringert wird. In diesem Fall bemisst sich das Entgelt laut Richterspruch nach der Arbeitszeit vor der Verringerung. Der „Alturlaub“ wird also nicht – wie es das BUrlG vermuten ließe – nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst berechnet, den der Arbeitnehmer in den letzten 13 Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat.
Für Verwirrung sorgte ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen vom 11. April 2018 (Aktenzeichen 2 Sa 1072/17), das zu einer gegenteiligen Schlussfolgerung für den umgekehrten Fall kam. In dem zugrunde liegenden Fall war die wöchentliche Arbeitszeit nicht verringert, sondern erhöht worden. Nach Meinung der Richter ist für die Berechnung des Urlaubsentgelts für „Alturlaub“, der erst nach der Erhöhung der Arbeitszeit genommen wird, die erhöhte Arbeitszeit maßgeblich.
Urlaub bei Scheinselbstständigkeit
Vielfach unbemerkt blieb das Urteil des EuGH vom 29. November 2017 (Aktenzeichen C-214/16) zum Urlaub bei Scheinselbstständigkeit: Die Deutsche Rentenversicherung überprüft die Beschäftigung von freien Mitarbeitern („Freelancer“) häufig daraufhin, ob es sich um eine Scheinselbstständigkeit handelt. Dies kann im Zuge einer Betriebsprüfung oder eines Statusfeststellungsverfahrens geschehen, das meistens vom Mitarbeiter beantragt wird. Wird dabei festgestellt, dass es sich eigentlich um ein sozialversicherungspflichtiges abhängiges Beschäftigungsverhältnis handelt, besteht in der Regel nach arbeitsrechtlichen Maßstäben auch ein Arbeitsverhältnis und es stellt sich damit die Frage nach dem Urlaub.
Im zugrunde liegenden Fall hatte ein Freelancer, bei dem eine solche Scheinselbstständigkeit vorlag, einen Ausgleich für nicht gewährten und nicht bezahlten Urlaub verlangt. Der EuGH gab ihm Recht und gestand ihm darüber hinaus zu, dass der Urlaubsanspruch für vorherige Jahre der Beschäftigung vollständig erhalten bleibe – anders als bei Langzeitkranken, bei denen der Anspruch 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres verfällt, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist. Hintergrund dieses sehr weit zurückreichenden Anspruchs: Freie Mitarbeiter planen ihren Urlaub unabhängig vom Auftraggeber und erhalten naturgemäß auch kein Urlaubsentgelt. Dies erweist sich aber als Fallstrick, sollte sich später eine Scheinselbstständigkeit herausstellen. Denn der Umstand, dass kein Urlaubsentgelt gezahlt wurde, wendet sich nun gegen das Unternehmen und wird ihm als Pflichtverletzung ausgelegt. Auf diese Weise sei der Mitarbeiter nämlich daran gehindert gewesen, bezahlten Urlaub im Sinne des Arbeitsrechts zu nehmen. Die Arbeitgeber sollten sich also bewusst sein, dass der Urlaubsaspekt ein weiteres finanzielles Risiko bei der Beschäftigung von freien Mitarbeitern darstellt. Deren Beschäftigung sollte also vorab besonders genau auf eine mögliche Scheinselbstständigkeit hin geprüft werden.
Kürzung des Urlaubsanspruchs
Eine Kürzung des Urlaubsanspruchs ist in bestimmten Fällen gesetzlich vorgesehen. Bekanntestes Beispiel dürfte die Kürzung während der Elternzeit sein (gemäß § 17 Abs. 1 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz BEEG). Demnach kann der Jahresurlaub um ein Zwölftel für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit reduziert werden. Diese Kürzung muss allerdings vom Arbeitgeber erklärt werden. Dafür muss aber der Anspruch auf Erholungsurlaub noch bestehen, das Arbeitsverhältnis darf also noch nicht beendet sein, so die Bundesarbeitsrichter mit Urteil vom 19. Mai 2015 (Aktenzeichen 9 AZR 725/13). Denn dann existiert kein Urlaubsanspruch mehr, der noch gekürzt werden könnte, sondern nur noch ein Abgeltungsanspruch. Bislang nicht höchstrichterlich geklärt ist, ab wann die Kürzung erfolgen kann. Denn in der Praxis erklärt der Arbeitgeber die Urlaubskürzung oft bereits dann, wenn er die Elternzeit bestätigt. Aber hier ist Vorsicht geboten: Gerade bei mehrjähriger Elternzeit führt dies nämlich dazu, dass Urlaubsansprüche für Kalenderjahre gekürzt werden, die noch gar nicht entstanden sind.
