Öffentliche Aufträge des Bundes: Ab dem 27. November 2020 müssen Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch einreichen.
Zeit, Porto und Papier sparen – das verspricht die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung). Trotz dieser Vorteile wird die papierlose Rechnung von vielen Betrieben noch nicht genutzt. Unternehmen, die öffentliche Aufträge des Bundes annehmen, müssen nun aber ab dem 27. November 2020 die Rechnungen elektronisch einreichen.
Für Verwirrung sorgt bei den Unternehmen, dass Bund und Länder bei der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ein unterschiedliches Tempo gehen. Deshalb gelten von Land zu Land unterschiedliche Fristen, ab wann Rechnungen auf elektronischem Wege eingereicht werden müssen. Dennoch sollten sich die Unternehmen auch aus eigenem Interesse zügig auf die E-Rechnung vorbereiten, denn deren Vorteile liegen auf der Hand: Sie spart nicht nur Papier und Porto, sondern vermeidet auch Medienbrüche und fehleranfällige Mehrfacheingaben von Daten. Dadurch verkürzen sich auch die Bearbeitungszeiten. Die Einführung der E-Rechnung zahlt sich also nicht nur für die Behörden aus, sondern auch für die Unternehmen.
Die E-Rechnung hat eine längere Vorgeschichte: Die wesentlichen Vorgaben über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen sind bereits in der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 enthalten. Diese Richtlinie wurde mit dem E-Government-Gesetz in deutsches Recht umgesetzt. Konkret beschrieben wird das Vorgehen bei elektronischen Rechnungen in der E-Rechnungsverordnung (ERechV) von 2018, die für die Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern maßgeblich ist.
Rechnungsformate
Aktuell gibt es lediglich zwei Rechnungsformate, die den Vorgaben der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (EN 16931) entsprechen: Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes, der Länder und der Kommunen ist die „XRechnung“ als nationaler Standard vorgesehen, die aus einem reinen XML-Datensatz besteht. Ein weiteres Format ist das sogenannte „ZUGFeRD“ („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“), das vorrangig für Geschäfte zwischen Unternehmen zum Einsatz kommt. Dabei handelt es sich – anders als bei der XRechnung – um ein sogenanntes hybrides Rechnungsformat, das aus einer PDF/A-3-Datei besteht, in die eine XML-Datei integriert wird. Ein reiner PDF-Datensatz würde die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nicht erfüllen.
Die öffentlichen Auftraggeber sind verpflichtet, alle Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten, die der europäischen Norm entsprechen. In Deutschland wurde zudem für Unternehmen die Pflicht eingeführt, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf elektronische Weise einzureichen – ab Herbst zunächst nur auf Bundesebene, dann schrittweise in den Bundesländern und Kommunen.
Wie werden die Rechnungen eingereicht?
E-Rechnungen an Bundesbehörden werden über zwei Bundesplattformen eingereicht: Rechnungen an Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung werden über die „Zentrale Rechnungseingangsplattform“ (ZRE) übermittelt. Rechnungen, die für Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung bestimmt sind (z. B. Bundesagentur für Arbeit), müssen in die Rechnungseingangsplattform OZG-RE eingespeist werden, die den Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) entspricht. Nach der Registrierung können die Rechnungsdaten entweder manuell eingegeben oder hochgeladen werden. Per Web-Anwendung werden die Daten dann in eine XRechnung umgewandelt, die automatisch an den Rechnungseingang der entsprechenden Behörde weitergeleitet wird. Oder das Unternehmen sendet die bereits vorher generierte XRechnung per E-Mail direkt an den Rechnungseingang.
Bei öffentlichen Aufträgen der Bundesländer und der Kommunen kommt die Pflicht zur Einreichung elektronischer Rechnungen erst später. Die Stichtage, ab denen die Verpflichtung gilt, unterscheiden sich zwischen den Bundesländern. Das dürfte Mehrarbeit für Unternehmen bedeuten, die gleichzeitig Aufträge für den Bund sowie auf Länderebene und kommunaler Ebene erfüllen: Für sie gelten noch einige Zeit unterschiedliche Standards bezüglich der Einreichungspflichten.
Regelungen in Bayern
Im Freistaat Bayern und in den bayerischen Kommunen besteht zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Pflicht für die Unternehmen, eine Rechnung in elektronischer Form einzureichen. Demgegenüber sind die öffentlichen Auftraggeber jedoch verpflichtet, die Möglichkeit des Empfangs und der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen sicherzustellen. Rechnungen mit einem Auftragswert von bis zu 1 000 Euro sind von dieser Verpflichtung ausgenommen. Für Rechnungen im sogenannten Unterschwellenbereich ab 1 000 Euro gilt eine Übergangsfrist, zunächst bis Frühjahr 2022, während der Rechnungen noch in Papierform eingereicht werden können und der Freistaat nicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen verpflichtet ist. Im Oberschwellenbereich müssen die Behörden hingegen bereits jetzt die E-Rechnung akzeptieren. Die Höhe des Oberschwellenbereichs bemisst sich nach der Art des Auftrags und nach der Behörde, die den Auftrag erteilt hat, und ergibt sich aus der EU-Richtlinie von 2014.
Auch wenn es in Bayern für Unternehmen noch keine umfassende Pflicht zur E-Rechnung gibt: Wenn sie elektronische Rechnungen bei Land oder Kommunen einreichen, sind diese im Rahmen der genannten Kriterien verpflichtet, sie anzunehmen und zu verarbeiten. Dies gilt unter folgenden Voraussetzungen: Für den Auftraggeber ist eine Vergabekammer des Freistaats Bayern zuständig, der Auftraggeber ist im Rahmen einer Organleihe für den Bund tätig oder es gibt dafür eine Rechtsverordnung der Staatsregierung. In Bayern gibt es zurzeit noch keine Rechnungseingangsplattform wie die oben beschriebenen auf Bundesebene. Dennoch können E-Rechnungen derzeit per E-Mail eingereicht werden.
Der Freistaat Bayern hat das eigene E-Government-Gesetz an die E-Rechnungsstandards angepasst und mit einer E-Rechnungsverordnung und einem entsprechenden Gesetz erweitert. Demnach müssen folgende Rechnungsinhalte angegeben werden: Identifikationskennzeichen, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung des Empfängers und E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
Auch wenn für Auftragnehmer der Bundesländer noch Zeit für die Umstellung bleibt, sollte diese frühzeitig erfolgen. Dann sind die Unternehmen zum einen für künftige Verpflichtungen gewappnet, zum anderen profitieren sie selbst gleich vom effizienten Verfahren der E-Rechnung. Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung haben, sollten sich an ihre Steuerberater wenden. Sie haben sich bereits auf die elektronische Verarbeitung von Rechnungen eingestellt und können bei der Umstellung auf E-Rechnungen unterstützen.
